Bij de import van remblokken uit China kunnen discrepanties tussen de commerciële factuur, het verpakkingsoverzicht en de vrachtbrief met betrekking tot productnaam, hoeveelheid, gewicht, aantal verpakkingen of informatie over afzender en ontvanger leiden tot wijzigingen van documenten, vertragingen bij de douaneafhandeling, extra kosten of onovereenstemmingen in de betalingsdocumenten. De benodigde documenten verschillen afhankelijk van het bestemmland, de handelsvoorwaarden, het vervoersmiddel, de betaalmethode en de eisen aan het product; daarom moet een lijst met documenten al vóór de productie worden opgesteld, in plaats van pas na aankomst van de goederen maatregelen te nemen.
1. Een voorlopige factuur dient ter bevestiging van de transactie
Een voorlopige factuur wordt meestal gebruikt voor interne goedkeuring door de koper, regelingen voor betaling, importvergunningen of voorbereidingen voor het boeken van transport. Hierin kunnen beide partijen, het product, SKU, hoeveelheid, prijs per stuk, totaalprijs, valuta, handelsvoorwaarden en aangewezen locatie, betalingsvoorwaarden, verwachte leverdatum, verpakking en houdbaarheidsdatum worden opgenomen. Het is geen definitieve commerciële factuur; eventuele latere wijzigingen moeten worden doorgevoerd in het contract, de bestelling en de definitieve documenten.
2. De handelsfactuur moet de daadwerkelijke transactie nauwkeurig beschrijven.
Trade.gov definieert een handelsfactuur als een document dat door de exporteur en koper wordt gebruikt om de verkochte goederen en de verschuldigde bedragen toe te lichten; het is tevens een van de belangrijkste documenten die de douane gebruikt bij het bepalen van de invoerrechten. Veelvoorkomende velden zijn de verkoper, koper, geadresseerde, factuurnummer en datum, bestelnummer, exacte productnaam, SKU of referentienummer, hoeveelheid en eenheid, prijs per eenheid, totaalbedrag, valuta, land van herkomst, handelscondities en transportinformatie.
De productnaam moet nauwkeurig, specifiek zijn en overeenkomen met de lokale declaratievereisten. Het mag niet alleen ‘autoonderdelen’ vermelden of onjuist beschreven worden om belastingdoeleinden te dienen. De HS-classificatie, de declaratiewaarde en de herkomst moeten door de importeur en gekwalificeerde douanemedewerkers worden bepaald op basis van de feiten en de regels van het bestemmingland.
3. Beschrijving in de verpakkingslijst van hoe de goederen verpakt zijn
Een exportverpakkingsoverzicht moet ervoor zorgen dat de douane, vervoerder en opslagplaats de documenten kunnen koppelen aan de daadwerkelijke goederen. Volgens Trade.gov bevat een exportverpakkingsoverzicht doorgaans informatie over de verkoper, koper, verzender, factuurgegevens, vervoerswijze, verpakkingstype, aantal stuks, totaal aantal verpakkingen, netto- en bruto-gewicht, markeringen en benodigde afmetingen, maar het kan de commerciële factuur niet vervangen.
Voor bestellingen van remblokken met meerdere SKU’s wordt aanbevolen om per rij de klantskuinummer, leveranciersartikelnummer, aantal setjes per verpakking, aantal verpakkingen, totaal aantal setjes, bereik van verpakkingennummers, palletnummers, netto- en bruto-gewicht en volume op te geven. Controleer dit nogmaals nadat de verpakkingen klaarstaan; kopieer de geplande hoeveelheden niet zomaar over.
4. De vrachtbrief of vervoersbon is het transportdocument
Voor zeevracht wordt vaak een maritieme vrachtbrief of maritieme vervoersbon gebruikt, terwijl voor luchtvracht een luchtvrachtbrief wordt gebruikt. De exacte vorm hangt af van de vervoerder en de afleveringsafspraken. De verzender, ontvanger, kennisgevende partij, havens, aantal stuks, gewicht, beschrijving van de lading en informatie over de vrachtkosten moeten overeenkomen met de boeking en andere documenten. Het gebruik van originele documenten, maritieme vervoersbonnen of elektronische vrijgaven heeft invloed op het proces van goederenaflevering en moet van tevoren worden gecommuniceerd tussen koper, verkoper, vrachtverwerker, vervoerder en bank.
