Saat mengimpor pelat rem dari Tiongkok, ketidaksesuaian antara faktur komersial, daftar kemasan, dan bill of lading dalam hal nama produk, jumlah, berat, jumlah kemasan, atau informasi pengirim/penerima dapat menyebabkan perubahan dokumen, keterlambatan pemeriksaan bea cukai, biaya tambahan, atau ketidaksesuaian dokumen pembayaran. Dokumen yang diperlukan bervariasi tergantung pada negara tujuan, ketentuan perdagangan, metode pengiriman, cara pembayaran, dan persyaratan produk, sehingga daftar dokumen sebaiknya dibuat sebelum produksi, bukan setelah barang tiba di pelabuhan.
1. Faktur sementara digunakan untuk mengonfirmasi skema transaksi
Faktur sementara umumnya digunakan untuk persetujuan internal pembeli, penataan pembayaran, izin impor, atau persiapan pemesanan kapal. Di dalamnya dapat dicantumkan nama pihak penjual dan pembeli, produk, SKU, jumlah, harga per satuan, total harga, mata uang, istilah perdagangan serta lokasi yang ditentukan, syarat pembayaran, waktu pengiriman yang diperkirakan, metode kemasan, dan masa berlaku. Ini bukan faktur komersial yang final, sehingga perubahan selanjutnya harus disesuaikan dengan kontrak, pesanan, dan dokumen akhir.
2. Faktur komersial harus mendeskripsikan transaksi sesungguhnya secara akurat
Trade.gov mendefinisikan faktur komersial sebagai dokumen yang menjelaskan barang yang dijual dan jumlah uang yang harus dibayar antara eksportir dan pembeli, serta merupakan salah satu dokumen utama yang digunakan oleh bea cukai untuk menilai tarif. Bidang-bidang umumnya meliputi penjual, pembeli, penerima, nomor dan tanggal faktur, nomor pesanan, nama produk yang akurat, SKU atau nomor referensi, jumlah dan satuan, harga per satuan, total harga, mata uang, negara asal, istilah perdagangan, dan informasi pengiriman.
Nama produk harus benar, spesifik, dan sesuai dengan persyaratan deklarasi setempat; jangan hanya tulis ‘suku cadang mobil’ atau gunakan deskripsi yang tidak akurat demi menghindari pajak. Klasifikasi HS, nilai deklarasi, dan negara asal harus dikonfirmasi oleh importir dan petugas bea cukai yang kompeten berdasarkan fakta dan aturan negara tujuan.
3. Daftar kemasan mendeskripsikan cara pengemasan barang
Daftar kemasan ekspor harus memungkinkan bea cukai, pengangkut, dan gudang untuk mengaitkan dokumen dengan barang fisiknya. Trade.gov menyatakan bahwa daftar kemasan ekspor umumnya mencantumkan penjual, pembeli, pengirim, informasi faktur, metode pengiriman, jenis kemasan, jumlah, jumlah paket, berat bersih, berat kotor, label kargo, serta dimensi yang diperlukan, dan tidak dapat menggantikan faktur komersial.
Untuk pesanan pelat rem dengan banyak SKU, disarankan untuk mencantumkan secara terpisah SKU pelanggan, nomor bahan pemasok, jumlah set per kotak, jumlah kotak, total jumlah set, rentang nomor kotak, nomor palet, berat bersih, berat kotor, dan volume. Lakukan verifikasi lagi setelah kemasan selesai dibuat, jangan langsung menyalin jumlah yang direncanakan.
4. Bill of Lading atau Waybill merupakan dokumen pengiriman
Pengiriman laut mungkin menggunakan Bill of Lading atau Air Waybill, sedangkan pengiriman udara menggunakan Air Waybill; bentuknya ditentukan berdasarkan pengaturan pengangkut dan penyerahan. Informasi pengirim, penerima, pihak pemberitahuan, pelabuhan, jumlah barang, berat, deskripsi barang, dan informasi biaya pengiriman harus sesuai dengan pemesanan kapal dan dokumen lainnya. Penggunaan dokumen asli, Air Waybill, atau telex release akan mempengaruhi proses pelepasan barang, dan harus dikonfirmasi terlebih dahulu oleh pembeli, penjual, freight forwarder, pengangkut, dan bank.
