Lors de l’importation de plaquettes de frein en provenance de Chine, toute incohérence entre la facture commerciale, la liste d’emballage et le connaissement en ce qui concerne la désignation du produit, la quantité, le poids, le nombre de caisses ou les informations du destinataire et de l’expéditeur peut entraîner des modifications de documents, des retards dans le dédouanement, des frais supplémentaires ou des désaccords sur les documents de paiement. Les documents requis varient en fonction du pays de destination, des conditions commerciales, du mode de transport, du mode de paiement et des exigences relatives au produit ; il est donc conseillé d’établir une liste de documents avant la production plutôt que de chercher des solutions après l’arrivée des marchandises.
1. La facture provisoire sert à confirmer les termes de la transaction
La facture provisoire est généralement utilisée pour l’approbation interne de l’acheteur, l’organisation des paiements, l’obtention des autorisations d’importation ou la préparation de la réservation de transport. Elle peut indiquer les deux parties, le produit, le SKU, la quantité, le prix unitaire, le prix total, la monnaie, les termes de commerce ainsi que le lieu de livraison, les conditions de paiement, les délais prévus, l’emballage et la date de validité. Il ne s’agit pas de la facture commerciale finale ; toute modification ultérieure doit être reflétée dans le contrat, la commande et les documents finaux.
2. La facture commerciale doit décrire avec précision la transaction réelle
Trade.gov définit la facture commerciale comme un document qui précise les marchandises vendues et le montant à payer entre l’exportateur et l’acheteur, et qui constitue également l’un des principaux documents utilisés par les douanes pour évaluer les droits de douane. Les champs courants incluent le vendeur, l’acheteur, le destinataire, le numéro et la date de la facture, le numéro de commande, la désignation exacte du produit, le SKU ou numéro de référence, la quantité et l’unité, le prix unitaire, le prix total, la monnaie, le pays d’origine, les termes de commerce et les informations de transport.
La désignation du produit doit être fidèle, précise et conforme aux exigences de déclaration locales ; il ne faut pas se contenter d’écrire « pièces automobiles » ou utiliser une description inexacte dans le but d’éviter des frais fiscaux. La classification HS, la valeur déclarée et le pays d’origine doivent être confirmés par l’importateur ainsi que par un douanier qualifié, en se basant sur les faits et les règles du pays de destination.
3. La liste d’emballage décrit comment les marchandises sont emballées
La liste d’emballage pour l’exportation doit permettre aux douanes, au transporteur et au entrepôt de relier les documents aux marchandises physiques. Selon Trade.gov, cette liste indique généralement le vendeur, l’acheteur, l’expéditeur, les informations de la facture, le mode de transport, le type d’emballage, la quantité, le nombre d’unités, le poids net, le poids brut, les marques d’identification et les dimensions nécessaires ; elle ne peut pas remplacer la facture commerciale.
Pour les commandes de plaquettes de frein à plusieurs SKU, il est recommandé de lister ligne par ligne le SKU du client, le numéro de matériau du fournisseur, le nombre de jeux par boîte, le nombre de boîtes, le nombre total de jeux, la plage de numéros de boîte, le numéro de palette, le poids net, le poids brut et le volume. Vérifiez à nouveau après emballage final, et n’imitez pas directement les quantités prévues.
4. Le connaissement ou la lettre de voiture constitue le document de transport.
Le transport maritime peut faire appel à un connaissement maritime ou à une lettre de voiture maritime, tandis que le transport aérien utilise une lettre de voiture aérienne ; la forme exacte dépend des arrangements de transport et de livraison. Les informations concernant l’expéditeur, le destinataire, la partie notifiée, les ports, le nombre d’unités, le poids, la description des marchandises et les informations sur les frais de transport doivent correspondre aux réservations de place et aux autres documents. L’utilisation d’un original, d’une lettre de voiture maritime ou d’une libération électronique influence le processus de dédouanement et doit être confirmée à l’avance par l’acheteur, le vendeur, le transitaire, le transporteur et la banque.
5. Les documents d’origine ne garantissent pas automatiquement des avantages.
Le pays de destination, des accords commerciaux ou le client peuvent exiger un certificat d’origine, une déclaration ou d’autres justificatifs. Trade.gov rappelle qu’un certificat d’origine peut être requis même si la facture commerciale contient des informations similaires. Le format des documents, les conditions d’émission ou de déclaration autonome, les règles d’origine ainsi que les exigences pour obtenir des avantages doivent être vérifiés en fonction du pays de destination et de la transaction spécifique ; on ne peut pas supposer l’application de taux de droits préférentiels uniquement sur la base de l’étiquette « Fabriqué en Chine ».]
6. Les produits et les documents de conformité sont adaptés au marché.
Selon le pays de destination et les exigences du client, des approbations de produit, des rapports d’essai, des déclarations de conformité, des informations sur les matériaux ou les étiquettes, des permis d’importation, des certificats d’assurance ou des documents d’inspection peuvent également être nécessaires. Un certificat de système de gestion ne peut pas remplacer une approbation de produit, et un rapport relatif à un type ou à une formule particulière ne couvre pas automatiquement toute une gamme de produits. Il convient d’établir une matrice d’application des documents par SKU ou par famille de produits.
7. Les modalités de paiement entraînent des exigences supplémentaires en matière de documents
Les lettres de crédit, les accords de virement ou le financement bancaire peuvent imposer des règles concernant le nom des documents, leur nombre, les signatures, les dates, les délais d’expédition et le texte à utiliser. L’examen par la banque se base sur ces conditions de documents et ne remplace pas l’acceptation technique du produit. Les contrats, les lettres de crédit, les informations de réservation de transport et les plans de production doivent être vérifiés mutuellement avant l’émission ou la confirmation, afin d’éviter que les conditions de documents ne soient découvertes une fois la livraison effectuée.
8. Mettre en place un contrôle de cohérence des documents
Avant l’expédition, comparer point par point dans le contrat, la commande, la facture commerciale, la liste de colisage, le brouillon de connaissement et les documents d’origine les noms des parties, adresses, numéros de facture, SKU, descriptions, quantités, unités, nombre de caisses, poids, montants, devises, termes de commerce, ports et dates. Définir clairement qui prépare, qui examine, qui approuve ainsi que la date limite de confirmation, et conserver la version finale.
9. C’est à l’importateur de s’assurer que les exigences du pays de destination sont respectées.
Les guides par pays disponibles sur Trade.gov indiquent également que les exigences et les documents d’importation varient selon le marché. Les importateurs doivent se renseigner auprès des douanes du pays de destination, des agences de dédouanement, des banques ainsi que des autorités compétentes avant de passer une commande pour connaître les exigences en vigueur. Les fournisseurs peuvent fournir des informations factuelles à titre d’aide, mais ils ne peuvent pas remplacer la responsabilité de l’importateur en matière de déclaration locale.
Établir la liste des documents à envoyer
Après avoir rassemblé les informations relatives au pays cible, à l’importateur, à la liste des SKU, au mode de transport, aux conditions commerciales et aux modalités de paiement, il est possible de le faire viaFormulaire de demande d’achaten communiquant avec Baotai. Le nom, le contenu, les exigences de délivrance et de déclaration des documents finaux sont déterminés selon les règlements en vigueur dans le pays de destination, le contrat, ainsi que les confirmations fournies par le transporteur, la banque et les agents spécialisés.
