Un ordine per dischi freno che indica soltanto il numero di materiale, la quantità e il prezzo unitario spesso non è sufficiente per gestire versioni del materiale, allegati, imballaggio, test, ritardi e controversie sulla qualità. Il valore di un contratto di acquisto non sta nel rendere le clausole più lunghe possibile, ma nel far sì che preventivi, campioni, produzione in serie, spedizione e controllo di qualità facciano riferimento allo stesso insieme di requisiti esecutivi.
1. Definire chiaramente le parti contraenti e l’ordine di priorità dei documenti
Il contratto deve indicare i nomi legali, gli indirizzi, le informazioni di registrazione, i conti bancari e i metodi di comunicazione delle due parti, nonché spiegare le responsabilità tra produttore, esportatore o soggetti commerciali affiliati. Bisogna specificare l’ordine di priorità in caso di conflitti tra contratto, allegati tecnici, ordini di acquisto, campioni approvati, bozze di imballaggio e successive modifiche scritte, evitando che i messaggi di chat diventino l’unica fonte di riferimento.
2. Definire il prodotto tramite allegati versionati
Ogni SKU deve essere associato almeno al numero di cliente, al numero di materiale del fornitore, a riferimenti OE o FMSI, alla versione del tipo di disco o dei disegni, all’identificativo del programma materiale, alla configurazione degli allegati, alle versioni di etichettatura e imballaggio. I numeri di riferimento da soli non bastano a garantire dimensioni, compatibilità o identicità del materiale. Gli elementi ancora da confermare devono essere elencati come condizioni preliminari; non si può presumerne automaticamente l’utilizzo della versione dell’ordine precedente.
3. Specificare chiaramente i confini tra approvazione dei campioni e quella della produzione in serie
Bisogna definire con precisione lo scopo, la quantità, i documenti da inviare, gli elementi da valutare, la persona responsabile dell’approvazione e gli aspetti da risolvere prima della produzione in serie. L’approvazione estetica, quella delle dimensioni e quella dei dati prestazionali devono essere registrate separatamente. Se il progetto richiede PPAP o test specifici, è necessario indicare separatamente ambito, tempistiche e costi; la semplice firma su un campione ordinario non equivale automaticamente all’approvazione di tutti i requisiti.
4. Separare quantità, prezzo e costi one-time
Il contratto deve specificare l’unità di vendita, il numero di pastiglie per set, la quantità per scatola, le tolleranze ammesse nelle quantità, il MOQ per ciascun SKU, la valuta, le tasse e la durata della validità della quotazione. I costi una tantum come stampi, attrezzature per la produzione, lastre di stampa, test, campioni e materiali di imballaggio residui devono essere elencati separatamente, con indicazione di proprietà, manutenzione, modifiche e modalità di gestione al termine della collaborazione.
5. Il termine di consegna deve avere un punto di partenza chiaro
Non basta indicare semplicemente “consegna in 30 giorni”. È necessario definire esattamente da quale giorno inizia il termine di consegna, ad esempio dal ricevimento del pagamento anticipato, dalla conferma tecnica, dall’approvazione del progetto di imballaggio o dall’adempimento di altre condizioni; inoltre vanno specificati i tempi previsti per la conclusione dei lavori, la prenotazione del trasporto, la spedizione e le comunicazioni. Devono essere indicate anche le modalità di aggiustamento delle date in caso di ritardo nella conferma da parte dell’acquirente o di modifiche da parte del venditore.
6. Utilizzo corretto dei termini commerciali
Secondo ICC, gli Incoterms® 2020 servono a distribuire responsabilità legate al trasporto, alla consegna, ai rischi e ai costi, ma non sostituiscono il contratto di vendita. Il contratto deve riportare il termine completo, la località o il porto specificato e la versione, ad esempio “FOB porto specificato Incoterms® 2020”, e deve inoltre prevedere modalità di pagamento, proprietà, qualità, inadempimento e risoluzione delle controversie. Non si deve confondere il termine commerciale con le condizioni di pagamento.
7. Le clausole di controllo qualità devono essere praticabili
Devono essere definite le fasi di ispezione, gli elementi da verificare, i metodi utilizzati, il piano di campionamento, i criteri di giudizio, i registri da tenere e le parti responsabili. Per le differenze quantitative, di imballaggio o visibili, nonché per i problemi di prestazioni che richiedono verifica tecnica, è possibile stabilire tempi di notifica e procedure di gestione diversi. Non si può sostituire una specifica controllata con un’espressione vaga come “qualità conforme”, né è opportuno fissare impegni generici di assenza di difetti impossibili da rispettare.
8. Ogni modifica deve essere controllata per iscritto
Qualora vi siano cambiamenti nei materiali, nella struttura, negli accessori, nel luogo di produzione, sulle etichette, sull’imballaggio o sulla fonte di approvvigionamento, il venditore deve spiegare le motivazioni e l’impatto prima dell’implementazione; successivamente le parti decidono se è necessaria una revisione documentale, un nuovo invio di campioni o una verifica. Un sostituto non approvato non può essere giustificato semplicemente con l’affermazione che “non influisce sull’uso”.
9. Definizione delle procedure per le controversie di qualità e le richieste di risarcimento
Il contratto può definire le procedure per l’isolamento delle differenze riscontrate, la conservazione delle prove, la notifica, la revisione congiunta, i controlli da parte di terze parti, l’analisi delle cause radicate, le misure temporanee e la disposizione finale. L’ambito delle richieste di risarcimento, i limiti di responsabilità, i costi di trasporto e di rifacimento nonché gli accordi assicurativi devono essere esaminati da consulenti specializzati in base alla legislazione applicabile e ai rischi del progetto; non è possibile utilizzare un modello unico per gestire tutti i paesi e tutte le transazioni.
10. Legislazione applicabile e risoluzione delle controversie
Secondo la UNCITRAL, la CISG può essere applicabile ad alcuni contratti di vendita internazionale di merci e riguarda la formazione del contratto, la consegna, il pagamento, il trasferimento dei rischi e le soluzioni in caso di inadempimento; tuttavia, alcune questioni relative alla validità del contratto e alla proprietà rientrano al di fuori del suo ambito. Il contratto deve essere verificato da un legale qualificato per determinare se la CISG è applicabile o esclusa, indicando chiaramente la legislazione applicabile, gli accordi giudiziari o arbitrali, la sede e la lingua.
Trasformare i requisiti tecnici in allegati al contratto
Dopo aver organizzato SKU, versione, materiale, accessori, imballaggio, test e condizioni di consegna, è possibile utilizzarela tabella delle esigenze di acquistoContattare Baotai per informazioniServizi per OEM e marchi propri。I termini specifici del contratto, i prodotti, le condizioni di accettazione e le responsabilità sono da verificare nel contesto del progetto, concordati per iscritto dalle parti e su base di parere professionale.
