Khi xảy ra tranh chấp về chất lượng phanh khí nhập khẩu, thường có hai khuynh hướng cực đoan: hoặc kết luận ngay lập tức toàn bộ lô sản phẩm không đạt tiêu chuẩn khi thiếu thông tin, hoặc chỉ dựa vào lời khẳng định “đó là hiện tượng bình thường” từ nhà cung cấp mà tiếp tục bán sản phẩm. Cách làm an toàn hơn là trước tiên bảo vệ nhân viên và thị trường, sau đó thu thập bằng chứng, xác định phạm vi và tổ chức kiểm tra chung theo hợp đồng.
1. Ưu tiên ngừng và nâng cấp các sự cố liên quan đến an toàn
Nếu tranh chấp liên quan đến tình trạng phanh mất tác dụng, mài mòn bất thường, phát khói, cháy nổ, thương tích cho con người hoặc thiệt hại tài sản của xe, cần ngay lập tức ngừng việc bán, lắp đặt hoặc sử dụng các sản phẩm liên quan, cách ly hàng tồn kho và báo cáo cho người có thẩm quyền. Xe gặp tai nạn, linh kiện và dữ liệu cần được các chuyên gia có chuyên môn lưu giữ và điều tra theo các yêu cầu áp dụng; nội dung bài viết này không thể thay thế cho việc điều tra tai nạn, quyết định thu hồi sản phẩm hay báo cáo giám sát.
2. Đầu tiên cách ly, không được phá hủy bằng chứng
Khóa hàng tồn kho liên quan theo SKU, lô hàng, mã thùng, ngày nhập hàng và vị trí lưu trữ để ngăn việc giao hàng tiếp tục. Giữ lại các mẫu chưa mở gói, phần đã sử dụng, phụ kiện đi kèm và bao bì gốc, không được rửa, mài hoặc tháo rời các bề mặt quan trọng chỉ để chụp ảnh. Ghi chép người giữ, thời gian và mỗi lần chuyển giao, cần thiết thì lập biên bản niêm phong và chuyển giao mẫu.
3. Mô tả vấn đề dựa trên sự thật
Thông báo về chất lượng cần phân biệt rõ các sự thật quan sát được, kết quả đo lường, lời khai của khách hàng và các suy luận cần được kiểm chứng. Phải bao gồm ít nhất đơn hàng mua hàng, SKU của khách hàng, mã sản phẩm của nhà cung cấp, lô hàng, số lượng, địa điểm phát hiện, thông tin về xe hoặc ứng dụng, quãng đường hoặc thời gian lắp đặt, điều kiện môi trường, ảnh, video, phương pháp đo lường và thiết bị sử dụng. Không nên chỉ viết “tiếng ồn lớn”, “không đạt tiêu chuẩn” hoặc “khác với mẫu tham khảo”.
4. Kiểm tra lại hợp đồng và phiên bản được phê duyệt
Hãy so sánh sản phẩm gây tranh cãi với các tệp đính kèm trong đơn hàng, bản vẽ hoặc thông số kỹ thuật, phương án vật liệu, mẫu đã được phê duyệt, nhãn mác, bản thiết kế bao bì, tài liệu kiểm thử và biên bản thay đổi. Trước tiên hãy xác nhận xem hai bên có đang so sánh cùng một phiên bản hay không. Việc các mã số khớp nhau không đồng nghĩa với việc tất cả kích thước, phụ kiện và vật liệu đều giống hệt nhau; mẫu vàng cũng không thể thể hiện hết tất cả các yêu cầu kỹ thuật.
5. Xác định phạm vi ảnh hưởng cùng nhà cung cấp
Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp thông tin về các lô vật liệu liên quan, phiếu công việc, ngày sản xuất, biên bản kiểm tra, biên bản đóng gói và phạm vi vận chuyển cùng lô hàng dựa trên hồ sơ sản xuất và theo dõi. Phạm vi ảnh hưởng có thể bắt đầu từ các giới hạn thận trọng, sau đó được thu hẹp khi có thêm bằng chứng. Đừng mở rộng vấn đề của một mẫu vật thành tất cả các đơn hàng trong quá khứ mà không có cơ sở, cũng đừng chỉ kiểm tra những món hàng bị trả lại.
