När bromskivor importeras från Kina kan oenigheter mellan affärsfakturan, packlisten och fraktbrevet gällande produktnamn, mängd, vikt, antal kartonger eller information om skickare och mottagare leda till behov av ändringar av dokumenten, förseningar vid tullkontroll, ytterligare kostnader eller obekvämmer i betalningsdokumenten. De nödvändiga dokumenten varierar beroende på målland, handelsvillkor, transportmetod, betalningsmetod och produktskrivningar, därför bör en dokumentlista skapas innan produktionen startas istället för att försöka åtgärda saker efter att varorna har anlänt.
1. Proforma-faktura används för att bekräfta affärsförslaget
Proforma-fakturor används vanligtvis för köparens interna godkännande, betalningsarrangemang, importlicenser eller förberedelser inför fraktbokning. De kan ange köpare och säljare, produkt, SKU, mängd, pris per enhet, totalpris, valuta, handelsvillkor samt angiven plats, betalningsvillkor, förväntad leveranstid, förpackning och giltighetsperiod. Det är inte den slutgiltiga affärsfakturan, och eventuella ändringar bör spelas in i kontraktet, beställningen och de slutgiltiga dokumenten.
2. Handelsfakturan måste exakt beskriva den faktiska transaktionen
Trade.gov beskriver handelsfakturan som ett dokument mellan exportören och köparen som förklarar vilka varor som säljs och vilket belopp som ska betalas, samt som ett av de viktigaste dokumenten som tullmyndigheterna använder för att bedöma tullavgifter. Vanliga fält inkluderar säljare, köpare, mottagare, fakturunummer och datum, beställningsnummer, exakt varumärke, SKU eller referensnummer, mängd och enhet, enhetspris, totalpris, valuta, ursprungsland, handelsbetingelser och transportinformation.
Varumärket måste vara sant, specifikt och överensstämma med lokala deklarationskrav – det får inte endast stå “bilkomponenter” eller användas med oexakta beskrivningar för skatteändamål. HS-klassificering, deklarerad värde och ursprung måste fastställas av importören och kvalificerade tulldeklaranter enligt fakta och reglerna i mållandet.
3. Paketlistan beskriver hur varorna är paketerade
Exportförpackningslistan ska göra det möjligt för tullmyndigheter, fraktföretag och lager att koppla samman dokumenten med den fysiska varan. Enligt Trade.gov innehåller exportförpackningslistan vanligtvis information om säljare, köpare, fraktgivare, fakturainformation, transportmetod, pakettyp, antal stycken, antal paket, nettovikt, bruttonvikt, fraktmärken samt nödvändiga dimensioner, och den kan inte ersätta en affärsfaktura.
För beställningar av bromsskivor med flera SKU rekommenderas det att separat ange kundens SKU, leverantörens materialnummer, antal stycken per paket, antal paket, total antal stycken, paketnumrarna, palletnumrarna, nettovikt, bruttonvikt och volym. Kontrollera igen efter att förpackningen är färdig, och kopiera inte direkt planerat antal.
4. Fraktförklaring eller transportbilaga är transportdokument
Vid sjötransport kan användas sjöfraktförklaringar eller sjötransportbilagor, medan flygtransport använder flygfraksbilagor – formen beror på frakt- och leveransarrangemangen. Fraktgivare, mottagare, meddelandeadressat, hamn, antal stycken, vikt, beskrivning av varan och fraktinformation ska stämma överens med bokningen och andra dokument. Användning av originalexemplar, sjötransportbilagor eller elektronisk frigivning påverkar frigivningsprocessen och bör bekräftas i förväg av köpare, säljare, frakthandlare, fraktföretag och bank.
5. Ursprungsdokument ger inte automatiskt förmåner
Målland, handelsavtal eller kunden kan kräva ursprungsbevis, deklarationer eller andra bevis. Enligt Trade.gov kan även om affärsfakturan innehåller liknande information krävas ytterligare ursprungsbevis. Dokumentformat, behörighet till utfärdning eller självdeklaration, ursprungsregler samt villkor för ansökan om förmåner måste verifieras för mållandet och den specifika transaktionen – man kan inte anta förmånstillstånd bara på grund av etiketten “Made in China”.
6. Produkter och konformitetsdokument anpassas efter marknad
Beroende på målland och kundens krav kan det också behövas produkttillstånd, testrapporter, konformitetsdeklarationer, material- eller etikettinformation, importlicenser, försäkringsbevis eller inspektionsdokument. Certifieringar för managementsystem kan inte ersätta produkttillstånd, och rapporter för en viss typ eller formulering kan inte automatiskt gälla hela katalogen. Skapa en matris för vilka dokument som gäller för varje SKU eller produktserie.
7. Betalningsmetoder kan öka kraven på dokumentation
Akreditiv, inkasso eller bankfinansiering kan stipula namn på dokument, antal exemplar, signaturer, datum, frist för frakt och formuleringar. Banken granskar dokumenten enligt dessa villkor, men det ersätter inte den tekniska godkännandet av produkten. Kontrakt, akreditiv, bokningsinformation och produktionsplaner bör kontrolleras samman innan utgift eller bekräftelse för att undvika att kraven på dokumenten inte uppfylls efter att varorna redan har tillverkats.
8. Inför kontroll av dokumentens konsekvens
Före frakt jämför man systematiskt namn, adresser, fakturunummer, SKU, beskrivningar, mängder, enheter, antal skåp, vikt, belopp, valuta, handelsvillkor, hamnar och datum i kontrakt, beställning, faktura, packlist, draft på fraktbrev och ursprungsdokument. Man fastställer vem som skapar, granskar och godkänner samt vilken sista tidsfrist det finns, och sparar den slutgiltiga versionen.
9. Importören ansvarar för att verifiera kraven i mållandet
Guidelinerna från Trade.gov för olika länder visar också att importkrav och dokument varierar beroende på marknaden. Importörer bör före beställning kontrollera aktuella krav hos den målländernas tullmyndigheter, fraktbolag, banker och relevanta myndigheter. Tillhandahållare kan stödja med faktabaserad information, men kan inte ersätta importörernas ansvar för lokala deklarationer.
Lista över dokument som behövs inför frakt
Efter att ha sammanställt mållandet, importörernas information, SKU-listan, transportmetoden, handelsvillkoren och betalningsmetoden kan man kommunicera viainköpsförfrågningsformuläretmed Baotai. Namn, innehåll, utfärdningsskrav och deklarationskrav för de slutgiltiga dokumenten styrs av de gällande reglerna i mållandet, kontraktet samt bestämmelserna från fraktföretaget, banken och de specialiserade agenterna.
