Beim Import von Bremsscheiben aus China können Abweichungen zwischen Rechnung, Packliste und Frachtpapieren hinsichtlich des Produktnamens, der Menge, des Gewichts, der Anzahl der Kartons oder der Informationen über Absender und Empfänger zu Änderungen der Dokumente, Verzögerungen bei der Zollabfertigung, zusätzlichen Kosten oder Unstimmigkeiten bei den Zahlungsdokumenten führen. Die benötigten Dokumente variieren je nach Bestimmungsland, Handelsbedingungen, Transportart, Zahlungsmethode und Produkterfordernissen. Deshalb sollte bereits vor der Produktion eine Liste der Dokumente erstellt werden, anstatt erst nach Ankunft der Ware nachzuhelfen.
1. Formelle Rechnung zur Bestätigung des Geschäftsplans
Formelle Rechnungen werden in der Regel für die interne Genehmigung durch den Käufer, die Vereinbarung der Zahlungen, die Erteilung von Einfuhrgenehmigungen oder die Vorbereitung der Frachtbuchung verwendet. Darin können Käufer und Verkäufer, Produkt, SKU, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Währung, Handelsbedingungen sowie Ort der Lieferung, Zahlungsbedingungen, voraussichtliche Lieferzeit, Verpackung und Gültigkeitsdauer aufgeführt werden. Es handelt sich dabei nicht um die endgültige Geschäftsrechnung; spätere Änderungen müssen entsprechend im Vertrag, in der Bestellung und in den endgültigen Dokumenten berücksichtigt werden.
2. Die Handelsrechnung muss den tatsächlichen Geschäftsverlauf genau beschreiben.
Trade.gov definiert die Handelsrechnung als Dokument, mit dem der Verkäufer dem Käufer die verkauften Waren sowie den zu zahlenden Betrag darlegt; sie ist außerdem eines der wichtigsten Dokumente, die die Zollbehörden bei der Berechnung von Zöllen heranziehen. Zu den üblichen Feldern gehören Verkäufer, Käufer, Empfänger, Rechnungsnummer und -datum, Bestellnummer, genauer Artikelname, SKU oder Referenznummer, Menge und Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis, Währung, Herkunftsland, Handelsbedingungen sowie Transportinformationen.
Der Artikelname muss wahrheitsgetreu, konkret und den lokalen Deklarationsanforderungen entsprechen; es dürfen nicht nur Begriffe wie „Autoersatzteile“ verwendet werden oder ungenaue Beschreibungen zum Zweck der Steuerberechnung gegeben werden. Die HS-Klassifizierung, die deklarierte Wertangabe sowie das Herkunftsland müssen vom Importeur sowie von qualifizierten Zolldienstleistern auf der Grundlage der Fakten und der Vorschriften des Bestimmungslandes festgelegt werden.
3. Die Verpackungsliste beschreibt, wie die Waren verpackt sind.
Die Exportverpackungsliste muss es der Zollbehörde, dem Frachtführer und dem Lager ermöglichen, die Unterlagen mit den tatsächlichen Waren abzugleichen. Laut Trade.gov enthält eine Exportverpackungsliste in der Regel Angaben zum Verkäufer, Käufer, Versender, Rechnungsdaten, Transportart, Verpackungstyp, Menge, Stückzahl, Nettogewicht, Bruttogewicht, Frachtzeichen sowie notwendige Abmessungen und ersetzt keine Handelsrechnung.
Für Bestellungen mit mehreren SKU-Bremsscheiben wird empfohlen, Kunden-SKU, Lieferanten-Teilenummern, Stückzahl pro Karton, Anzahl der Kartons, Gesamtstückzahl, Kartonnummernbereich, Palettennummern, Nettogewicht, Bruttogewicht und Volumen jeweils einzeln aufzulisten. Überprüfen Sie die Angaben nach dem endgültigen Verpacken und kopieren Sie nicht einfach die ursprünglich geplanten Mengen.
4. B/L oder Frachtpapiere sind Transportdokumente
Beim Seetransport werden oft See-B/L oder Seefrachtpapiere verwendet, beim Lufttransport Luftfrachtpapiere – die genaue Form hängt von den Fracht- und Liefervereinbarungen ab. Versender, Empfänger, Benachrichtigte Partei, Häfen, Stückzahl, Gewicht, Beschreibung der Ware sowie Frachtdaten müssen mit der Buchung und anderen Dokumenten übereinstimmen. Die Verwendung von Original-B/L, Seefrachtpapieren oder elektronischer Freigabe beeinflusst den Entladeprozess und muss im Voraus zwischen Käufer, Verkäufer, Spediteur, Frachtführer und Bank geklärt werden.
