Sai hàng trong việc nhập khẩu phanh với số lượng lớn không chỉ thể hiện qua việc nhận được loại phanh hoàn toàn khác. Ngay cả khi hình dạng bên ngoài giống nhau, nhưng công thức, tấm giảm tiếng ồn, cảm biến, mã góc, nhãn thương hiệu hoặc phiên bản bao bì bị sai, cũng có thể khiến toàn bộ lô hàng không thể được bán theo kế hoạch. Chìa khóa để giảm rủi ro là sử dụng cùng một bộ thông tin được kiểm soát cho đơn hàng, mẫu thử, quy trình sản xuất và vận chuyển.
1. Đừng coi số hiệu chéo là thông tin nhận diện duy nhất
Các mã OE, FMSI, mã vật tư của nhà cung cấp và SKU của khách hàng có thể tồn tại mối quan hệ nhiều-đối-nhiều. Nên sử dụng SKU nội bộ ổn định làm khóa chính của đơn hàng, đồng thời liên kết với phiên bản mẫu phanh hoặc bản vẽ, phương án vật liệu, tài liệu kèm theo, thị trường mục tiêu và phiên bản bao bì. Khi nhà cung cấp thay đổi số hiệu hoặc khách hàng chỉnh sửa phiên bản, không nên ghi đè lên bản đồng bộ hóa trước đó, mà phải lưu lại ngày có hiệu lực và hồ sơ thay đổi.
2. Khi xác nhận mẫu thử phải ghi rõ phạm vi xác nhận
Mẫu kiểm tra hình thức, mẫu kiểm tra kích thước và mẫu dự kiến sản xuất hàng loạt không phải là cùng một khái niệm. Hồ sơ xác nhận cần liệt kê số hiệu mẫu thử, SKU của khách hàng, mã vật tư của nhà cung cấp, phiên bản thông số kỹ thuật, mã định danh phương án vật liệu, tài liệu kèm theo, nhãn mác, bao bì cùng các mục chưa được xác nhận. Trước đâyDanh sách xác nhận mẫu thửcó thể được dùng để sắp xếp tài liệu. Việc ký nhận mẫu thử không nên được hiểu tự động là tất cả các yêu cầu về hiệu suất và thị trường đã được phê duyệt.
3. Mẫu chuẩn cần được sử dụng kèm với tài liệu được kiểm soát
Hai bên có thể lưu giữ mẫu tham chiếu có số hiệu và ngày tháng duy nhất, để so sánh về hình thức, cấu trúc và các đặc điểm đã thỏa thuận. Tuy nhiên, mẫu thực tế sẽ bị lão hóa, hư hỏng hoặc không thể thể hiện được công thức, các yêu cầu kiểm tra và quy định pháp luật, vì vậy không thể chỉ viết “sản xuất theo mẫu”. Đơn hàng vẫn cần dựa vào phiên bản đã được phê duyệt của thông số kỹ thuật, phương án vật liệu, danh sách tài liệu kèm theo, bản thiết kế nhãn mác và bản thiết kế bao bì.
4. Đóng băng phiên bản trước khi đặt đơn hàng
Phụ lục của đơn hàng mua sắm cần được biên soạn thành danh sách chi tiết theo từng SKU: số lượng đặt hàng, đơn vị bán hàng, phiên bản sản phẩm, phiên bản vật liệu, tài liệu kèm theo, thương hiệu, nhãn mác, quy cách thùng carton, dữ liệu mã vạch và thời hạn giao hàng dự kiến. Nếu một trường nào đó chưa được xác nhận, không nên cho phép SKU đó đi vào giai đoạn sản xuất hàng loạt, thay vì tiếp tục sử dụng phiên bản cũ có trong hồ sơ trò chuyện của nhân viên bán hàng.
