Khi danh mục phanh tăng từ vài chục mã sản phẩm lên hàng trăm SKU, rủi ro lớn nhất thường không phải là khó tìm mã, mà là cùng một sản phẩm lại được sử dụng những tên gọi khác nhau trong hệ thống mua sắm, kho bãi, bán hàng và nhà cung cấp. Việc xây dựng cấu trúc dữ liệu ổn định có thể giúp giảm thiểu việc mua hàng trùng lặp, dán nhãn sai và ghép nối sai.
1. Chọn một SKU nội bộ làm khóa chính
Hãy tạo một SKU nội bộ duy nhất cho mỗi sản phẩm có thể được mua sắm, lưu kho và bán riêng biệt. Một khi SKU nội bộ đã được sử dụng, không nên tái sử dụng nó chỉ vì thay đổi nhà cung cấp hoặc bao bì. Các mã FMSI, mã OE, mã sản phẩm của nhà cung cấp và mã khách hàng nên được ghi trong bảng mã kết hợp; không nên sử dụng trực tiếp bất kỳ mã bên ngoài nào làm khóa chính duy nhất trong cơ sở dữ liệu.
2. Phân biệt phiên bản sản phẩm, công thức và bao bì
Cùng một loại phanh cũng có thể có các vật liệu ma sát, phụ kiện, mã vạch, thương hiệu và bao bì khác nhau. Danh mục ít nhất cần phải phân biệt các yếu tố sau:
- Phiên bản sản phẩm chính: SKU nội bộ, kiểu dạng đĩa phanh hoặc phiên bản bản vẽ kỹ thuật, kích thước quan trọng và cấu hình phụ kiện;
- Phiên bản vật liệu: mã định danh công thức, ứng dụng phù hợp, trạng thái xác minh và ngày thay đổi;
- Phiên bản thị trường: quốc gia hoặc khách hàng mục tiêu, các tài liệu và nhãn hiệu cần thiết;
- Phiên bản đóng gói: đơn vị bán hàng, số lượng hộp/thùng, bố cục thương hiệu và phiên bản được phê duyệt.
Nếu những sự khác biệt này ảnh hưởng đến việc mua sắm, quản lý hàng tồn kho hoặc bán hàng, thì không nên chỉ dựa vào trường ghi chú để phân biệt.
3. Xây dựng bảng mã số giao nhau nhiều-một
Một SKU nội bộ có thể tương ứng với nhiều mã tham chiếu OE, trong khi một mã bên ngoài cũng có thể cần kết hợp với loại xe, năm sản xuất, kích thước hoặc cấu hình mới có thể xác định được. Bảng liệt kê các mã số chéo cần ghi lại loại mã, giá trị mã, nguồn gốc, ngày kiểm tra, người kiểm tra và trạng thái. FMSI sẽ chuẩn hóa mô tả mã số thành ngôn ngữ chung trong chuỗi cung ứng, nhưng các mã tham chiếu vẫn cần được kiểm tra soát với tài liệu sản phẩm.
Hãy phân loại các mã số thành đã được xác nhận, đang chờ xác nhận và đã bị ngừng sử dụng. Các mã số chéo trên mạng chưa được kiểm chứng không nên được đưa trực tiếp vào trạng thái có thể đặt hàng; nếu vẫn muốn giữ lại, cần ghi rõ nguồn gốc và mức độ rủi ro.
4. Danh sách đơn hàng chỉ được trích dẫn từ các hồ sơ chính đã được kiểm soát.
Đơn hàng mua sắm có thể bao gồm SKU nội bộ, mã vật tư của nhà cung cấp, số lượng, giá đơn vị, phiên bản vật liệu, phiên bản đóng gói và yêu cầu giao hàng. Hãy sử dụng việc kiểm tra dữ liệu hoặc lựa chọn thả xuống để trích dẫn hồ sơ chính, tránh nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại. Trước khi gửi cho nhà máy, hãy kiểm tra các dòng trùng lặp, mã vật tư trống, đơn vị số lượng, xung đột phiên bản và SKU đã bị ngừng sử dụng.
5. Ghi chép lại các thay đổi và mối quan hệ thay thế.
Không nên xóa hồ sơ cũ rồi ghi đè lên ngay. Hãy ghi lại liệu SKU cũ và SKU mới là thay thế hoàn toàn, thay thế có điều kiện hay không thể thay thế, đồng thời ghi rõ ngày có hiệu lực, tồn kho còn lại và các đơn hàng bị ảnh hưởng. Những thay đổi về công thức, phụ kiện hoặc đóng gói không nhất thiết phải dẫn đến việc cần mẫu mới, nhưng có thể cần phiên bản tồn kho mới.
6. Tạo vòng khép kín bằng biên lai mua sắm.
Yêu cầu nhà cung cấp gửi lại kết quả xác nhận từng dòng: đã khớp, cần kích thước hoặc bản vẽ, không thể cung cấp, số lượng đặt hàng tối thiểu, nhu cầu mẫu thử và thời gian giao hàng dự kiến. Hãy nhập các phản hồi này vào quy trình xem xét đơn hàng, thay vì chỉ lưu trong email. Sau khi nhận hàng, hãy báo cáo lại lô hàng thực tế, số lượng và những sai lệch về hồ sơ chính.
Các trường thông tin tối thiểu được khuyến nghị.
SKU nội bộ, tên sản phẩm, phiên bản mẫu, tham chiếu FMSI, tham chiếu OE, mã vật tư của nhà cung cấp, ghi chú về xe hoặc ứng dụng, kích thước quan trọng, phụ kiện, phiên bản vật liệu, phiên bản thị trường, phiên bản đóng gói, đơn vị bán hàng, trạng thái, nguồn gốc, ngày kiểm tra và hồ sơ thay đổi. Không phải mọi mục đều phải có trong một bảng duy nhất, nhưng chúng phải có thể được liên kết với nhau.
Bao Tai hỗ trợ các dự án có nhiều SKU như thế nào?
Bao Tai có thể dựa vào FMSI, OE, SKU của khách hàng, bản vẽ hoặc mẫu vật do khách cung cấp để lập danh sách cần xác nhận, và sau khi dự án được phê duyệt sẽ phối hợp về mặt kích thước sản phẩm, vật liệu, mã đánh dấu và bao bì. Bên mua vẫn giữ nguyên khóa chính SKU nội bộ của mình, giúp duy trì tính liên tục của dữ liệu khi thay đổi bao bì hoặc mở rộng thị trường.
Có thể xemDanh mục SKU phanh, và thông quaBảng yêu cầu mua hàngTải lên danh sách dưới dạng Excel hoặc CSV. Nên giữ nguyên số thứ tự hàng và mã SKU bên trong tệp để cả hai bên có thể phản hồi từng hàng một cách dễ dàng.
Ghi chú biên tập: Bài viết này là hướng dẫn quản lý dữ liệu gốc do BAOTAI tự biên soạn, không đưa ra kết luận về khả năng tương thích với xe, cũng không sao chép các danh mục được bảo hộ của bên thứ ba. Hình ảnh chính hiện tại chỉ là hình ảnh chiếm chỗ, sẽ được thay thế sau khi xử lý ở phía sau hệ thống.
