W zamówieniach na szczęki hamulcowe podanie jedynie numeru materiału, ilości i ceny jednostkowej często nie wystarcza do rozwiązania kwestii wersji materiału, załączników, opakowania, testów, opóźnień oraz sporów dotyczących jakości. Znaczenie umowy zakupu nie polega na tym, by im więcej warunków się w niej znalazło, lecz na tym, by oferta cenowa, próbki, produkcja seryjna, wysyłka i przyjęcie towaru odnosiły się do tych samych wymagań wykonawczych.
1. Jasne określenie stron umowy i hierarchii dokumentów
Umowa powinna zawierać oficjalne nazwy, adresy, dane rejestracyjne, konta bankowe oraz sposoby komunikacji obu stron transakcji, a także wyjaśniać odpowiedzialność między producentem, eksporterem lub powiązanymi podmiotami handlowymi. Należy określić hierarchię w przypadku konfliktów pomiędzy umową, załącznikami technicznymi, zamówieniami zakupowymi, zatwierdzonymi próbkami, projektami opakowań oraz późniejszymi pisemnymi zmianami, aby uniknąć sytuacji, gdy jedyne źródło informacji stanowią notatki z rozmów sprzedażowych.
2. Definicja produktu za pomocą wersjonowanych załączników
Do każdego SKU należy przypisać co najmniej numer klienta, numer materiału dostawcy, odniesienie OE lub FMSI, wersję kształtu lub rysunku, identyfikator rozwiązania materiałowego, konfigurację załączników, wersję oznaczeń i opakowania. Numery referencyjne same w sobie nie mogą potwierdzać zgodności rozmiarów, dopasowania ani materiału. Elementy jeszcze niepotwierdzone powinny być wymienione jako warunki wstępne – nie można automatycznie stosować wersji z poprzedniego zamówienia.
3. Jasne określenie granic zatwierdzenia próbek i produkcji seryjnej
Należy precyzyjnie określić cel wysyłki próbek, ich ilość, dostarczane materiały, punkty oceny, osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie oraz kwestie, które muszą zostać rozstrzygnięte przed rozpoczęciem produkcji seryjnej. Zatwierdzenie wyglądu, rozmiarów oraz danych dotyczących charakterystyk wydajności powinno być rejestrowane oddzielnie. Jeśli projekt wymaga PPAP lub określonych testów, należy osobno określić zakres, terminy i koszty ich przeprowadzenia; podpisanie zwykłej próbki nie powinno automatycznie oznaczać zatwierdzenia wszystkich wymagań.
4. Oddzielenie ilości, ceny od jednorazowych opłat
Umowa powinna określać jednostkę sprzedaży, liczbę opasek w zestawie, ilość w pudełku, dozwolone odchylenia ilościowe, minimalną ilość zamówienia dla każdego SKU, walutę, podatki i okres ważności oferty. Koszty jednorazowe, takie jak formy, narzędzia, matryce, testy, próbki oraz pozostałe materiały opakowaniowe, muszą być wymienione oddzielnie, a także należy ustalić kwestie własności, konserwacji, aktualizacji projektów oraz postępowania po zakończeniu współpracy.
5. Termin dostawy musi mieć wyraźny punkt początkowy
Nie wystarczy napisać „dostawa w ciągu 30 dni”. Należy zdefiniować, od którego dnia rozpoczyna się termin dostawy – po otrzymaniu zadatku, zatwierdzeniu projektu opakowania lub spełnieniu innych warunków – a także jasno określić przewidywane daty ukończenia pracy, rezerwacji frachtu, wysyłki i powiadomienia. Musi być również opisane, jak dostosować daty w przypadku opóźnionej akceptacji ze strony kupującego lub zmiany planu przez sprzedającego.
6. Prawidłowe stosowanie terminologii handlowej
ICC wskazuje, że Incoterms® 2020 służą do rozdzielenia odpowiedzialności za transport, dostawę, ryzyko i koszty, ale nie zastępują umowy sprzedaży. Umowa powinna zawierać pełne określenie terminologii, wskazane miejsce lub port oraz wersję, na przykład „FOB wskazany port Incoterms® 2020”, a dodatkowo ustalić zasady płatności, własności, jakości, naruszeń umowy i rozwiązywania sporów. Nie należy mylić terminologii handlowej z warunkami płatności.
7. Warunki przyjęcia towaru muszą być możliwe do realizacji
Należy określić etapy inspekcji, elementy do sprawdzenia, metody, schematy próbkowania, kryteria oceny, dokumentację oraz osoby odpowiedzialne. W przypadku różnic w ilości otrzymanego towaru, opakowaniu lub widocznych usterkach oraz problemów jakościowych wymagających weryfikacji technicznej, można stosować różne terminy powiadamiania i procedury postępowania. Nie wolno zastępować kontrolowanych specyfikacji niejasnym stwierdzeniem „jakość zgodna z normą”, ani ustalać nierealistycznych obietnic braku wad.
8. Każda zmiana musi być kontrolowana pisemnie
Gdy zmieniają się materiały, konstrukcja, akcesoria, miejsce produkcji, etykiety, opakowanie lub źródło dostaw, sprzedający musi przed wprowadzeniem zmian wyjaśnić jej przyczynę i zakres wpływu; następnie obie strony decydują, czy konieczna jest weryfikacja dokumentów, ponowna wysyłka próbek lub testy. Nieautoryzowane zamienniki nie mogą być usprawiedliwiane jedynie stwierdzeniem, że „nie wpływają na funkcjonowanie produktu”.
9. Należy ustalić procedury rozstrzygania sporów dotyczących jakości oraz składania roszczeń
Umowa może określać procedury takie jak izolacja po wykryciu różnic, przechowywanie dowodów, powiadamianie, wspólna weryfikacja, badania przez podmiot trzeci, analiza przyczyn źródłowych, tymczasowe środki oraz ostateczne rozwiązanie. Zakres roszczeń, górne granice odpowiedzialności, koszty transportu i ponownej obróbki oraz umowy ubezpieczeniowe powinny być przeanalizowane przez specjalistycznych doradców z uwzględnieniem obowiązującego prawa i ryzyka projektu; nie można stosować jednego szablonu do rozwiązywania problemów we wszystkich krajach i transakcjach.
10. Określenie obowiązującego prawa i rozwiązywanie sporów
UNCITRAL wskazuje, że CISG może być stosowana w niektórych umowach sprzedaży towarów międzynarodowych i dotyczyć takich kwestii jak powstanie umowy, dostawa, płatność, ryzyko oraz środki zaradcze w przypadku niewykonania umowy; jednak nie obejmuje ona pewnych kwestii dotyczących ważności umowy i prawa własności. Umowa powinna zostać sprawdzona przez wykwalifikowanego prawnika w celu ustalenia, czy CISG ma zastosowanie lub czy należy ją wykluczyć, oraz powinna zawierać informacje o obowiązującym prawie, sądzie lub rozstrzyganiu sporów arbitrażowym, miejscu i języku.
Przekształcenie wymagań technicznych w załączniki do umowy
Po uporządkowaniu SKU, wersji, materiału, akcesoriów, opakowania, testów oraz warunków terminów dostawy, można przekazać je przezformularz zamówieńKontakt z Baotai lub uzyskanie informacjiUsługi OEM i dla marek własnych。Konkretny umowa, produkty, warunki przyjęcia i odpowiedzialności są ustalane na podstawie weryfikacji projektu, pisemnej umowy obu stron oraz opinii ekspertów.