6. Phương pháp kiểm tra lại phải được thỏa thuận trước
Cả hai bên cần xác nhận bằng văn bản về việc chọn mẫu, số lượng, việc niêm phong, vận chuyển, phòng thí nghiệm, phương pháp kiểm thử, cơ sở đánh giá, chi phí và cách thức chứng kiến. Báo cáo của bên thứ ba cũng phải được kiểm tra để xác minh danh tính và phạm vi áp dụng của mẫu vật. Nếu hai bên sử dụng phương pháp hoặc tiêu chuẩn phiên bản khác nhau, kết quả có thể không thể so sánh trực tiếp.
7. Phân tích nguyên nhân gốc rễ không thể dừng lại ở “sai sót vận hành”
Phân tích của nhà cung cấp cần giải thích cách vấn đề xảy ra, tại sao nó không được phát hiện trong quá trình sản xuất hoặc kiểm tra xuất xưởng, những lô hàng nào bị ảnh hưởng, và bằng chứng nào hỗ trợ kết luận. Các biện pháp cần phân biệt giữa việc kiềm chế tạm thời, khắc phục vấn đề, loại bỏ nguyên nhân gốc rễ và xác minh hiệu quả. Chỉ việc tăng thêm một lần kiểm tra toàn diện hoặc nhắc nhở nhân viên thường không đủ để chứng minh rằng rủi ro hệ thống đã được loại bỏ.
8. Yêu cầu bồi thường dựa trên hợp đồng, bằng chứng và tổn thất thực tế
Các biện pháp xử lý có thể bao gồm phân loại, gia công lại, giao hàng bổ sung, chiết khấu, trả hàng hoặc các phương án bằng văn bản khác. Khi tính toán cần phân biệt các mục như sản phẩm, phí vận chuyển, lưu kho, kiểm tra, gia công lại và xử lý đơn hàng của khách hàng, đồng thời lưu giữ các chứng từ ban đầu. Trách nhiệm, thời hạn thông báo, tổn thất gián tiếp, bảo hiểm và các biện pháp pháp lý phụ thuộc vào hợp đồng và luật pháp áp dụng, cần được xác nhận bởi chuyên gia tư vấn.
The UNCITRAL explanation states that the CISG provides a general framework for conformity of goods, obligations, and remedies for breach in international sales when it applies, but it does not cover all transactions or issues. Do not rely solely on articles to determine legal time limits or responsibilities.
9. Cập nhật các đơn hàng tiếp theo trước khi chấm dứt tranh chấp
Sau khi xác định nguyên nhân gốc rễ và các biện pháp cần thực hiện, hãy kiểm tra xem có cần sửa đổi các thông số kỹ thuật, kế hoạch kiểm soát của nhà cung cấp, danh sách kiểm tra, nhãn mác, bao bì và hợp đồng mua hàng hay không. Các đơn hàng tiếp theo nên sử dụng phiên bản mới và làm rõ liệu có cần gửi mẫu lại, tăng cường kiểm tra hay khôi phục cung ứng theo từng giai đoạn hay không.
Xây dựng bộ hồ sơ chứng cứ cho các tranh chấp về chất lượng
Sau khi sắp xếp các hồ sơ như đơn hàng, SKU, lô hàng, ảnh chụp, kết quả đo lường, việc lưu giữ mẫu, kiểm tra lại và thông tin về thiệt hại, bạn có thể thông quaLiên hệ với chúng tôiđể trao đổi với Bao Tai. Việc đánh giá vấn đề cụ thể, kiểm tra lại, xử lý và bồi thường phải dựa trên hàng hóa thực tế, tài liệu hợp lệ, hợp đồng giữa hai bên và ý kiến chuyên môn phù hợp.
