Ketika mengimport pad brek dari China, sebarang ketidakkonsistenan antara invois komersial, senarai kandungan kotak dan bil penghantaran dari segi nama produk, kuantiti, berat, jumlah kotak atau maklumat penghantar/penerima boleh menyebabkan perubahan dokumen, kelewatan kastam, kos tambahan atau ketidaksesuaian dokumen pembayaran. Dokumen yang diperlukan berbeza mengikut negara destinasi, syarat perdagangan, kaedah pengangkutan, cara pembayaran dan keperluan produk, oleh itu senarai dokumen harus disediakan sebelum pengeluaran, bukannya menunggu barang tiba di pelabuhan untuk membuat pembetulan.
1. Invois bentuk digunakan untuk mengesahkan rancangan transaksi
Invois bentuk biasanya digunakan untuk kelulusan dalaman pembeli, pengaturan pembayaran, permit import atau persiapan tempahan kapal. Ia boleh menyenaraikan pihak pembeli dan penjual, produk, SKU, kuantiti, harga unit, harga keseluruhan, mata wang, istilah perdagangan serta lokasi yang ditetapkan, syarat pembayaran, jangka masa penghantaran yang dijangkakan, pembungkusan dan tempoh sah laku. Ia bukan invois komersial akhir, dan sebarang perubahan seterusnya harus diselaraskan dengan kontrak, pesanan dan dokumen akhir.
2. Invois perniagaan mesti menggambarkan transaksi sebenar dengan tepat
Trade.gov mendefinisikan invois perniagaan sebagai dokumen yang menjelaskan barang yang dijual serta jumlah yang perlu dibayar antara pengeksport dan pembeli, dan ia juga merupakan salah satu dokumen utama yang digunakan oleh kastam untuk menilai cukai. Medan biasa termasuk penjual, pembeli, penerima, nombor invois dan tarikh, nombor pesanan, nama barang yang tepat, SKU atau nombor rujukan, kuantiti dan unit, harga unit, jumlah keseluruhan, mata wang, negara asal, terma perdagangan dan maklumat penghantaran.
Nama barang haruslah benar, spesifik dan selaras dengan keperluan pengisytiharan tempatan; jangan hanya tulis “alat ganti kereta” atau gunakan deskripsi yang tidak tepat demi tujuan cukai. Klasifikasi HS, nilai pengisytiharan dan negara asal harus disahkan oleh pengimport serta pegawai kastam yang berkelayakan berdasarkan fakta dan peraturan negara destinasi.
3. Senarai pakej menerangkan cara barang dibungkus
Senarai pembungkusan eksport perlu membolehkan kastam, pengangkut dan gudang mengaitkan dokumen dengan barang sebenar. Trade.gov menyatakan bahawa senarai pembungkusan eksport biasanya memaparkan penjual, pembeli, pengirim, maklumat invois, kaedah pengangkutan, jenis pembungkusan, kuantiti, bilangan unit, berat bersih, berat kasar, kod pengenalan barang dan dimensi yang diperlukan, dan ia tidak boleh menggantikan invois komersial.
Untuk pesanan pad brek dengan pelbagai SKU, disyorkan untuk senaraikan SKU pelanggan, nombor bahan pembekal, jumlah set dalam setiap kotak, bilangan kotak, jumlah keseluruhan set, julat nombor kotak, nombor palet, berat bersih, berat kasar dan isipadu secara terperinci untuk setiap baris. Semak semula selepas pembungkusan selesai, jangan salin terus jumlah yang dirancang.
4. Bill of Lading atau waybill merupakan dokumen pengangkutan
Pengangkutan laut mungkin menggunakan Bill of Lading laut atau waybill laut, manakala pengangkutan udara menggunakan air waybill; bentuknya bergantung pada pengaturan pengangkutan dan penghantaran. Maklumat pengirim, penerima, pihak yang dimaklumkan, pelabuhan, bilangan unit, berat, deskripsi barang dan maklumat caj pengangkutan harus selaras dengan tempahan kapal dan dokumen lain. Penggunaan dokumen asli, waybill laut atau telex release akan mempengaruhi proses pelepasan barang, dan harus disahkan terlebih dahulu oleh pembeli, penjual, ejen kargo, pengangkut dan bank.
