Khi nhập khẩu phanh đĩa từ Trung Quốc, chỉ cần tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng, số thùng hàng hoặc thông tin người gửi/nhận hàng không trùng khớp giữa hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và vận đơn thì cũng có thể dẫn đến việc phải sửa đổi giấy tờ, chậm trễ trong khai báo hải quan, chi phí phát sinh hoặc giấy tờ thanh toán không đúng yêu cầu. Các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy theo quốc gia đích, điều khoản thương mại, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán và yêu cầu của sản phẩm, vì vậy nên lập danh sách giấy tờ trước khi sản xuất, thay vì chờ hàng về cảng mới tìm cách khắc phục.
1. Hóa đơn mẫu dùng để xác nhận kế hoạch giao dịch
Hóa đơn mẫu thường được sử dụng cho việc phê duyệt nội bộ của bên mua, sắp xếp thanh toán, xin giấy phép nhập khẩu hoặc chuẩn bị đặt chỗ vận chuyển. Trong đó có thể ghi rõ hai bên mua bán, sản phẩm, SKU, số lượng, giá đơn hàng, tổng giá trị, loại tiền tệ, thuật ngữ thương mại cùng địa điểm chỉ định, điều kiện thanh toán, thời hạn giao hàng dự kiến, cách đóng gói và thời hạn hiệu lực. Đây không phải là hóa đơn thương mại cuối cùng, các thay đổi sau này cần được cập nhật đồng bộ vào hợp đồng, đơn hàng và giấy tờ cuối cùng.
2. Hóa đơn thương mại phải mô tả chính xác giao dịch thực tế
Trade.gov mô tả hóa đơn thương mại là giấy tờ giữa người xuất khẩu và người mua để giải thích về hàng hóa bán ra và số tiền phải thanh toán, đồng thời cũng là một trong những giấy tờ chính mà hải quan sử dụng để ước tính thuế nhập khẩu. Các trường thông tin phổ biến bao gồm người bán, người mua, người nhận hàng, số hóa đơn và ngày tháng, số đơn hàng, tên sản phẩm chính xác, SKU hoặc mã tham chiếu, số lượng và đơn vị đo lường, giá đơn hàng, tổng giá trị, loại tiền tệ, quốc gia xuất xứ, thuật ngữ thương mại và thông tin vận chuyển.
Tên sản phẩm cần phải chính xác, cụ thể và phù hợp với yêu cầu khai báo tại địa phương, không nên chỉ ghi “phụ tùng ô tô” hoặc sử dụng mô tả không chính xác nhằm tránh thuế. Việc phân loại HS, giá trị khai báo và quốc gia xuất xứ cần được người nhập khẩu cùng nhân viên khai báo hải quan có chuyên môn xác nhận dựa trên thực tế và quy định của quốc gia đích.
3. Danh sách đóng gói mô tả cách đóng gói hàng hóa
Biên bản đóng gói xuất khẩu cần phải giúp hải quan, nhà vận chuyển và kho bãi có thể đối chiếu tài liệu với hàng hóa thực tế. Theo Trade.gov, biên bản đóng gói xuất khẩu thường liệt kê thông tin người bán, người mua, người gửi hàng, thông tin hóa đơn, phương thức vận chuyển, loại bao bì, số lượng, số kiện, trọng lượng ròng, trọng lượng tổng, mã nhận diện hàng hóa và các kích thước cần thiết, và không thể thay thế hóa đơn thương mại.
Đối với đơn hàng phanh có nhiều SKU, khuyến nghị nên liệt kê từng hàng mục như SKU của khách hàng, mã vật tư của nhà cung cấp, số bộ trong mỗi thùng, số thùng, tổng số bộ, phạm vi mã thùng, mã pallet, trọng lượng ròng, trọng lượng tổng và thể tích. Sau khi đóng gói xong cần kiểm tra lại, không được sao chép trực tiếp số lượng dự kiến.
4. Vận đơn là tài liệu vận chuyển
Vận chuyển đường biển có thể sử dụng vận đơn biển hoặc biên lai vận chuyển biển, vận chuyển đường hàng không sử dụng vận đơn hàng không; hình thức cụ thể phụ thuộc vào thỏa thuận vận chuyển và giao hàng. Thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, bên thông báo, cảng, số kiện, trọng lượng, mô tả hàng hóa và thông tin phí vận chuyển cần phải trùng khớp với đơn đặt chỗ và các tài liệu khác. Việc sử dụng bản chính, biên lai vận chuyển biển hoặc phát hành điện tử sẽ ảnh hưởng đến quy trình giải phóng hàng hóa, cần được người mua, người bán, đại lý vận chuyển hàng hóa, nhà vận chuyển và ngân hàng xác nhận trước.
