Bij kwaliteitsproblemen met geïmporteerde remblokken ontstaan vaak twee uitersten: ofwel wordt het hele lading product onmiddellijk als niet conform beschouwd bij gebrek aan informatie, ofwel worden ze verder verkocht op basis van een enkele uitspraak van de leverancier dat dit ‘normaal’ is. Een veiligere aanpak is eerst personeel en de markt te beschermen, daarna bewijsmateriaal te bewaren, het probleemgebied af te bakenen en samen met de contractpartij een herinspectie uit te voeren.
1. Stop eerst met veiligheidsgerelateerde incidenten en neem maatregelen
Als het conflict betrekking heeft op remmingsproblemen, abnormale slijtage, rookontwikkeling, brand, lichamelijk letsel of schade aan voertuigen of eigendommen, moet de verkoop, installatie of gebruiks van de betreffende producten onmiddellijk worden gestopt. Isoleer de voorraden en informeer de bevoegde verantwoordelijken. Accidentele voertuigen, onderdelen en gegevens moeten door gekwalificeerd personeel volgens de geldende eisen worden bewaard en onderzocht; dit artikel kan geen vervanging zijn voor een ongevalsonderzoek, beslissing over een terugroepactie of een toezichthoudend rapport.
2. Isoleer eerst, vernietig het bewijsmateriaal niet
Blokkeer de relevante voorraden per SKU, batchnummer, doosnummer, leverdatum en opslagplaats om verdere verzending te voorkomen. Bewaar ongeopende monsters, gebruikte onderdelen, accessoires en de oorspronkelijke verpakking. Was, bewerk of demonteer geen belangrijke oppervlakken alleen om foto’s te maken. Noteer wie de monsters bewaart, wanneer en bij elke verplaatsing. Stel indien nodig verslagen op van het verzegelen en overdragen van monsters.
3. Beschrijf het probleem met feiten
In kwaliteitsmeldingen moeten waargenomen feiten, meetresultaten, klantverklaringen en nog te verifiëren conclusies worden onderscheiden. Er moeten minimaal bestellingsovereenkomsten, klantsku’s, leveranciersreferenties, batches, hoeveelheden, locatie van de bevindingen, informatie over het voertuig of de toepassing, installatiedistantie of -tijd, omgevingsomstandigheden, foto’s, video’s, meetmethoden en apparatuur worden opgenomen. Schrijf niet alleen ‘hoge geluidsniveaus’, ‘niet conform’ of ‘verschilt van het monster’.
4. Controleer het contract en de goedgekeurde versie
Vergelijk het betwiste product met de bijlagen van de bestelling, tekeningen of specificaties, materiaalplannen, goedgekeurde monsters, etiketten, verpakkingsontwerpen, testmateriaal en wijzigingsgeschiedenis. Controleer eerst of beide partijen dezelfde versie vergelijken. Een overeenkomstige kruisnummering betekent niet automatisch dat alle afmetingen, bijlagen en materialen identiek zijn; gouden monsters geven evenmin alle technische vereisten weer.
5. Definieer samen met de leverancier het getroffen bereik
Vraag de leverancier om op basis van productie- en traceeringsrecords informatie te verstrekken over de relevante materiaalbatchen, werkorders, productiedata, controleverslagen, verpakkingsgegevens en het verzendgebied binnen dezelfde batch. Het getroffen bereik kan eerst vanuit een conservatieve grens worden vastgesteld en vervolgens worden ingekort naarmate er meer bewijsmateriaal beschikbaar komt. Vergeet niet om zonder bewijs het probleem van één monster niet uit te breiden naar alle historische bestellingen, noch alleen retournerde stuks te controleren.
6. De methode voor hercontrole moet van tevoren worden afgesproken
Beide partijen moeten schriftelijk bevestigen welk monster wordt gekozen, in hoeveel exemplaren, hoe het wordt verzegeld, vervoerd, naar welk laboratorium, welke testmethoden worden gebruikt, op welke criteria wordt geoordeeld, wie de kosten draagt en hoe getuigenissen worden verzameld. Derdenrapporten moeten ook de identiteit en toepassingsgebied van het monster controleren. Als beide partijen verschillende methoden of standaardenversies gebruiken, kunnen de resultaten niet direct vergeleken worden.
7. Analyse van de oorzaak mag niet stoppen bij ‘foutieve handeling’
De analyse van de leverancier moet uitleggen hoe het probleem is ontstaan, waarom het niet tijdens het proces of de uitgaande controle is opgemerkt, welke batches zijn getroffen en hoe het bewijsmateriaal de conclusies ondersteunt. Maatregelen moeten onderscheid maken tussen tijdelijke beperking, correctie van het probleem, eliminatie van de oorspronkelijke oorzaak en validatie van de effectiviteit. Alleen het toevoegen van één volledige controle of het herinneren van medewerkers geeft doorgaans geen aanwijzing dat systemische risico’s zijn weggenomen.
8. Claimen zijn gebaseerd op contracten, bewijsmateriaal en daadwerkelijke schade
Mogelijke oplossingen omvatten sortering, herwerkingswerk, aanvullende levering, korting, retournering of andere schriftelijke regelingen. Bij het berekenen moeten producten, transportkosten, opslag, controle, herwerkingswerk en klantafhandeling apart worden verwerkt, en moeten de originele bewijzen worden bewaard. Aansprakelijkheid, termijnen voor kennisgeving, indirecte schade, verzekering en juridische hulp hangen af van het contract en de toepasselijke wetgeving en moeten worden bevestigd door een gespecialiseerde adviseur.
Volgens UNCITRAL biedt de CISG wanneer deze van toepassing is een algemeen kader voor de conformiteit van goederen, verplichtingen en remedies bij schending in internationale koop van goederen, maar niet alle transacties of problemen vallen daaronder. Beoordeel geen juridische termijnen of aansprakelijkheden uitsluitend op basis van artikelen.
9. Update volgende bestellingen voordat geschillen worden afgesloten
Na bevestiging van de oorzaak en maatregelen, controleer of technische specificaties, het toeleveringsbeheersplan van de leverancier, inspectielijsten, etiketten, verpakkingen en de inkoopovereenkomst aangepast moeten worden. De volgende bestellingen moeten verwijzen naar de nieuwe versie en duidelijk maken of hersturing van monsters, versterkte inspecties of geleidelijke herstel van de levering nodig is.
Stel een bewijskit op voor kwaliteitsgeschillen
Door bestellingen, SKU’s, batches, foto’s, metingen, opslag van monsters, herinspecties en gegevens over schade te ordenen, kan men viaNeem contact op met onscommuniceren met Baotai. Specifieke beoordelingen, herinspecties, afhandeling en schadevergoeding moeten gebaseerd zijn op fysieke producten, geldige documenten, de overeengekomen contracten en relevante professionele adviezen.