5. Duy trì mối liên kết giữa các lô sản xuất trong quá trình sản xuất
Nhà cung cấp cần có khả năng liên kết các lô sản xuất với đơn hàng, kế hoạch vật liệu, hồ sơ các quy trình then chốt, hồ sơ mã hóa và hồ sơ đóng gói. Bên mua không cần yêu cầu những thông tin bí mật kinh doanh không cần thiết, nhưng cần thỏa thuận trước về các trường dữ liệu cần cung cấp để theo dõi nguồn gốc và thời hạn lưu trữ. Chỉ riêng chứng chỉ hệ thống không thể chứng minh rằng một thùng hàng đã sử dụng vật liệu hoặc nhãn mác đúng quy định.
6. Kiểm tra khi xuất hàng cần được thiết kế để phát hiện các lỗi phổ biến
Tiêu chuẩn chung “ngoại hình đạt yêu cầu” không đủ để ngăn chặn việc giao nhầm hàng. Trước khi xuất hàng, có thể kiểm tra theo phương pháp được cả hai bên phê duyệt như sau:
- Kiểm tra xem dạng sản phẩm, các kích thước then chốt và số lượng trong mỗi bộ có khớp với SKU trong đơn hàng hay không;
- Các phụ kiện như miếng giảm âm, cảm biến, lò xo kẹp có đúng không;
- Mã sản phẩm, thương hiệu, nhãn mác, mã vạch và phiên bản bao bì có đồng nhất không;
- Số lượng bên trong thùng, SKU của thùng bên ngoài, mã lô và số thùng có khớp nhau không;
- Biên bản đóng gói, hóa đơn và số lượng thùng thực tế có trùng khớp từng dòng không.
Kế hoạch lấy mẫu, công cụ, tiêu chí đánh giá và bên chịu trách nhiệm cần được xác định dựa trên từng dự án; bài viết này không cung cấp con số lấy mẫu thống nhất áp dụng cho tất cả các loại phanh.
7. Tạo bộ hồ sơ chứng minh việc vận chuyển bằng ảnh và dữ liệu
Hồ sơ vận chuyển có thể bao gồm ảnh sản phẩm mẫu và phụ kiện đi kèm, kết quả quét nhãn, phạm vi số thùng, danh sách pallet, ảnh trước và sau khi đóng gói, số tem niêm phong cùng biên lai đóng gói cuối cùng. Các bức ảnh cần cho phép liên kết với đơn hàng và lô sản xuất, chứ không chỉ là hình ảnh sản phẩm hoàn chỉnh mà không thể xác định được mã vật liệu.
8. Mọi thay đổi đều phải trải qua quy trình phê duyệt.
Khi có sự thay đổi về vật liệu, cấu trúc, phụ kiện, nhà cung cấp, nhãn mác hoặc bao bì, cần trình bày rõ nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng trước khi quyết định xem cần bổ sung tài liệu, gửi mẫu lại hay tiến hành kiểm tra lại. Giới thiệu công khai về PPAP của AIAG nhấn mạnh đến sự nhất quán giữa hồ sơ thiết kế kỹ thuật, yêu cầu kỹ thuật và quy trình sản xuất thực tế; nếu dự án của khách hàng yêu cầu PPAP, cần quản lý theo phạm vi do khách hàng chỉ định, và mẫu vàng thông thường không nên được coi là đã hoàn thành yêu cầu PPAP.
Xây dựng danh sách các biện pháp phòng ngừa sai sót có thể thực hiện được.
Sau khi sắp xếp các thông tin như SKU nội bộ, mã tham chiếu, phiên bản hiện tại, trạng thái mẫu thử, tài liệu kèm theo và thông tin đóng gói, có thể thông quaBảng yêu cầu mua hàngđể liên hệ với Bao Tai, hoặc xemDịch vụ OEM và thương hiệu riêng。 Các điều kiện cụ thể về việc tương thích, kiểm tra, truy xuất nguồn gốc và phê duyệt cần được hai bên xác nhận bằng văn bản dành cho từng dự án.
