Podczas importu okładzin hamulcowych z Chin, różnice pomiędzy fakturą handlową, listem pakowania i listem przewozowym w zakresie nazwy produktu, ilości, wagi, liczby paczek lub danych o nadawcy i odbiorcy mogą prowadzić do konieczności korekty dokumentów, opóźnień w celach celnych, dodatkowych kosztów lub niezgodności dokumentów płatniczych. Dokumenty wymagane różnią się w zależności od kraju docelowego, warunków handlowych, sposobu transportu, metody płatności oraz wymagań dotyczących produktu, dlatego należy przygotować listę dokumentów przed produkcją, a nie czekać z tym do momentu przybycia towaru do portu.
1. Faktura w formie projekcyjnej służy do potwierdzenia warunków transakcji
Faktury w formie projekcyjnej są zazwyczaj wykorzystywane do wewnętrznej akceptacji przez kupującego, organizacji płatności, uzyskania pozwoleń na import lub przygotowania rezerwacji frachtu. Mogą zawierać informacje o sprzedającym i kupującym, produkcie, SKU, ilości, cenie jednostkowej, cenie całkowitej, walucie, warunkach handlowych oraz określonym miejscu dostawy, warunkach płatności, przewidywanym terminie dostawy, opakowaniu i terminie ważności. Nie jest to ostateczna faktura handlowa – wszelkie późniejsze zmiany muszą być odzwierciedlone w umowie, zamówieniu oraz ostatecznych dokumentach.
2. Faktura handlowa musi dokładnie opisywać rzeczywistą transakcję
Trade.gov definiuje fakturę handlową jako dokument, który umożliwia eksporterowi i kupującemu określenie sprzedawanego towaru oraz kwoty do zapłaty; jest to również jeden z głównych dokumentów wykorzystywanych przez cła do obliczania ceł. Typowe pola obejmują sprzedającego, kupującego, odbiorcę, numer i datę faktury, numer zamówienia, dokładną nazwę produktu, SKU lub numer referencyjny, ilość i jednostkę miary, cenę jednostkową, cenę całkowitą, walutę, kraj pochodzenia, warunki handlowe oraz informacje o transportie.
Nazwa produktu powinna być prawdziwa, konkretna i zgodna z lokalnymi wymogami deklaracyjnymi – nie wolno używać jedynie określenia „akcesoria samochodowe” ani podawać nieprecyzyjnych opisów w celu uniknięcia podatków. Klasyfikacja HS, wartość deklarowana oraz kraj pochodzenia muszą być potwierdzone przez importera oraz wykwalifikowanego pracownika ds. celnych na podstawie faktów i regulacji kraju docelowego.
3. Lista pakowania opisuje sposób opakowania towaru
Lista pakowania eksportowego powinna umożliwić urzędowi celnemu, przewoźnikowi oraz magazynowi dopasowanie dokumentów do faktycznego towaru. Według Trade.gov lista ta zazwyczaj zawiera informacje o sprzedawcy, nabywcy, nadawcy, fakturze, sposobie transportu, typie opakowania, ilości, liczbie sztuk, wadze netto, wadze brutto, znakach identyfikacyjnych oraz niezbędnych wymiarach i nie może zastąpić faktury handlowej.
W zamówieniach dotyczących kilku SKU klocków hamulcowych zaleca się podanie osobno SKU klienta, numeru materiału dostawcy, liczby kompletów w skrzynce, liczby skrzynek, całkowitej liczby kompletów, zakresu numerów skrzynek, numerów palet, wagi netto, wagi brutto oraz objętości. Po finalnym spakowaniu należy dokonać ponownej weryfikacji – nie należy kopiować bezpośrednio planowanej liczby.
4. Billo morski lub list przewozowy to dokument transportowy
W transporcie morskim może być używany bill of lading morski lub list przewozowy morski, natomiast w lotniczym – list przewozowy lotniczy; konkretna forma zależy od ustaleń dotyczących przewozu i dostawy. Informacje o nadawcy, odbiorcy, stronie powiadamiającej, portach, liczbie sztuk, wadze, opisie towaru oraz kosztach frachtu muszą być zgodne z rezerwacją frachtu oraz innymi dokumentami. Użycie oryginału, listu przewozowego morskiego lub zwolnienia elektronicznego wpływa na proces wydania towaru i powinno zostać wcześniej potwierdzone przez kupującego, sprzedającego, agenta logistycznego, przewoźnika oraz bank.