5. Tài liệu xuất xứ không đồng nghĩa với việc tự động hưởng ưu đãi
Quốc gia đích, hiệp định thương mại hoặc khách hàng có thể yêu cầu chứng nhận xuất xứ, tuyên bố hoặc các bằng chứng khác. Trade.gov nhắc nhở rằng ngay cả khi hóa đơn thương mại chứa thông tin tương tự, vẫn có thể yêu cầu thêm chứng nhận xuất xứ. Định dạng tài liệu, điều kiện cấp phát hoặc tự tuyên bố đủ điều kiện, quy tắc xuất xứ và điều kiện nộp đơn xin ưu đãi cần được xác minh dựa trên quốc gia đích và giao dịch cụ thể; không thể suy đoán mức thuế ưu đãi chỉ dựa vào nhãn “Sản xuất tại Trung Quốc”.
6. Sản phẩm và tài liệu tuân thủ được phân bổ theo thị trường
Tùy theo yêu cầu của quốc gia đích và khách hàng, có thể còn cần giấy phép sản phẩm, báo cáo kiểm tra, tuyên bố tuân thủ, tài liệu về vật liệu hoặc nhãn mác, giấy phép nhập khẩu, chứng từ bảo hiểm hoặc tài liệu kiểm tra. Chứng chỉ hệ thống quản lý không thể thay thế giấy phép sản phẩm, và báo cáo của một loại phanh hoặc công thức cụ thể cũng không thể tự động áp dụng cho toàn bộ danh mục hàng hóa. Cần xây dựng ma trận áp dụng tài liệu theo từng SKU hoặc theo từng nhóm sản phẩm.
7. Phương thức thanh toán sẽ làm tăng yêu cầu về hồ sơ giấy tờ
Thư tín dụng, thu hộ hoặc tài trợ ngân hàng có thể quy định tên hồ sơ, số lượng bản, chữ ký, ngày tháng, thời hạn giao hàng và nội dung văn bản. Ngân hàng sẽ kiểm tra theo các điều khoản trong hồ sơ, nhưng việc này không thay thế cho việc kiểm tra kỹ thuật sản phẩm. Hợp đồng, thư tín dụng, thông tin đặt chỗ và kế hoạch sản xuất cần được kiểm tra chéo trước khi mở thư tín dụng hoặc xác nhận, để tránh tình trạng phát hiện ra rằng các điều khoản hồ sơ không thể đáp ứng sau khi hàng hóa đã được sản xuất xong.
8. Thiết lập quy trình kiểm tra tính nhất quán của hồ sơ
Trước khi xuất hàng, cần so sánh từng mục trong hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn thương mại, biên bản đóng gói, bản thảo vận đơn và giấy tờ xuất xứ về tên chủ thể, địa chỉ, số hóa đơn, SKU, mô tả, số lượng, đơn vị đo lường, số thùng, trọng lượng, số tiền, loại tiền tệ, điều khoản thương mại, cảng và ngày tháng. Cần xác định rõ ai sẽ soạn thảo, ai sẽ kiểm tra, ai sẽ phê duyệt cũng như thời hạn xác nhận cuối cùng, đồng thời lưu giữ phiên bản cuối cùng.
9. Nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm xác nhận các yêu cầu của quốc gia đích
Các hướng dẫn của Trade.gov về từng quốc gia cũng cho thấy rằng yêu cầu và giấy tờ nhập khẩu khác nhau tùy theo thị trường. Nhà nhập khẩu cần liên hệ với hải quan quốc gia đích, công ty khai báo hải quan, ngân hàng và các cơ quan chức năng liên quan để xác nhận các yêu cầu hiện hành trước khi đặt hàng. Nhà cung cấp có thể hỗ trợ cung cấp thông tin thực tế, nhưng không thể thay thế trách nhiệm khai báo tại địa phương của nhà nhập khẩu.
Danh sách giấy tờ chuẩn bị xuất hàng
Sau khi tổng hợp thông tin về quốc gia đích, chủ thể nhà nhập khẩu, danh sách SKU, phương thức vận chuyển, điều khoản thương mại và phương thức thanh toán, có thể thông quaBiểu mẫu yêu cầu mua hàngđể liên lạc với Bao Tai. Tên hồ sơ cuối cùng, nội dung, yêu cầu phát hành và khai báo sẽ dựa trên các quy định hiện hành của quốc gia đích, hợp đồng cũng như xác nhận từ nhà vận chuyển, ngân hàng và các đại lý chuyên nghiệp.
