Při dovozu brzdových destiček z Číny může nesoulad v názvu produktu, množství, hmotnosti, počtu krabic nebo údajích o odesílateli a příjemci mezi obchodní fakturou, balicím listem a nákladním listem způsobit úpravy dokumentů, zpoždění při celním odbavení, dodatečné náklady nebo nesrovnalosti v platebních dokladech. Požadované dokumenty se liší podle cílové země, obchodních podmínek, způsobu dopravy, způsobu platby a požadavků na výrobek, proto by měl být seznam dokumentů vytvořen ještě před výrobou, nikoli až po doručení zboží do přístavu.
1. Formální faktura slouží k potvrzení obchodní dohody
Formální faktura se obvykle používá k vnitřnímu schvalování u kupujícího, zařizování platby, získání dovozních povolení nebo přípravě rezervace na dopravu. Může uvádět strany obchodu, produkt, SKU, množství, cenu za kus, celkovou cenu, měnu, obchodní podmínky a určené místo, platební podmínky, odhadovaný termín dodání, balení a dobu platnosti. Nejde o konečnou obchodní fakturu – pozdější změny by měly být synchronizovány s smlouvou, objednávkou a konečnými dokumenty.
2. Obchodní faktura musí přesně popisovat skutečnou transakci.
Trade.gov definuje obchodní fakturu jako dokument, který mezi vývozcem a kupujícím popisuje prodané zboží a částku k úhradě, a zároveň jde o jeden z hlavních dokumentů používaných celními úřady při výpočtu cel. Mezi běžné pole patří prodejce, kupující, příjemce, číslo faktury a datum, číslo objednávky, přesný název výrobku, SKU nebo referenční číslo, množství a jednotka, cena za kus, celková cena, měna, země původu, obchodní podmínky a informace o dopravě.
Název výrobku musí být přesný, konkrétní a v souladu s místními požadavky na deklaraci; nesmí se jednoduše uvádět „automobilové náhradní díly“ nebo se používat nepřesné popisy za účelem snížení daní. Klasifikace HS, hodnota deklarace a původ zboží musí být určeny dovozcem a kvalifikovaným celním úředníkem na základě skutečností a pravidel země určení.
3. Popis balení zboží v listu balení
Nákladní list pro vývoz by měl umožnit celním úřadům, dopravcům a skladům spojit dokumenty s fyzickým zbožím. Podle Trade.gov obvykle uvádí prodejce, kupujícího, odesílatele, informace o faktuře, způsob dopravy, typ balení, množství, počet kusů, čistou hmotnost, celkovou hmotnost, značení a potřebné rozměry a nemůže nahradit obchodní fakturu.
U objednávek brzdových destiček s více SKU se doporučuje uvést jednotlivě klientovo SKU, výrobní číslo dodavatele, počet sad v krabici, počet krabic, celkový počet sad, rozsah čísel krabic, číslo palety, čistou hmotnost, celkovou hmotnost a objem. Po konečném balení prověřte údaje znovu, nepokoušejte se jednoduše kopírovat plánované množství.
4. Nákladní list nebo přepravní list je dopravní dokument.
Při námořní dopravě se může použít námořní nákladní list nebo námořní přepravní list, při letecké dopravě letecký přepravní list – konkrétní forma závisí na dohodách o dopravě a doručení. Odesílatel, příjemce, osoba pro informování, přístavy, počet kusů, hmotnost, popis zboží a informace o nákladech musí být v souladu s rezervací místa a dalšími dokumenty. Použití originálu, námořního přepravního listu nebo elektronického uvolnění ovlivňuje proces vydání zboží a musí být předem potvrzeno kupujícím, prodávajícím, logistickou společností, dopravcem a bankou.
5. Dokumenty o původu zboží nezaručují automatické využití výhod.
Cílová země, obchodní dohody nebo klient mohou požadovat osvědčení o původu zboží, prohlášení nebo jiné důkazy. Trade.gov upozorňuje, že i když obchodní faktura obsahuje podobné informace, může být stále požadováno samostatné osvědčení o původu. Formát dokumentů, podmínky vydání nebo samoprohlášení, pravidla týkající se původu zboží a podmínky žádosti o výhody musí být ověřeny vzhledem ke cílové zemi a konkrétní transakci – nelze předpokládat výhodné sazby pouze na základě štítku „Vyrobeno v Číně“.
6. Produkty a dokumenty týkající se shody jsou konfigurovány podle trhu.
V závislosti na požadavcích cílové země a klienta mohou být také potřeba schválení produktu, zprávy o testování, prohlášení o shodě, materiálové nebo štítkové informace, dovozní povolení, pojišťovací certifikát nebo inspekční dokumenty. Certifikáty systému řízení nemohou nahradit schválení produktu a zprávy týkající se jednoho typu nebo receptury také nemohou automaticky pokrýt celou skupinu produktů. Vytvořte matrici použití dokumentů pro každé SKU nebo každou skupinu produktů.
7. Způsob platby může zvyšovat požadavky na doklady
Akreditiv, inkaso nebo bankovní financování mohou stanovit názvy dokladů, jejich počet, podpisy, datumy, lhůty pro odeslání a další údaje. Banka provádí kontrolu podle podmínek dokladů, ale tato kontrola nenahrazuje technickou schvalovací proceduru výrobku. Smlouvy, akreditivy, informace o rezervaci lodí a výrobní plány by měly být před vydáním nebo potvrzením vzájemně ověřeny, aby se předešlo situaci, kdy se po dokončení dodávky zjistí, že podmínky dokladů nejsou splněny.
8. Zavedení kontroly konzistence dokladů
Před odesláním je nutné porovnat jednotlivé položky – smlouvu, objednávku, obchodní fakturu, balicí list, návrh nákladní listiny a dokumenty o původu zboží – co se týká názvů subjektů, adres, čísel faktur, SKU, popisu, množství, jednotek měření, počtu beden, hmotnosti, částek, měny, obchodních podmínek, přístavů a dat. Je třeba jasně definovat, kdo vytváří, kdo kontroluje, kdo schvaluje a jaký je nejpozdější termín potvrzení, a uložit finální verzi.
9. Dovozce je zodpovědný za ověření požadavků v zemi určení
Průvodce jednotlivými zeměmi na Trade.gov také ukazuje, že požadavky na dovoz a potřebné dokumenty se liší podle trhu. Dovozci by si měli před objednávkou ověřit aktuální požadavky u celních úřadů, celních agentur, bank a příslušných regulačních orgánů v cílové zemi. Dodavatelé mohou poskytnout faktické informace, ale nemohou nahradit odpovědnost dovozce za místní deklaraci.
Seznam dokumentů potřebných k odeslání
Po seřazení cílové země, identifikace dovozce, seznamu SKU, způsobu dopravy, obchodních podmínek a způsobu platby lze prostřednictvímTabulka nákupních požadavkůkomunikovat s Baotai. Konečné názvy dokumentů, jejich obsah, požadavky na vydání a deklaraci jsou určeny podle platných předpisů cílové země, smlouvy a potvrzení dopravce, banky a odborných agentur.
