Una orden de compra de pastillas de freno que solo indique el número de artículo, la cantidad y el precio unitario suele ser insuficiente para abordar cuestiones como versiones del material, documentos adjuntos, embalaje, pruebas, retrasos y disputas de calidad. El valor de un contrato de compra no radica en que sea más largo, sino en garantizar que las cotizaciones, muestras, producción en serie, envío y aceptación se basen en el mismo conjunto de requisitos ejecutables.
1. Definir con claridad a las partes contratantes y el orden de prioridad de los documentos
El contrato debe especificar los nombres legales, direcciones, datos de registro, cuentas bancarias y métodos de notificación de ambas partes, así como explicar las responsabilidades entre el fabricante, el exportador o las entidades comerciales relacionadas. Se debe establecer el orden de prioridad en caso de conflictos entre el contrato, los anexos técnicos, las órdenes de compra, las muestras aprobadas, los diseños de embalaje y las modificaciones escritas posteriores, evitando que los registros de conversaciones de venta sean la única fuente de referencia.
2. Definir el producto mediante anexos versionados
Cada SKU debe estar asociado al menos con un número de cliente, el número de artículo del proveedor, referencias OE o FMSI, versión del tipo de pastilla o de los planos, identificador del esquema de materiales, configuración de anexos, versión de etiquetas y embalaje. Los números de referencia por sí solos no son suficientes para demostrar consistencia en dimensiones, compatibilidad o materiales. Los ítems aún no confirmados deben considerarse condiciones previas y no se puede asumir automáticamente el uso de la versión del pedido anterior.
3. Especificar claramente los límites de aprobación de muestras y producción en serie
Deben definirse con claridad el propósito de las muestras enviadas, su cantidad, documentación, criterios de evaluación, responsable de la aprobación y los puntos que deben resolverse antes de iniciar la producción en serie. La aprobación de aspecto visual, dimensiones y datos de rendimiento debe registrarse por separado. Si el proyecto requiere PPAP o pruebas específicas, se deben detallar por separado el alcance, plazos y costos; la firma de una muestra ordinaria no implica automáticamente que se hayan aprobado todos los requisitos.
4. Separar la cantidad, el precio y los costos únicos
El contrato debe especificar la unidad de venta, la cantidad de pastillas por conjunto, la cantidad por caja, las diferencias permitidas en la cantidad, el MOQ para cada SKU, la moneda, los impuestos y el plazo de validez de la cotización. Los costos únicos como moldes, herramientas, matrices, pruebas, muestras y material de embalaje restante deben detallarse por separado, y se deben acordar las cuestiones relacionadas con la propiedad, el mantenimiento, las actualizaciones y el manejo tras finalizar la colaboración.
5. El plazo de entrega debe tener un punto de inicio claro
No basta con indicar ‘entrega en 30 días’. Se debe definir exactamente desde qué día comienza el plazo de entrega, ya sea tras recibir el depósito, la validación técnica, la aprobación del diseño de embalaje o al cumplirse otras condiciones; además, se deben especificar las fechas estimadas para la finalización del trabajo, la reserva de espacio en barco, el envío y la notificación. También se debe indicar cómo ajustar las fechas en caso de retraso en la confirmación por parte del comprador o cambios en el plan por parte del vendedor.
6. Uso correcto de los términos comerciales
Según ICC, Incoterms® 2020 sirve para asignar responsabilidades relacionadas con el transporte, la entrega, los riesgos y los costos, pero no sustituye al contrato de venta. El contrato debe incluir el término completo, la ubicación o puerto designado y la versión, por ejemplo ‘FOB puerto designado Incoterms® 2020’, y además se deben acordar los aspectos relacionados con el pago, la propiedad, la calidad, las incumplimientos y la resolución de disputas. No se debe confundir el término comercial con una condición de pago.
7. Las cláusulas de aceptación deben ser viables en la práctica
Se deben acordar las etapas de inspección, los ítems a verificar, los métodos, el plan de muestreo, los criterios de evaluación, los registros y las partes responsables. Para las diferencias en la cantidad recibida, el embalaje o aspectos visibles, así como los problemas de rendimiento que requieren revisión técnica, se pueden aplicar plazos de notificación y procedimientos de gestión diferentes. No se debe sustituir las especificaciones controladas por una afirmación vaga de ‘calidad satisfactoria’, ni establecer promesas genéricas de cero defectos que no sean realistas.
8. Los cambios deben estar sujetos a control por escrito
Cuando haya cambios en los materiales, la estructura, los accesorios, el lugar de fabricación, las etiquetas, el embalaje o la fuente de suministro, el vendedor debe explicar las razones y el alcance de los impactos antes de implementarlos; luego, ambas partes deciden si es necesario realizar una revisión documental, enviar nuevas muestras o realizar pruebas. Un sustituto no aprobado no puede justificarse simplemente con la afirmación de que ‘no afecta el uso’.
9. Acordar un proceso para resolver disputas sobre calidad y reclamaciones
El contrato puede definir medidas como el aislamiento tras detectar diferencias, la conservación de pruebas, las notificaciones, la revisión conjunta, las pruebas por terceros, el análisis de causas raíz, las medidas temporales y la disposición final. El alcance de las reclamaciones, los límites de responsabilidad, los costos de transporte y reprocesamiento, así como los acuerdos de seguro, deben ser revisados por asesores especializados teniendo en cuenta la legislación aplicable y los riesgos del proyecto; no se puede utilizar un modelo único para abordar todos los países y transacciones.
10. Legislación aplicable y resolución de disputas
La CNUDMI indica que la CIM podría ser aplicable a algunos contratos internacionales de compraventa de mercancías, y abarca aspectos como la formación del contrato, la entrega, el pago, los riesgos y las medidas correctivas en caso de incumplimiento; sin embargo, ciertos asuntos relacionados con la validez del contrato y la propiedad no están dentro de su ámbito. El contrato debe ser verificado por asesores legales calificados para determinar si es aplicable o excluible la CIM, y deben especificarse la legislación aplicable, los acuerdos judiciales o arbitrales, la ubicación y el idioma.
Convertir los requisitos técnicos en anexos del contrato
Después de organizar el SKU, la versión, el material, los accesorios, el empaque, las pruebas y las condiciones de plazo de entrega, se puede utilizar a través dela tabla de requisitos de compraComuníquese con Baotai para obtener más informaciónServicios para OEM y marcas propiasLos términos específicos del contrato, los productos, las condiciones de aceptación y las responsabilidades se determinarán según la verificación del proyecto, el acuerdo por escrito entre ambas partes y la opinión de expertos.