5. Herkunftsbelege bedeuten keinen automatischen Anspruch auf Vergünstigungen
Das Zielland, Handelsabkommen oder der Kunde können ein Herkunftszeugnis, eine Erklärung oder andere Nachweise verlangen. Laut Trade.gov kann selbst bei Angaben in der Handelsrechnung weiterhin ein Herkunftszeugnis erforderlich sein. Format, Ausstellungsbedingungen oder Selbstdeklarationsvoraussetzungen, Herkunftsregeln sowie Bedingungen für die Beantragung von Vergünstigungen müssen je nach Zielland und konkreter Transaktion überprüft werden; ein „Made in China“-Schild rechtfertigt keinen automatischen Anspruch auf vergünstigte Zölle.
6. Produkte und Konformitätsdokumente werden je nach Markt angepasst
Je nach Zielland und Kundenanforderungen können außerdem Produktgenehmigungen, Prüfberichte, Konformitätserklärungen, Material- oder Etikettenunterlagen, Einfuhrgenehmigungen, Versicherungsnachweise oder Inspektionsdokumente benötigt werden. Zertifikate eines Managementsystems ersetzen keine Produktgenehmigung, und Berichte für einen bestimmten Scheibentyp oder eine bestimmte Zusammensetzung decken nicht automatisch die gesamte Produktlinie ab. Erstellen Sie eine Matrix zur Zuordnung der Dokumente pro SKU oder Produktfamilie.
7. Die Zahlungsmethoden erweitern die Anforderungen an die Dokumente
Wechsel, Akkreditive oder Bankfinanzierungen können Vorgaben bezüglich der Dokumentennamen, Anzahl, Unterschriften, Datumsangaben, Frachtfristen und Formulierungen enthalten. Die Bank prüft die Dokumente nach diesen Bedingungen, ersetzt dies jedoch nicht durch eine technische Prüfung des Produkts. Verträge, Wechsel, Buchungsdaten sowie Produktionspläne sollten vor Erstellung oder Bestätigung gegenseitig überprüft werden, um zu vermeiden, dass nach Fertigstellung der Ware festgestellt wird, dass die Dokumentanforderungen nicht erfüllt werden können.
8. Einführung einer Überprüfung auf Dokumentenkonsistenz
Vor dem Versand sollten Name, Adresse, Rechnungsnummer, SKU, Beschreibung, Menge, Einheit, Anzahl der Kartons, Gewicht, Betrag, Währung, Handelsbedingungen, Hafen sowie Datum in Vertrag, Auftrag, Warenrechnung, Packliste, Entwurf der Frachtpapiere und Ursprungsdokumenten Schritt für Schritt verglichen werden. Es muss klar sein, wer welche Dokumente erstellt, prüft und genehmigt sowie bis zu welchem Zeitpunkt die Endversion bestätigt werden muss, und die endgültige Version muss aufbewahrt werden.
9. Der Importeur ist dafür verantwortlich, die Anforderungen des Ziellands zu überprüfen
Auch die Landesrichtlinien von Trade.gov zeigen, dass Importanforderungen und -dokumente je nach Markt variieren. Der Importeur sollte vor der Bestellung bei der Zollbehörde, dem Zolldienstleister, der Bank sowie den zuständigen Behörden im Zielland die aktuellen Anforderungen klären. Der Lieferant kann unterstützend Faktenmaterial bereitstellen, ersetzt dies aber nicht die lokale Meldepflicht des Importeurs.
Erstellung einer Liste der Versanddokumente
Nachdem das Zielland, der Importeur, die SKU-Liste, der Transportweg, die Handelsbedingungen sowie die Zahlungsmethode erfasst wurden, kann man überdie Anfrageformularemit Baotai in Kontakt treten. Die endgültigen Dokumentennamen, Inhalte, Ausstellungs- und Meldeanforderungen richten sich nach den geltenden Vorschriften des Ziellands, dem Vertrag sowie den Bestätigungen des Spediteurs, der Bank und der Fachagentur.
