आयातित ब्रेक-पैड में गलत सामान आने को कैसे कम करें: नमूनों की पुष्टि, गोल्डन सैंपल का संरक्षण एवं शिपमेंट समय परीक्षण

ब्रेक-पैड के बड़े पैमाने पर आयात में गलत सामान आने का मतलब केवल बिल्कुल अलग आकार के पैड मिलना ही नहीं होता। एक ही आकार के बावजूद फॉर्मूला, शोर-रोधी भाग, सेंसर, किनारे के कोड, ब्रांड लेबल या पैकेजिंग संस्करण में त्रुटि होने से भी पूरी खेप को योजना के अनुसार बेचना संभव नहीं हो पाता। जोखिम को कम करने का मुख्य तरीका यह है कि ऑर्डर, नमूने, उत्पादन एवं शिपमेंट में एक ही नियंत्रित पहचान प्रणाली का उपयोग किया जाए।

1. क्रॉस-नंबरिंग को एकमात्र पहचान के रूप में न इस्तेमाल करें

OE, FMSI, आपूर्तिकर्ता के मटेरियल नंबर एवं ग्राहक के SKU के बीच कई-से-कई संबंध हो सकते हैं। ऑर्डर के लिए एक स्थिर आंतरिक SKU को मुख्य कुंजी के रूप में इस्तेमाल करना चाहिए, एवं इसे पैड के आकार/ड्रॉइंग संस्करण, सामग्री योजना, संलग्नक, लक्षित बाजार एवं पैकेजिंग संस्करण से जोड़ना चाहिए। जब आपूर्तिकर्ता नंबर बदलता है या ग्राहक संस्करण बदलता है, तो पुराने मैपिंग को मिटाने के बजाय प्रभावी तिथि एवं परिवर्तन रिकॉर्ड को संरक्षित रखना चाहिए।

2. नमूनों की पुष्टि में पुष्टि की सीमा जरूर लिखें

बाहरी दिखावट वाले नमूने, आकार वाले नमूने एवं बड़े पैमाने पर उत्पादन हेतु नमूने एक ही अवधारणा नहीं हैं। पुष्टि रिकॉर्ड में नमूने का नंबर, ग्राहक का SKU, आपूर्तिकर्ता का मटेरियल नंबर, स्पेसिफिकेशन संस्करण, सामग्री योजना की पहचान, संलग्नक, लेबल, पैकेजिंग एवं अभी तक पुष्टि न हुए आइटम लिखे जाने चाहिए। पहले कानमूनों की पुष्टि सूचीदस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने हेतु उपयोग में आ सकती है। नमूना प्राप्त होने पर हस्ताक्षर करना यह नहीं दर्शाता कि सभी प्रदर्शन एवं बाजार संबंधी आवश्यकताओं को पहले ही मंजूरी दे दी गई है।

3. गोल्डन सैंपल को नियंत्रित दस्तावेज़ों के साथ ही इस्तेमाल करें

दोनों पक्ष एक अनूठा नंबर एवं तिथि वाला संदर्भ नमूना संरक्षित रख सकते हैं, जिसका उपयोग दिखावट, संरचना एवं पहले से तय की गई विशेषताओं की तुलना हेतु किया जा सकता है। लेकिन वास्तविक नमूने समय के साथ पुराने हो जाते हैं, क्षतिग्रस्त हो जाते हैं या फॉर्मूला, परीक्षण एवं नियमन संबंधी आवश्यकताओं को दर्शाने में असमर्थ हो जाते हैं, इसलिए केवल ‘नमूने के अनुसार उत्पादन’ लिखना पर्याप्त नहीं है। ऑर्डर में अभी भी स्पेसिफिकेशन, सामग्री योजना, संलग्नक सूची, लेबल ड्राफ्ट एवं पैकेजिंग ड्राफ्ट के मंजूर शेड्यूल का ही उल्लेख होना चाहिए।

4. ऑर्डर देने से पहले संस्करण को फ्रीज कर दें

खरीद आदेश के संलग्नकों में प्रत्येक SKU के लिए एक सूची होनी चाहिए: ऑर्डर की मात्रा, बिक्री इकाई, उत्पाद संस्करण, सामग्री संस्करण, संलग्नक, ब्रांड, लेबल, बॉक्स संबंधी विवरण, बारकोड डेटा एवं लक्षित डिलीवरी समय। यदि कोई फील्ड अभी तक पुष्ट नहीं हुआ है, तो उस SKU को बड़े पैमाने पर उत्पादन में शामिल होने से रोक देना चाहिए, न कि बिक्री प्रतिनिधियों के चैट रिकॉर्ड में मौजूद पुराने संस्करण को ही जारी रखना चाहिए।

