Een bestelling voor remblokken die alleen het materiaalnummer, de hoeveelheid en de prijs per eenheid vermeldt, is vaak onvoldoende om zaken als materiaalversies, bijlagen, verpakking, testing, vertragingen en kwaliteitsproblemen af te handelen. De waarde van een aankoopcontract ligt er niet in om zoveel mogelijk voorwaarden op te nemen, maar erin om offertes, monsters, seriematige productie, verzending en acceptatie te laten verwijzen naar dezelfde uitvoerbare eisen.
1. Duidelijk maken wie partijen zijn en welke documenten prioriteit hebben
Het contract moet de wettelijke namen, adressen, registratiegegevens, betaalrekeningen en communicatiemethoden van beide partijen vermelden, evenals de verantwoordelijkheden tussen de fabrikant, exporteur of gerelateerde handelspartijen. Specificeer de volgorde van prioriteit wanneer er conflicten ontstaan tussen het contract, technische bijlagen, aankoopbestellingen, goedgekeurde monsters, verpakkingsontwerpen en latere schriftelijke wijzigingen, zodat verkoopgespreksnotities niet de enige bron van informatie blijven.
2. Producten definiëren met versiegebonden bijlagen
Elk SKU moet minstens gekoppeld zijn aan een klantnummer, leveranciersmateriaalnummer, OE- of FMSI-verwijzing, variant of tekeningversie, materiaalschema-indicator, bijlageconfiguratie, label- en verpakkingversie. Referentienummers alleen zijn voldoende om afmetingen, compatibiliteit of materiaalovereenkomsten niet aan te tonen. Nog niet bevestigde punten moeten als voorwaarden worden opgenomen; het is niet gebruikelijk om automatisch de versie van een eerdere bestelling te gebruiken.
3. Duidelijk omschrijven waar de grenzen liggen tussen monsters en goedkeuring voor seriematige productie
Maak duidelijk wat het doel is van het verstrekken van monsters, hoeveel er nodig zijn, welke documenten erbij horen, welke onderdelen worden geëvalueerd, wie verantwoordelijk is voor de goedkeuring en welke zaken vóór de seriematige productie moeten worden afgerond. Goedkeuringen voor uiterlijk, afmetingen en prestatiedata moeten apart worden vastgelegd. Als een project PPAP of specifieke tests vereist, moeten het bereik, de tijd en de kosten apart worden opgenomen; een handtekening voor gewone monsters betekent niet automatisch dat alle vereisten zijn goedgekeurd.
4. Hoeveelheid, prijs en éénmalige kosten apart vermelden
In het contract moeten de verkoopeenheid, het aantal setjes remblokken per set, het aantal stuks per doos, toegestane verschillen in hoeveelheden, de MOQ voor elk SKU, de valuta, belastingen en de geldigheidsduur van de offerte worden specifiek beschreven. Eenmalige kosten zoals mallen, gereedschap, drukplaten, tests, prototypes en resterend verpakkingsmateriaal moeten apart worden opgenomen, met duidelijke afspraken over eigendom, onderhoud, aanpassingen en de behandeling na beëindiging van de samenwerking.
5. De levertijd moet een herkenbaar beginpunt hebben
Schrijf niet alleen ‘levering binnen 30 dagen’. Definieer wanneer de levertijd begint, bijvoorbeeld vanaf het ontvangen van de aanbetaling, de technische finalisatie, goedkeuring van het verpakkingsontwerp of het vervullen van andere voorwaarden; geef ook duidelijk aan wanneer de verwachte afwerking, boeking van het vervoer, verzending en kennisgeving plaatsvinden. Er moet ook worden uitgelegd hoe data worden aangepast wanneer de koper de bevestiging vertraagt of de verkoper het plan wijzigt.
6. Gebruik de juiste handelstermen
Volgens ICC dienen Incoterms® 2020 te worden gebruikt om verantwoordelijkheden met betrekking tot transport, levering, risico’s en kosten toe te wijzen, maar ze vervangen geen verkoopcontract. Het contract moet de volledige termen, aangewezen locaties of havens en de versie specificeren, bijvoorbeeld ‘FOB aangewezen haven Incoterms® 2020’, en er moeten aparte afspraken worden gemaakt over betaling, eigendom, kwaliteit, schendingen en geschillenbeslechting. Beschouw handelstermen niet ten onrechte als betalingsvoorwaarden.
7. De controleclausules moeten praktisch uitvoerbaar zijn
Stel afspraken over de inspectietoetsen, onderdelen, methoden, steekproefplannen, beoordelingscriteria, registratie en verantwoordelijke partijen. Voor verschillen in hoeveelheden, verpakking of zichtbare afwijkingen versus prestatieproblemen die technische controle vereisen, kunnen verschillende kennisgevingstermijnen en verwerkingsprocessen worden gebruikt. Vervang gestandaardiseerde specificaties niet door een vage formulering als ‘goede kwaliteit’, en stel geen onhaalbare algemene garantie op nul defecten.
8. Wijzigingen moeten schriftelijk worden geregeld
Wanneer er veranderingen zijn in materialen, structuur, accessoires, productielocaties, etiketten, verpakking of leveranciers, moet de verkoper vóór implementatie de redenen en de impact uitleggen; daarna beslissen beide partijen of documentcontrole, opnieuw versturen van monsters of validatie nodig is. Ongeapprobeerde alternatieven mogen niet enkel worden gerechtvaardigd met de bewering dat dit de gebruiksvaardigheid niet beïnvloedt.
9. Stel procedures vast voor kwaliteitsgeschillen en claims
Het contract kan bepalen wat er moet gebeuren bij het ontdekken van verschillen: isolatie, bewaring van bewijsmateriaal, kennisgeving, gezamenlijke controle, derdenonderzoek, oorzaaksanalyse, tijdelijke maatregelen en definitieve afhandeling. De reikwijdte van claims, de maximale aansprakelijkheid, transport- en herwerkingskosten evenals verzekeringsovereenkomsten moeten door gespecialiseerde adviseurs worden beoordeeld op basis van de toepasselijke wetgeving en projectrisico’s; er is geen enkel standaardmodel dat geschikt is voor alle landen en transacties.
10. Specifieke toepasselijke wetgeving en geschillenoplossing
Volgens UNCITRAL kan de CISG van toepassing zijn op bepaalde internationale koopovereenkomsten voor goederen en heeft zij betrekking op contractvorming, levering, betaling, risico’s en remedies bij schending; echter vallen bepaalde kwesties met betrekking tot contractgeldigheid en eigendom niet onder haar toepassingsgebied. Het contract dient te worden geverifieerd door gekwalificeerde juridische adviseurs om vast te stellen of de CISG van toepassing is of uitgesloten moet worden, en er moeten de toepasselijke wetgeving, rechtbank- of arbitragearrangementen, locatie en taal worden vermeld.
Zorg ervoor dat technische eisen worden opgenomen als bijlagen bij het contract.
Na het ordenen van de SKU, versie, materiaal, accessoires, verpakking, tests en levertijdsvoorwaarden, kan men viahet aanvraagformulier voor inkoopNeem contact op met Baotai voor meer informatie.OEM- en eigenmerkdiensten.De specifieke contractuele voorwaarden, producten, acceptatiecriteria en verantwoordelijkheden worden bepaald door projectverificatie, schriftelijke overeenkomsten tussen beide partijen en professioneel advies.
