En beställning för bromskivor som endast anger materiaalnummer, mängd och pris räcker ofta inte för att hantera materialversioner, tillbehör, förpackning, tester, förseningar och kvalitetsproblem. Värden i en inköpskontrakt ligger inte i att ha längre villkor, utan i att garantiera att prissiffror, provexemplar, seriell produktion, frakt och godkännande hänvisar till samma uppförbara krav.
1. Specificera parterna och dokumentens prioritering
Kontraktet bör ange de lagligt registrerade namnen, adresserna, registreringsinformationen, insamlingskonton och kommunikationsmetoderna för båda parterna, samt förklara ansvaren mellan tillverkare, exportör eller relaterade handelspartier. Angiv prioriteringen när det finns konflikter mellan kontrakt, tekniska bilagor, inköpsbeställningar, godkända provexemplar, förpackningsdesigner och efterföljande skriftliga ändringar, för att undvika att försäljningschattloggar blir den enda referensen.
2. Definiera produkten med versionerade tillbehör
Varje SKU bör minst kopplas till kundnummer, leverantörs materiaalnummer, OE- eller FMSI-referenser, versioner av skivformat eller ritningar, identifierare för materiallösningar, tillbehörskonfigurationer, märkningar och förpackningsversioner. Referensnummer kan inte ensamt bevisa samma dimensioner, anpassning eller material. Ännu oklar punkter bör listas som förutsättningar och inte antas automatiskt använda versionen från den tidigare beställningen.
3. Ange tydligt gränserna för godkännande av provexemplar och seriell produktion
Specificera syftet med provskickning, mängden, dokumenten, granskningspunkterna, den ansvariga för godkännande samt vad som måste klарas innan seriell produktion. Godkännande av utseende, dimensioner och prestandadokumentation bör registreras separat. Om projektet kräver PPAP eller specifika tester, bör omfattning, tid och kostnader anges separat; en signering på vanliga provexemplar bör inte automatiskt innebära att alla krav har godkänts.
4. Separera mängd, pris och enstaka avgifter
Kontraktet ska specificera försäljningsenhet, antal kompletter per paket, antal per låda, tillåtna avvikelser i mängd, MOQ för varje SKU, valuta, skatter och giltighetsperiod för priset. Enstaka kostnader som formar, verktyg, tryckplattor, tester, prototyper och övrigt återanvändbart förpackningsmaterial ska listas separat, samt ska fastställas äganderätt, underhåll, uppdateringar och hur det ska hanteras efter avslutning av samarbetet.
5. Leveranstiden måste ha en tydlig utgångspunkt
Skriv inte bara “leverans på 30 dagar”. Det ska definieras vilken dag leveranstiden bör börja – från när depositumet är inkommit, teknisk fastställning, godkännande av förpackningsdesign eller när andra villkor är uppfyllda – samt de förväntade slutförings-, boknings-, frakt- och meddelandepunkterna. Hur datumen ska justeras vid försenad bekräftelse från köparen eller ändringar av planer från säljaren ska också anges.
6. Använd handelstermer korrekt
ICC anger att Incoterms® 2020 används för att dela upp ansvar för transport, leverans, risker och kostnader, men är inte ett ersättning för affärskontrakt. Kontraktet ska innehålla den fullständiga termen, angiven plats eller hamn samt versionen, t.ex. “FOB angivet hamn Incoterms® 2020”, samt ytterligare bestämmelser om betalning, äganderätt, kvalitet, bristfällighet och konfliktlösning. Handelstermer ska inte missförstås som betalningsvillkor.
7. Accepteringskrafterna måste vara praktiskt genomförbara
Fastställ inspektionsskeden, projekten, metoderna, provtagningsplanen, kriterierna för bedömning, dokumentationen och vilken part som har ansvar. För mängd, förpackning eller synliga avvikelser samt prestandaproblem som kräver teknisk granskning kan olika meddelandetider och hanteringsprocesser användas. Ett vagt “god kvalitet” får inte ersätta kontrollerade specifikationer, och det bör inte finnas obefogade garantier om noll brister.
8. Alla ändringar måste kontrolleras skriftligen
När material, struktur, tillbehör, tillverkningsplats, etiketter, förpackning eller leveranskällor förändras måste säljaren förklara anledningarna och påverkan innan genomförande; därefter kan båda parterna besluta om dokumentgranskning, ny provsändning eller verifiering behövs. Ogodkända ersättningar får inte bara förklaras som “inte påverkar användningen”.
9. Fastställ processer för kvalitetskonflikter och krav
Kontraktet kan definiera åtgärder vid upptäckt av skillnader, såsom isolering, bevaring av bevis, meddelanden, gemensam granskning, tredjepartsinspektion, orsaksanalys, tillfälliga åtgärder och slutlig hantering. Omfattningen av krav, ansvarsgränser, transport- och omarbetningskostnader samt försäkringsarrangemang bör granskas av experter i sammanhang med gällande lagar och projektrisker, och det är inte möjligt att använda en enda mall för alla länder och transaktioner.
10. Specifika gällande lagar och konfliktlösning
UNCITRAL anger att CISG kan vara tillämpligt på vissa internationella varulösningskontrakt och gäller frågor som kontraktsskapande, leverans, betalning, risk och rättstillgång vid brist på uppfyllelse; men vissa frågor om kontraktets giltighet och ägandet faller inte inom dess omfattning. Kontraktet bör verifieras av kvalificerade juridiska rådgivare för att avgöra om CISG är tillämpligt eller utesluten, samt ange gällande lagar, domstol- eller schillningsarrangemang, plats och språk.
Omvandla tekniska krav till bilagor till kontraktet
Efter att ha sammanställt SKU, version, material, tillbehör, förpackning, tester och leveranstidskrav kan man användaförfrågningssedeln för inköpKontakta Baotai för mer informationOEM- och egenmärkeslösningarSpecifika kontrakt, produkter, godkännande och ansvarsförhållanden styrs av projektbeskrivningen, skriftliga överenskommelser mellan parterna samt expertråd.