5. Dokumenty potwierdzające pochodzenie towaru nie gwarantują automatycznie ulg
Kraj docelowy, umowy handlowe lub klient mogą wymagać certyfikatu pochodzenia, oświadczenia lub innych dowodów. Trade.gov zwraca uwagę, że nawet jeśli faktura handlowa zawiera podobne informacje, może być wymagany oddzielny certyfikat pochodzenia. Format dokumentu, warunki wydania lub samodeklaracji, zasady pochodzenia oraz warunki ubiegania się o ulgi muszą być sprawdzone w odniesieniu do kraju docelowego i konkretnej transakcji – nie można zakładać ulgowych stawek podatkowych na podstawie jedynie etykiety „wyprodukowane w Chinach”.
6. Produkty i dokumenty związane z zgodnością są dostosowywane do rynku
W zależności od kraju docelowego i wymagań klienta mogą być potrzebne również zatwierdzenie produktu, raporty testowe, oświadczenia o zgodności, dane dotyczące materiałów lub etykiet, pozwolenia na import, certyfikaty ubezpieczeniowe lub dokumenty inspekcyjne. Certyfikaty systemów zarządzania nie mogą zastąpić zatwierdzenia produktu, a raporty dotyczące określonego typu klocka lub formuły również nie obejmują automatycznie całej grupy produktów. Należy stworzyć macierz stosowania dokumentów dla każdego SKU lub rodziny produktów.
7. Sposoby płatności wpływają na wymagania dotyczące dokumentów
Licytacje, inkaso lub finansowanie bankowe mogą określać nazwy dokumentów, ich liczbę, wymagane podpisy, daty, terminy wysyłki oraz treść. Bank sprawdza dokumenty zgodnie z ustalonymi warunkami, ale nie zastępuje to technicznej weryfikacji produktu. Umowy, licytacje, informacje o rezerwowaniu transportu oraz plany produkcji powinny być wzajemnie sprawdzane przed otwarciem lub potwierdzeniem transakcji, aby uniknąć sytuacji, gdy po dostarczeniu towaru okazuje się, że warunki dokumentów nie są spełnione.
8. Wdrożenie kontroli spójności dokumentów
Przed wysyłką należy porównać element po elemencie nazwy podmiotów, adresy, numery faktur, SKU, opisy, ilości, jednostki miary, liczbę kartonów, wagę, kwoty, waluty, warunki handlowe, porty i daty w umowie, zamówieniu, fakturze handlowej, liście pakowania, projekcie listu przewozowego oraz dokumencie pochodzenia. Należy jasno określić, kto przygotowuje dokumenty, kto je sprawdza, kto je zatwierdza oraz jaki jest ostatni termin potwierdzenia, a także zachować ostateczną wersję.
9. Importer jest odpowiedzialny za zweryfikowanie wymogów kraju docelowego
Przewodniki krajowe dostępne na Trade.gov wskazują również, że wymagania i dokumenty importowe różnią się w zależności od rynku. Importerzy powinni przed złożeniem zamówienia skontaktować się z celnictwem kraju docelowego, agencjami celnymi, bankami oraz odpowiednimi organami w celu potwierdzenia aktualnych wymagań. Dostawcy mogą pomóc dostarczając informacje faktyczne, ale nie mogą zastąpić odpowiedzialności importerów za lokalną deklarację.
Spis dokumentów potrzebnych do wysyłki
Po uporządkowaniu informacji o kraju docelowym, podmiocie importera, liście SKU, sposobie transportu, warunkach handlowych oraz metodzie płatności, można skorzystać zFormularza zamówieniaaby skontaktować się z Baotai. Ostateczna nazwa dokumentów, ich treść, wymagania dotyczące wydawania i deklarowania są określone przez obowiązujące przepisy kraju docelowego, umowę oraz potwierdzenie przewoźnika, banku i profesjonalnych agentów.
