Quando si importano pastiglie freno dalla Cina, eventuali discrepanze tra la fattura commerciale, la lista di imballaggio e il bill of lading riguardo al nome del prodotto, alla quantità, al peso, al numero di casse o alle informazioni sul mittente e sul destinatario possono causare modifiche ai documenti, ritardi nella dogana, costi aggiuntivi o incoerenze nei documenti di pagamento. I documenti richiesti variano in base al paese di destinazione, alle condizioni commerciali, al metodo di trasporto, al metodo di pagamento e alle specifiche del prodotto; pertanto è opportuno redigere un elenco dei documenti prima della produzione, invece di cercare soluzioni dopo l’arrivo delle merci nel porto.
1. La fattura proforma serve a confermare le condizioni dell’acquisto
La fattura proforma viene solitamente utilizzata per l’approvazione interna dell’acquirente, per organizzare i pagamenti, ottenere le autorizzazioni all’importazione o preparare la prenotazione del trasporto. Può indicare le parti contraenti, il prodotto, lo SKU, la quantità, il prezzo unitario, il prezzo totale, la valuta, le condizioni commerciali e il luogo di consegna, le condizioni di pagamento, i tempi di consegna previsti, l’imballaggio e la data di scadenza. Non si tratta di una fattura commerciale definitiva; eventuali modifiche successive devono essere riflesse nel contratto, nell’ordine d’acquisto e nei documenti finali.
2. La fattura commerciale deve descrivere con precisione la transazione effettiva
Trade.gov definisce la fattura commerciale come il documento che descrive i beni venduti e l’importo da pagare tra esportatore e acquirente, ed è anche uno dei documenti principali utilizzati dalle dogane per calcolare le tariffe. I campi più comuni includono venditore, acquirente, destinatario, numero e data della fattura, numero dell’ordine, descrizione precisa del prodotto, SKU o numero di riferimento, quantità e unità di misura, prezzo unitario, prezzo totale, valuta, paese di origine, termini commerciali e informazioni di spedizione.
La descrizione del prodotto deve essere fedele, specifica e conforme ai requisiti di dichiarazione locali; non si devono utilizzare espressioni generiche come “accessori per auto” o descrizioni imprecise al fine di evitare oneri fiscali. La classificazione HS, il valore dichiarato e il paese di origine devono essere determinati dall’importatore e da un addetto alle dogane qualificato in base ai fatti e alle normative del paese di destinazione.
3. Il listino di imballaggio descrive il modo in cui i beni vengono impacchettati
La lista di imballaggio per l’esportazione deve permettere alle autorità doganali, ai vettori e ai magazzini di abbinare i documenti alla merce effettiva. Secondo Trade.gov, la lista di imballaggio per l’esportazione indica solitamente venditore, acquirente, spedizioniere, informazioni sull’factura, modalità di trasporto, tipo di imballaggio, quantità, numero di pezzi, peso netto, peso lordo, marchio di identificazione e dimensioni necessarie, ma non può sostituire l’factura commerciale.
Per gli ordini di pastiglie freno con più SKU, si consiglia di elencare per riga lo SKU del cliente, il numero di partita del fornitore, il numero di set per scatola, il numero totale di scatole, l’intervallo dei numeri di scatola, il numero di pallet, il peso netto, il peso lordo e il volume. Verificare nuovamente dopo l’imballaggio finale, evitando di copiare direttamente le quantità pianificate.
4. Il bill of lading o la nota di carico è un documento di trasporto
Per il trasporto marittimo può essere utilizzato un bill of lading marittimo o una nota di carico marittima, mentre per il trasporto aereo viene utilizzata una nota di carico aerea; la forma specifica dipende dagli accordi di trasporto e consegna. Spedizioniere, destinatario, parte informativa, porti, numero di pezzi, peso, descrizione della merce e informazioni sui costi di trasporto devono essere coerenti con la prenotazione del trasporto e altri documenti. L’uso di copie originali, note di carico marittime o rilasci elettronici influisce sul processo di scarico della merce e deve essere confermato in anticipo tra acquirente, venditore, agente di spedizioni, vettore e banca.
5. I documenti di origine non garantiscono automaticamente vantaggi
Il paese di destinazione, gli accordi commerciali o il cliente possono richiedere certificati di origine, dichiarazioni o altre prove. Trade.gov ricorda che anche se l’factura commerciale contiene informazioni simili, potrebbero essere richiesti comunque certificati di origine separati. Il formato del documento, i requisiti per la sua emissione o autodeclarazione, le regole di origine e le condizioni per richiedere i vantaggi devono essere verificati in base al paese di destinazione e alla transazione specifica; non si può presumere automaticamente un tasso tariffario agevolato solo sulla base dell’etichetta “Made in China”.
6. Prodotto e documenti di conformità configurati in base al mercato
A seconda del paese di destinazione e delle esigenze del cliente, potrebbero essere necessari anche approvazioni per il prodotto, rapporti di test, dichiarazioni di conformità, materiali o informazioni per le etichette, permessi di importazione, certificati di assicurazione o documenti di controllo. I certificati di sistema di gestione non possono sostituire le approvazioni per il prodotto, né i rapporti relativi a un singolo tipo o formulazione possono coprire automaticamente l’intero catalogo. È necessario creare una matrice di applicabilità dei documenti per ogni SKU o per ogni famiglia di prodotti.
7. I metodi di pagamento influenzano i requisiti documentali
Le lettere di credito, il incasso documentario o i finanziamenti bancari possono stabilire nomi dei documenti, numero di copie, firme, date, scadenze di spedizione e requisiti testuali. La banca verifica i documenti secondo tali condizioni, ma ciò non sostituisce l’approvazione tecnica del prodotto. Contratti, lettere di credito, informazioni di imbarco e piani di produzione devono essere controllati reciprocamente prima dell’emissione o della conferma, per evitare che vengano riscontrate inadeguatezze solo dopo la consegna della merce.
8. Implementare controlli sulla coerenza dei documenti
Prima della spedizione, confrontare uno per uno nei contratti, ordini, fatture commerciali, liste di imballaggio, bozze di bolla marittima e documenti di origine i nomi delle parti, indirizzi, numeri di fattura, SKU, descrizioni, quantità, unità di misura, numero di casse, peso, importi, valute, termini commerciali, porti e date. Definire chi redige, chi verifica, chi approva e qual è la data massima per la conferma, conservando la versione finale.
9. È compito dell’importatore verificare i requisiti del paese di destinazione
Anche le guide nazionali su Trade.gov indicano che i requisiti e i documenti variano a seconda del mercato. L’importatore deve verificare i requisiti attuali presso le autorità doganali, le agenzie di dogana, le banche e le istituzioni competenti del paese di destinazione prima di effettuare l’ordine. Il fornitore può fornire informazioni utili, ma non può sostituire la responsabilità dell’importatore di presentare le dichiarazioni locali.
Elenco dei documenti da preparare per la spedizione
Dopo aver organizzato paese di destinazione, entità dell’importatore, elenco SKU, modalità di trasporto, termini commerciali e metodi di pagamento, è possibile comunicare tramiteModulo di richiesta di acquistocon Baotai. I nomi, i contenuti, i requisiti di emissione e di dichiarazione dei documenti finali sono definiti dalle normative vigenti nel paese di destinazione, dal contratto e dalle conferme del vettore, della banca e degli agenti specializzati.
