İthal fren pedlerinde kalite anlaşmazlığı yaşandığında genellikle iki aşırı uç görülür: Yeterli bilgi olmadan tüm parti ürünün kalitesiz olduğu hemen karara bağlanır ya da sadece tedarikçinin ‘normal bir durum’ demesiyle satışlara devam edilir. Daha güvenli yaklaşım, önce personeli ve pazarı korumak, ardından kanıtları saklamak, sorunun kapsamını belirlemek ve sözleşme hükümlerine göre ortak bir inceleme yapmaktır.
1. Güvenlikle ilgili olaylarda öncelikle durdurma ve seviye yükseltme
Eğer anlaşmazlık frenin işlevsiz kalması, anormal aşınma, duman çıkması, yangın, kişisel yaralanmalar veya araç ve mal varlığı hasarlarıyla ilgiliyse, ilgili ürünlerin satışı, montajı veya kullanımı derhal durdurulmalı, stoklar izole edilmeli ve yetkili sorumlular bilgilendirilmelidir. Kaza yapan araçlar, parçalar ve veriler, geçerli gerekliliklere uygun şekilde nitelikli profesyoneller tarafından saklanmalı ve incelenmelidir; bu metin kaza soruşturmaları, geri çağırma kararları veya düzenleyici raporlar yerine geçmez.
2. Önce izole edin, kanıtları bozmayın
İlgili stoklar, SKU, parti numarası, teslim tarihi ve depo konumu esas alınarak kilitlemeli ve yeni sevkiyatların yapılmasının önüne geçilmelidir. Açılmamış örnekler, kullanılmış parçalar, ek aksesuarlar ve orijinal ambalajlar saklanmalı; fotoğraf çekmek amacıyla temel yüzeylerin temizlenmesi, zımparalanması veya sökülmesinden kaçınılmalıdır. Saklayan kişi, zaman ve her bir transfer kaydedilmeli, gerekirse örneklerin mühürlenmesi ve devri için kayıtlar tutulmalıdır.
3. Sorunu gerçeklere dayanarak açıklayın
Kalite bildirimlerinde gözlemlenen gerçekler, ölçüm sonuçları, müşteri ifadeleri ve doğrulanması gereken varsayımlar birbirinden ayrılmalıdır. En azından satın alma siparişi, müşteri SKU’su, tedarikçi parça kodu, parti numarası, miktar, bulunduğu yer, araç veya uygulama bilgileri, montaj mesafesi veya süresi, çevre koşulları, fotoğraflar, videolar, ölçüm yöntemleri ve ekipmanlar yer almalıdır. Sadece ‘yüksek gürültü’, ‘kalitesiz’ veya ‘örnekten farklı’ gibi ifadeler kullanılmamalıdır.
4. Sözleşmeyi ve onaylanmış versiyonu kontrol edin
Tartışmalı ürünler, sipariş ekleri, çizimler veya özellikler, malzeme seçenekleri, onaylanmış numuneler, etiketler, paketleme taslakları, test belgeleri ve değişiklik kayıtları ile karşılaştırılmalıdır. Öncelikle tarafların aynı versiyonu karşılaştırdığından emin olunmalıdır. Çapraz numaralandırma eşleşmesi, tüm boyutların, eklerin ve malzemelerin mutlaka aynı olduğu anlamına gelmez; altın numuneler de tüm teknik gereksinimleri yansıtamaz.
5. Etki alanını tedarikçi ile birlikte belirleyin
Tedarikçiden, ilgili malzeme partilerini, iş emirlerini, üretim tarihlerini, kontrol kayıtlarını, paketleme kayıtlarını ve aynı partiyle gönderilen ürün kapsamını üretim ve izleme kayıtlarına dayanarak açıklaması istenmelidir. Etki alanı başlangıçta daha koruyucu sınırlarla belirlenebilir ve kanıtlar arttıkça daraltılabilir. Hiçbir temele dayanmadan tek bir örneğin sorununu tüm geçmiş siparişlere genişletilmemeli, sadece iade edilen tekil ürünler kontrol edilmemelidir.
6. Tekrar kontrol yöntemleri önceden kararlaştırılmalıdır
Taraflar, örnek seçimi, miktarı, mühürlenmesi, taşınması, laboratuvar, test yöntemleri, karar kriterleri, maliyetler ve tanıklık şekilleri konusunda yazılı olarak anlaşmalıdır. Üçüncü taraf raporlarında da örneklerin kimliği ve uygulama kapsamı doğrulanmalıdır. Taraflar farklı yöntemler veya farklı versiyon standartları kullanıyorsa, elde edilen sonuçlar doğrudan karşılaştırılamayabilir.
7. Temel neden analizi 'operasyonel hata'da kalmamalıdır
Tedarikçinin analizi, sorunun nasıl ortaya çıktığını, neden süreç veya sevkiyat kontrolünde tespit edilmediğini, hangi partilerin etkilendiğini ve sonuçları destekleyen kanıtların neler olduğunu açıklamalıdır. Alınacak önlemler arasında geçici durdurma, sorunu düzeltme, temel nedeni ortadan kaldırma ve etkinliği doğrulama yer almalıdır. Sadece bir kez tam kontrol yapmak veya çalışanları uyarmak, genellikle sistemik riskin ortadan kalktığını göstermez.
8. Tazminat talepleri sözleşme, kanıtlar ve gerçek zararlara dayanmalıdır
Olası çözüm yolları arasında ayıklama, yeniden işleme, stok takviyesi, indirim, iade veya diğer yazılı planlar bulunur. Hesaplama sırasında ürün, nakliye, depolama, kontrol, yeniden işleme ve müşteri işlemleri gibi kalemler ayrılmalı ve orijinal belgeler saklanmalıdır. Sorumluluk, bildirim süreleri, dolaylı zararlar, sigorta ve hukuki çözümler sözleşmeye ve geçerli yasalara bağlıdır ve bu konular uzman danışmanlar tarafından teyit edilmelidir.
UNCITRAL açıklamasına göre, CISG uygulandığında uluslararası mal satışları kapsamında malların uygunluğu, yükümlülükler ve ihlal durumlarında alınacak çözümler için genel bir çerçeve sağlar; ancak tüm işlemleri veya sorunları kapsamaz. Hukuki süreler veya sorumluluklar konusunda yalnızca bu metne dayanmayın.
9. Anlaşmazlık sona ermeden önce sonraki siparişleri güncelleyin
Temel nedenler ve alınacak önlemler belirlendikten sonra, teknik özelliklerin, tedarikçi kontrol planlarının, denetim listelerinin, etiketlerin, paketlemenin ve satın alma sözleşmelerinin revize edilip edilmeye ihtiyacı olup olmadığını kontrol edin. Bir sonraki parti siparişlerde yeni versiyonlar kullanılmalı ve yeniden numune gönderilmesi, denetimlerin artırılması veya tedarikin aşamalı olarak yeniden başlatılması gerekip gerekmediği açıkça belirtilmelidir.
Kalite anlaşmazlıkları için kanıt paketi oluşturma
Siparişler, SKU'lar, parti numaraları, fotoğraflar, ölçümler, örneklerin saklanması, yeniden denetimler ve zarar bilgileri düzenlendikten sonra,Bize ulaşınBaoTai ile iletişime geçilebilir. Belirli sorunların değerlendirilmesi, yeniden denetimler, çözüm yolları ve tazminat işlemleri mutlaka fiziksel ürünler, geçerli belgeler, taraflar arasındaki sözleşme ve ilgili uzman görüşlerine dayanmalıdır.
