Gdy pojawiają się problemy jakościowe z importowanymi szczękami hamulcowymi, często występują dwa skrajne podejścia: albo natychmiast uznaje się całą partię za niezgodną z normami przy braku wystarczających informacji, albo kontynuuje się sprzedaż na podstawie stwierdzenia dostawcy, że jest to normalne zjawisko. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest najpierw ochrona personelu i rynku, a następnie zebranie dowodów, określenie zakresu problemu oraz zorganizowanie wspólnej weryfikacji zgodnie z umową.
1. W przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem należy natychmiast przerwać działanie i podnieść poziom alarmu
Jeśli spór dotyczy awarii hamulców, nietypowego zużycia, dymienia, pożaru, obrażeń ciała lub uszkodzeń mienia pojazdu, należy natychmiast wstrzymać sprzedaż, montaż lub użycie odpowiednich produktów, odizolować zapasy i poinformować upoważnionych kierowników. Pojazdy wypadkowe, części oraz dane powinny być przechowywane i badane przez wykwalifikowanych specjalistów zgodnie z obowiązującymi wymogami; niniejszy tekst nie może zastąpić dochodzenia w sprawie wypadku, decyzji o wycofaniu produktu ani raportu nadzorczego.
2. Najpierw izoluj, nie niszczyć dowodów
Zablokuj odpowiednie zapasy według SKU, partii, numeru pudełka, daty dostawy i miejsca przechowywania, aby zapobiec dalszej wysyłce. Zachowaj niesprzątane próbki, użyte elementy, akcesoria oraz oryginalne opakowania – nie myj, nie szlifuj ani nie demontuj kluczowych powierzchni w celu robienia zdjęć. Zapisuj imię osoby przechowującej, czas oraz każdą przekazanie, a w razie potrzeby twórz protokoły zamknięcia i przekazywania próbek.
3. Opisz problem na podstawie faktów
W komunikacie dotyczącym jakości należy odróżniać zaobserwowane fakty, wyniki pomiarów, stwierdzenia klienta oraz hipotezy wymagające weryfikacji. Musi on zawierać co najmniej zamówienie zakupowe, SKU klienta, numer materiału dostawcy, partię, ilość, miejsce znalezienia, informacje o pojazdzie lub zastosowaniu, przebieg lub czas montażu, warunki środowiskowe, zdjęcia, filmy, metody pomiaru oraz sprzęt użyty. Unikaj jedynie stwierdzeń takich jak „duży hałas”, „niezgodny z normami” czy „różni się od próbki”.
4. Sprawdź umowę oraz zatwierdzoną wersję
Porównaj produkt sporny z załącznikami zamówienia, rysunkami lub specyfikacjami, propozycjami materiałowymi, zatwierdzonymi próbkami, etykietami, projektami opakowań, dokumentacją testową oraz rejestracjami zmian. Najpierw upewnij się, że obie strony porównują tę samą wersję. Zgodność numeracji nie oznacza automatycznie, że wszystkie wymiary, załączniki i materiały są identyczne; złote próbki również nie odzwierciedlają wszystkich wymagań technicznych.
5. Wspólne określenie zakresu wpływu
Wymagaj od dostawcy przedstawienia informacji na temat partii materiałów, zleceń, dat produkcji, protokołów kontroli, danych pakowania oraz zakresu wysyłki tej samej partii, w oparciu o dane produkcyjne i rejestry śledzenia. Zakres wpływu można najpierw ustalić na bardziej rygorystycznych zasadach, a następnie go zawęzić w miarę pojawiania się dodatkowych dowodów. Nie rozszerzaj problemu jednej próbki na wszystkie zamówienia z przeszłości bez podstaw, ani nie bierz pod uwagę tylko zwroconych egzemplarzy.
6. Metody ponownej inspekcji muszą być uzgodnione z góry
Obie strony powinny pisemnie potwierdzić wybór próbek, ich ilość, sposób zapieczętowania, transport, laboratorium, metody testowania, kryteria oceny, koszty oraz sposoby nadzoru. Raporty stron trzecich również muszą potwierdzać tożsamość próbek i zakres ich zastosowania. Jeśli obie strony używają różnych metod lub wersji standardów, wyniki mogą nie być możliwe do bezpośredniego porównania.
7. Analiza przyczyn nie może skończyć się na „błędzie operacyjnym”
Analiza dostawcy powinna wyjaśnić, jak doszło do problemu, dlaczego nie został on wykryty podczas kontroli procesowej lub przy wydaniu produktu, które partie są dotknięte, oraz jak dowody potwierdzają te wnioski. Środki zaradcze powinny obejmować tymczasowe ograniczenie skutków, naprawę problemu, usunięcie przyczyny oraz weryfikację skuteczności. Jedynie dodatkowa pełna inspekcja lub przypomnienie pracownikom zazwyczaj nie wystarcza, by udowodnić, że ryzyko systemowe zostało wyeliminowane.
8. Roszczenia opierają się na umowie, dowodach i rzeczywistych stratach
Możliwe rozwiązania obejmują selekcję, przerobę, uzupełnienie zapasów, zniżki, zwrot towaru lub inne pisemne rozwiązania. Podczas obliczeń należy oddzielić koszty produktów, transportu, przechowywania, kontroli, przeróbki oraz obsługi klienta, zachowując przy tym oryginalne dokumenty. Odpowiedzialność, terminy powiadamiania, straty pośrednie, ubezpieczenie i środki prawne zależą od umowy oraz obowiązującego prawa i powinny być potwierdzone przez specjalistycznych doradców.
Zgodnie z wyjaśnieniami UNCITRAL, umowa CISG zapewnia, gdy jest stosowana, ogólne ramy dotyczące zgodności towarów, obowiązków oraz środków zaradczych w przypadku naruszeń przy międzynarodowych sprzedażach towarów, jednak nie obejmuje ona wszystkich transakcji ani problemów. Nie należy na podstawie tekstu oceniać terminów prawnych lub odpowiedzialności.
9. Aktualizacja kolejnych zamówień przed zakończeniem sporu
Po potwierdzeniu przyczyny źródłowej i działań naprawczych sprawdź, czy konieczna jest modyfikacja specyfikacji technicznych, planu kontroli dostawcy, listy kontrolnej, etykiet, opakowania oraz umowy zakupowej. Następne partie zamówień powinny odwoływać się do nowej wersji i jasno określać, czy wymagane jest ponowne wysłanie próbek, wzmocnienie kontroli lub stopniowe wznowienie dostaw.
Stworzenie zestawu dowodów dotyczących sporów jakościowych
Po uporządkowaniu zamówień, SKU, partii, zdjęć, pomiarów, przechowywania próbek, ponownych badań oraz danych o stratach, można skorzystać zskontaktowania się z namiaby porozmawiać z Baotai. Decyzje dotyczące konkretnych problemów, ponownych badań, rozwiązań oraz odszkodowań muszą opierać się na rzeczywistych przedmiotach, ważnych dokumentach, umowie między stronami oraz odpowiednich ekspertyzach.
