Pesan pelat rem yang hanya mencantumkan nomor bahan, jumlah, dan harga per satuan seringkali tidak cukup untuk menangani masalah versi bahan, lampiran, kemasan, pengujian, keterlambatan, dan sengketa kualitas. Nilai kontrak pembelian bukan terletak pada semakin panjangnya syarat-syarat, melainkan membuat penawaran harga, sampel uji, produksi massal, pengiriman, dan proses penerimaan merujuk pada satu set persyaratan yang dapat diterapkan.
1. Tentukan dengan jelas pihak-pihak yang menandatangani kontrak dan urutan prioritas dokumen
Kontrak harus mencantumkan nama resmi, alamat, informasi pendaftaran, rekening penerima pembayaran, dan cara komunikasi antara penjual dan pembeli, serta menjelaskan tanggung jawab antara produsen, eksportir, atau pihak perdagangan terkait. Sebutkan urutan prioritas apabila terjadi konflik antara kontrak, lampiran teknis, pesanan pembelian, sampel yang disetujui, rancangan kemasan, dan perubahan tertulis selanjutnya, agar catatan obrolan penjualan tidak menjadi satu-satunya dasar.
2. Definisikan produk menggunakan lampiran berbasis versi
Setiap SKU setidaknya harus dihubungkan dengan nomor pelanggan, nomor bahan pemasok, referensi OE atau FMSI, versi tipe pelat atau gambar teknis, identifikasi skema bahan, konfigurasi lampiran, versi label, dan versi kemasan. Nomor referensi saja tidak cukup untuk membuktikan keseragaman ukuran, kesesuaian, atau bahan. Item yang belum dikonfirmasi harus dicantumkan sebagai prasyarat, dan tidak boleh secara otomatis menggunakan versi pesanan sebelumnya.
3. Jelaskan batasan persetujuan untuk sampel uji dan produksi massal
Tentukan dengan jelas tujuan pengiriman sampel, jumlahnya, dokumen yang disertakan, item yang akan dievaluasi, pihak yang bertanggung jawab atas persetujuan, serta hal-hal yang harus diselesaikan sebelum memulai produksi massal. Persetujuan tampilan, persetujuan ukuran, dan persetujuan data kinerja harus dicatat secara terpisah. Jika proyek mengharuskan PPAP atau pengujian tertentu, sebutkan secara terpisah cakupan, waktu, dan biayanya; tanda tangan untuk sampel biasa tidak boleh secara otomatis berarti semua persyaratan telah disetujui.
4. Pisahkan jumlah, harga, dan biaya sekali jalan
Kontrak harus menjelaskan unit penjualan, jumlah set per paket, jumlah per kemasan, toleransi perbedaan jumlah yang diizinkan, MOQ untuk setiap SKU, mata uang, pajak dan biaya, serta masa berlaku penawaran harga. Biaya sekali pakai seperti cetakan, alat kerja, plat cetak, pengujian, sampel, dan bahan kemasan sisa harus dicantumkan terpisah, beserta ketentuan mengenai hak milik, pemeliharaan, perubahan desain, dan penanganan setelah hubungan kerja berakhir.
5. Waktu pengiriman harus memiliki titik awal yang jelas
Jangan hanya menuliskan ‘pengiriman dalam 30 hari’. Harus didefinisikan hari mulainya waktu pengiriman, yaitu setelah uang muka diterima, desain teknis disetujui, rancangan kemasan disetujui, atau kondisi lain terpenuhi; sekaligus ditentukan secara jelas tanggal perkiraan penyelesaian, pemesanan kapal, pengiriman, dan pemberitahuan. Jika pembeli menunda konfirmasi atau penjual mengubah rencana, cara menyesuaikan tanggal juga harus dijelaskan.
6. Gunakan istilah perdagangan yang tepat
ICC menjelaskan bahwa Incoterms® 2020 digunakan untuk membagi tanggung jawab terkait transportasi, penyerahan, risiko, dan biaya, tetapi bukan pengganti kontrak penjualan. Kontrak harus mencantumkan istilah lengkap, lokasi atau pelabuhan yang ditentukan, serta versinya, misalnya ‘FOB pelabuhan yang ditentukan Incoterms® 2020’, dan juga harus diatur secara terpisah mengenai pembayaran, hak milik, kualitas, pelanggaran kontrak, dan penyelesaian sengketa. Jangan menganggap istilah perdagangan sebagai syarat pembayaran.
7. Ketentuan penerimaan barang harus dapat diterapkan secara nyata
Harus ditentukan tahap inspeksi, item yang diperiksa, metode, skema sampling, dasar penilaian, catatan, dan pihak yang bertanggung jawab. Untuk masalah jumlah barang yang tiba, kemasan, atau perbedaan yang terlihat, serta masalah kinerja yang memerlukan verifikasi teknis, dapat digunakan batas waktu pemberitahuan dan prosedur penanganan yang berbeda. Tidak boleh menggunakan istilah kabur ‘sesuai standar kualitas’ untuk menggantikan spesifikasi yang terkontrol, maupun membuat janji nol cacat umum yang tidak dapat dipatuhi.
8. Setiap perubahan harus dikendalikan secara tertulis
Jika terjadi perubahan pada bahan, struktur, aksesori, lokasi produksi, label, kemasan, atau sumber pasokan, penjual harus menjelaskan alasan dan dampaknya sebelum pelaksanaan; kemudian kedua belah pihak menentukan apakah diperlukan tinjauan dokumen, pengiriman sampel ulang, atau verifikasi. Pengganti yang belum disetujui tidak boleh dianggap sah hanya karena alasan ‘tidak mengganggu penggunaan’.
9. Tentukan prosedur penyelesaian sengketa kualitas dan klaim
Kontrak dapat mendefinisikan langkah-langkah seperti isolasi setelah ditemukan perbedaan, penyimpanan bukti, pemberitahuan, peninjauan bersama, pengujian oleh pihak ketiga, analisis penyebab akar, tindakan sementara, dan penanganan akhir. Ruang lingkup klaim, batas tanggung jawab, biaya pengiriman dan perbaikan, serta pengaturan asuransi harus ditinjau oleh konsultan profesional berdasarkan hukum yang berlaku dan risiko proyek, dan tidak boleh menggunakan satu template yang sama untuk menyelesaikan semua negara dan transaksi.
10. Menentukan hukum yang berlaku dan penyelesaian sengketa
Menurut UNCITRAL, CISG mungkin berlaku untuk sebagian kontrak penjualan barang internasional dan mencakup pembentukan kontrak, penyerahan, pembayaran, risiko, serta remedi atas pelanggaran; namun beberapa hal terkait kekuatan hukum kontrak dan hak milik tidak termasuk dalam cakupannya. Kontrak harus diverifikasi oleh penasihat hukum yang kompeten untuk menentukan apakah CISG berlaku atau tidak, serta menyebutkan hukum yang berlaku, pengaturan pengadilan atau arbitrase, lokasi, dan bahasa.
Ubah persyaratan teknis menjadi lampiran kontrak
Setelah mengorganisir SKU, versi, bahan, lampiran, kemasan, proses pengujian, dan kondisi tenggat waktu, hal tersebut dapat dilakukan melaluiFormulir permintaan pembeliandengan berkomunikasi dengan Baotai, atau mempelajarilayanan OEM dan merek pribadi. Kondisi kontrak spesifik, produk, penerimaan, dan tanggung jawab didasarkan pada verifikasi proyek, kesepakatan tertulis antara kedua belah pihak, serta pendapat ahli.