5. उत्पादन प्रक्रिया के दौरान बैचों को आपस में जोड़कर रखें

आपूर्तिकर्ता को उत्पादन बैचों को वर्क ऑर्डर, सामग्री योजनाओं, महत्वपूर्ण प्रक्रिया रिकॉर्डों, पहचान संबंधी जानकारियों एवं पैकेजिंग रिकॉर्डों से जोड़ने में सक्षम होना चाहिए। खरीदार को अनावश्यक व्यावसायिक गोपनीयता की मांग नहीं करनी चाहिए, लेकिन पूर्व में ही उपलब्ध कराने योग्य ट्रेसिबिलिटी संबंधी फील्डों एवं उनके संग्रहण की अवधि के बारे में सहमति लेनी चाहिए। प्रणाली प्रमाणपत्र स्वयं यह साबित नहीं कर सकता कि किसी बॉक्स में सही सामग्री या लेबल का उपयोग किया गया है।

6. शिपमेंट जाँच को त्रुटियों को रोकने हेतु उचित तरीके से डिज़ाइन किया जाना चाहिए

केवल “बाहरी रूप से ठीक” होना त्रुटिपूर्ण माल को रोकने हेतु पर्याप्त नहीं है। शिपमेंट से पहले दोनों पक्षों द्वारा अनुमोदित तरीकों से निम्नलिखित बातों की जाँच की जा सकती है:

• प्लेट का आकार, महत्वपूर्ण आयाम एवं प्रत्येक सेट में मात्रा क्या ऑर्डर SKU के अनुरूप है;
• साइलेंसर, सेंसर, कार्ड रिंग आदि संलग्नक सही हैं या नहीं;
• बारकोड, ब्रांड, लेबल, बारकोड एवं पैकेजिंग संस्करण एक जैसे हैं या नहीं;
• बॉक्स के अंदर की मात्रा, बाहरी बॉक्स का SKU, बैच एवं बॉक्स नंबर आपस में मेल खाते हैं या नहीं;
• पैकिंग लिस्ट, इनवॉइस एवं वास्तविक बॉक्सों की संख्या पंक्ति-दर-पंक्ति मेल खाती है या नहीं।

नमूना लेने की योजना, उपकरण, निर्णय मानदंड एवं जिम्मेदार पक्षों का निर्धारण परियोजना के अनुसार किया जाना चाहिए; इस लेख में सभी ब्रेक पैडों के लिए एकसमान नमूना लेने संबंधी आंकड़े उपलब्ध नहीं कराए गए हैं।

7. फोटो एवं डेटा के द्वारा शिपमेंट संबंधी सबूतों का पैकेज तैयार करें

शिपमेंट रिकॉर्ड में प्रतिनिधि उत्पादों एवं संलग्नक फोटो, लेबलों के स्कैन परिणाम, बॉक्स नंबरों की सीमा, पैलेट सूची, कार्टनबंदी से पहले एवं बाद की तस्वीरें, सील नंबर तथा अंतिम पैकेजिंग लिस्ट शामिल हो सकती है। फोटो में ऑर्डर एवं बैच से संबंध स्पष्ट होना चाहिए, न कि केवल ऐसी तस्वीर जिसमें सामग्री का कोड पहचाना न जा सके।

8. परिवर्तन हेतु पुनः अनुमोदन प्रक्रिया आवश्यक है

जब सामग्री, संरचना, संलग्नक, आपूर्तिकर्ता, लेबलिंग या पैकेजिंग में कोई परिवर्तन होता है, तो पहले उसके कारण एवं प्रभाव की सीमा को स्पष्ट करना आवश्यक है, उसके बाद यह तय किया जाना चाहिए कि क्या अतिरिक्त दस्तावेज़ चाहिए, नमूने पुनः भेजने हैं या पुनः सत्यापन करना है। AIAG द्वारा PPAP के बारे में दी गई जानकारी में इंजीनियरिंग डिज़ाइन रिकॉर्ड, विनिर्देशों एवं वास्तविक उत्पादन के बीच सुसंगतता पर ज़ोर दिया गया है; यदि ग्राहक के प्रोजेक्ट में PPAP की आवश्यकता है, तो ग्राहक द्वारा निर्धारित सीमाओं के अनुसार इसका अलग से प्रबंधन किया जाना चाहिए, एवं सामान्य स्वर्ण नमूनों को PPAP पूर्ण होने के रूप में नहीं माना जाना चाहिए।

त्रुटि-रोधी उपायों की एक कार्यान्वयन योग्य सूची तैयार करें

आंतरिक SKU, संदर्भ संख्या, वर्तमान संस्करण, नमूना की स्थिति, संलग्नक एवं पैकेजिंग सामग्री को व्यवस्थित करने के बाद, इसेखरीद आवश्यकता फॉर्मके माध्यम से बाओताई के साथ संपर्क करके, याOEM एवं प्राइवेट ब्रांड सेवाओंको देखकर प्राप्त किया जा सकता है। विशिष्ट अनुकूलन, निरीक्षण, ट्रेसिंग एवं अनुमोदन की शर्तों की पुष्टि परियोजना के लिए दोनों पक्षों द्वारा लिखित रूप में की जानी चाहिए।