5. Dokumen asal negara bukan bermakna layak mendapat keistimewaan secara automatik
Negara destinasi, perjanjian perdagangan atau pelanggan mungkin memerlukan sijil asal negara, pengisytiharan atau bukti lain. Trade.gov menasihatkan bahawa walaupun invois komersial mengandungi maklumat serupa, sijil asal negara masih mungkin diperlukan secara berasingan. Format dokumen, kelayakan pengeluaran atau pengisytiharan sendiri, peraturan asal negara serta syarat permohonan keistimewaan mesti disemak berdasarkan negara destinasi dan transaksi tertentu; kadar tarif keistimewaan tidak boleh disimpulkan hanya berdasarkan label ‘Dibuat di China’.
6. Produk dan dokumen pematuhan disesuaikan mengikut pasaran
Bergantung pada negara destinasi dan keperluan pelanggan, mungkin juga diperlukan kelulusan produk, laporan ujian, pengisytiharan pematuhan, maklumat bahan atau label, permit import, sijil insurans atau dokumen pemeriksaan. Sijil sistem pengurusan tidak boleh menggantikan kelulusan produk, dan laporan untuk satu jenis pad atau formula tertentu juga tidak boleh secara automatik meliputi keseluruhan katalog. Buat matriks aplikasi dokumen untuk setiap SKU atau setiap keluarga produk.
7. Kaedah pembayaran akan menambah syarat dokumen
Letter of Credit, collection atau pembiayaan bank mungkin menetapkan nama dokumen, bilangan salinan, tandatangan, tarikh, tempoh penghantaran dan teks yang diperlukan. Bank akan menyemak dokumen mengikut syarat yang ditetapkan, namun ini tidak menggantikan pemeriksaan teknikal produk. Kontrak, Letter of Credit, maklumat penempahan kapal dan rancangan pengeluaran perlu disemak silang sebelum ia dikeluarkan atau disahkan, untuk mengelakkan keadaan di mana syarat dokumen tidak dapat dipenuhi setelah barang telah siap dihasilkan.
8. Wujudkan semakan keseragaman dokumen
Sebelum penghantaran, bandingkan satu persatu nama entiti, alamat, nombor invois, SKU, penerangan, kuantiti, unit, bilangan kotak, berat, jumlah, mata wang, terma perdagangan, pelabuhan dan tarikh dalam kontrak, pesanan, invois komersial, senarai kandungan, draf bill of lading dan dokumen asal negara. Tentukan dengan jelas siapa yang akan membuat, menyemak, meluluskan serta tarikh akhir pengesahan, dan simpan versi akhir tersebut.
9. Importir bertanggungjawab untuk mengesahkan keperluan negara destinasi
Panduan negara-negara di Trade.gov juga menunjukkan bahawa keperluan import dan dokumen berbeza mengikut pasaran. Importir perlu mengesahkan keperluan semasa dengan kastam negara destinasi, ejen pengisytiharan, bank dan agensi berkuasa yang berkaitan sebelum membuat pesanan. Pembekal boleh membantu menyediakan maklumat fakta, tetapi tidak boleh menggantikan tanggungjawab pengisytiharan di tempatan oleh importir.
Senarai dokumen yang perlu disediakan untuk penghantaran
Setelah mengatur maklumat negara sasaran, entiti importir, senarai SKU, kaedah pengangkutan, terma perdagangan dan kaedah pembayaran, ia boleh disampaikan melaluiBorang Keperluan Pembeliankepada Baotai. Nama dokumen akhir, kandungan, keperluan pengeluaran dan pengisytiharan harus mengikut peraturan semasa negara destinasi, kontrak serta pengesahan daripada pengangkut, bank dan ejen profesional.