5. Dokumen asal negara bukan berarti otomatis mendapatkan diskon
Negara tujuan, perjanjian perdagangan, atau pelanggan mungkin mengharuskan adanya sertifikat asal negara, pernyataan, atau bukti lainnya. Trade.gov mengingatkan bahwa meskipun faktur komersial berisi informasi serupa, masih mungkin diperlukan sertifikat asal negara secara terpisah. Format dokumen, kualifikasi penerbitan atau pernyataan mandiri, aturan asal negara, serta syarat permohonan diskon harus diverifikasi sesuai dengan negara tujuan dan transaksi tertentu; tidak boleh mengasumsikan tarif diskon hanya berdasarkan label ‘Buatan Tiongkok’.
6. Produk dan dokumen kepatuhan disesuaikan dengan pasar
Bergantung pada negara tujuan dan persyaratan pelanggan, mungkin diperlukan pula persetujuan produk, laporan tes, pernyataan kesesuaian, data material atau label, izin impor, sertifikat asuransi, atau dokumen inspeksi. Sertifikat sistem manajemen tidak dapat menggantikan persetujuan produk, dan laporan untuk satu tipe atau formulasi tertentu juga tidak dapat secara otomatis mencakup seluruh katalog. Buat matriks aplikasi dokumen per SKU atau per kelompok produk.
7. Metode pembayaran dapat menambah persyaratan dokumen
L/C, collection, atau pembiayaan bank mungkin mengatur nama dokumen, jumlah salinan, tanda tangan, tanggal, batas waktu pengiriman, dan ketentuan penulisan. Bank akan memeriksa dokumen sesuai syarat yang ditetapkan, namun hal tersebut tidak menggantikan proses penerimaan teknis produk. Kontrak, L/C, informasi pemesanan kapal, dan rencana produksi harus dicek secara silang sebelum penerbitan atau konfirmasi, agar tidak terjadi situasi di mana syarat dokumen baru diketahui setelah barang sudah selesai diproduksi.
8. Membangun sistem pemeriksaan kesesuaian dokumen
Sebelum pengiriman, bandingkan satu per satu nama entitas, alamat, nomor faktur, SKU, deskripsi, jumlah, satuan, jumlah kemasan, berat, jumlah uang, mata uang, istilah perdagangan, pelabuhan, dan tanggal pada kontrak, pesanan, faktur komersial, daftar kemasan, draf bill of lading, dan dokumen asal usul. Tentukan dengan jelas siapa yang membuat, siapa yang memeriksa, siapa yang menyetujui, serta batas waktu konfirmasi terakhir, lalu simpan versi akhirnya.
9. Importir bertanggung jawab untuk memastikan persyaratan negara tujuan
Panduan dari Trade.gov untuk berbagai negara juga menunjukkan bahwa persyaratan dan dokumen impor bervariasi tergantung pasar. Importir harus memastikan persyaratan saat ini kepada bea cukai negara tujuan, agen pengiriman barang, bank, dan otoritas terkait sebelum memesan barang. Pemasok dapat membantu menyediakan informasi faktual, tetapi tidak dapat menggantikan tanggung jawab importir dalam proses deklarasi di negara setempat.
Menyiapkan daftar dokumen pengiriman
Setelah mengumpulkan informasi tentang negara tujuan, entitas importir, daftar SKU, metode transportasi, ketentuan perdagangan, dan metode pembayaran, dokumen tersebut dapat disampaikan melaluiFormulir permintaan pembelianke Baotai. Nama dokumen akhir, isi, persyaratan penerbitan, dan deklarasi harus disesuaikan dengan peraturan berlaku di negara tujuan, kontrak, serta konfirmasi dari pengangkut, bank, dan agen profesional.