5. Een oorsprongsdocument garandeert geen automatische voordeelverlening
Het bestemmingland, handelsakkoorden of klanten kunnen een oorsprongsattest, verklaring of andere bewijzen eisen. Volgens Trade.gov kunnen zelfs als de factuur soortgelijke informatie bevat, nog aparte oorsprongsattesten worden vereist. Het formaat van het document, de vereisten voor uitgifte of zelfverklaring, de oorsprongsregels en de voorwaarden voor het aanvragen van voordeelverlening moeten per bestemmingland en specifieke transactie worden gecontroleerd; er kan niet zomaar vanuit worden gegaan dat er een gunstige tariefregeling is alleen op basis van het label ‘Gemaakt in China’.
6. Producten en conformiteitsdocumenten worden aangepast aan de markt
Afhankelijk van de eisen van het bestemmingland en de klant kunnen ook productgoedkeuring, testrapporten, conformiteitsverklaringen, materiaal- of etiketteringsinformatie, importvergunningen, verzekeringscertificaten of inspectiedocumenten nodig zijn. Certificaten voor managementsystemen kunnen productgoedkeuring niet vervangen, en rapporten voor één bepaald type of formule dekken evenmin automatisch een hele productlijn. Stel een matrix op die aangeeft welke documenten van toepassing zijn per SKU of per productfamilie.
7. De betalingsmethode beïnvloedt de vereisten voor documenten
Lettres de crédit, collecte of bankfinanciering kunnen vereisten stellen met betrekking tot de naam van de documenten, het aantal exemplaren, handtekeningen, data, verzendtermijnen en tekst. De bank controleert de documenten volgens de opgestelde voorwaarden, maar vervangt dit niet door een technische acceptatie van het product. Contracten, letters of crédit, reserveringsinformatie en productieplannen moeten vóór het openen of bevestigen van de credit worden gecrosschecked, om te voorkomen dat de documenten na levering onvoldoende zijn.
8. Voer controles uit op consistentie van documenten
Voor vertrek moet men zorgvuldig vergelijken welke namen, adressen, factuurnummers, SKU’s, beschrijvingen, hoeveelheden, eenheden, aantal kisten, gewichten, bedragen, valuta’s, handelsvoorwaarden, havens en data voorkomen in het contract, de bestelling, de commerciële factuur, de paklijst, het concept bill of lading en de oorsprongsdocumenten. Het is belangrijk vast te stellen wie ze maakt, wie ze controleert, wie ze goedkeurt en wanneer de laatste bevestiging moet plaatsvinden, en de uiteindelijke versie moet worden bewaard.
9. De importeur is verantwoordelijk voor het controleren van de vereisten in het bestemmeland
De richtlijnen van Trade.gov per land maken ook duidelijk dat importvereisten en -documenten per markt verschillen. De importeur moet vóór het plaatsen van de bestelling de huidige vereisten controleren bij de douane van het bestemmeland, de douanebemiddelaar, de bank en de relevante toezichthouders. De leverancier kan waarheidsgetrouwe informatie verstrekken, maar neemt niet de plaats in van de importeur voor de lokale aangifteplicht.
Maak een lijst van documenten die nodig zijn voor verzending
Na het ordenen van het doelland, de importeur, de SKU-lijst, het vervoermiddel, de handelsvoorwaarden en de betalingsmethode, kan men viade aanvraagformulier voor inkoopcontact opnemen met Baotai. De uiteindelijke namen, inhoud, uitgifte- en aangiftevereisten van de documenten worden bepaald door de geldende regels van het bestemmeland, het contract en de bevestiging door de vervoerder, bank en professionele agenten.
