Pesanan pad brek yang hanya menyenaraikan nombor bahan, kuantiti dan harga unit biasanya tidak mencukupi untuk menangani isu versi bahan, lampiran, pembungkusan, ujian, kelewatan dan pertikaian kualiti. Nilai kontrak pembelian bukanlah semakin panjang syaratnya, tetapi memastikan anggaran harga, sampel, pengeluaran besar-besaran, penghantaran dan penerimaan merujuk kepada satu set keperluan yang boleh dilaksanakan.
1. Tentukan pihak yang menandatangani kontrak dan urutan keutamaan dokumen
Kontrak perlu menyatakan nama rasmi, alamat, maklumat pendaftaran, akaun penerimaan wang dan cara komunikasi antara pembeli dan penjual, serta menjelaskan tanggungjawab antara pengilang, pengeksport atau entiti perdagangan yang berkaitan. Senaraikan urutan keutamaan apabila berlaku konflik antara kontrak, lampiran teknikal, pesanan pembelian, sampel yang diluluskan, reka bentuk pembungkusan dan perubahan bertulis seterusnya, supaya rekod sembang jualan tidak menjadi satu-satunya rujukan.
2. Tentukan produk menggunakan lampiran berversi
Setiap SKU perlu dikaitkan sekurang-kurangnya dengan nombor pelanggan, nombor bahan pembekal, rujukan OE atau FMSI, versi bentuk pad atau pelan, penanda pelan bahan, konfigurasi lampiran, versi penandaan dan pembungkusan. Nombor rujukan sahaja tidak cukup untuk membuktikan keseragaman saiz, kesesuaian atau bahan. Item yang belum disahkan perlu disenaraikan sebagai syarat prasyarat, dan tidak boleh menganggap secara automatik menggunakan versi pesanan sebelumnya.
3. Nyatakan dengan jelas batasan kelulusan sampel dan pengeluaran besar-besaran
Jelaskan tujuan penghantaran sampel, kuantiti, dokumen yang diperlukan, item penilaian, orang yang bertanggungjawab meluluskan serta perkara yang mesti diselesaikan sebelum pengeluaran besar-besaran. Kelulusan rupa, kelulusan saiz dan kelulusan dokumen prestasi perlu direkodkan secara berasingan. Jika projek memerlukan PPAP atau ujian tertentu, senaraikan skop, masa dan kos penyerahan secara berasingan; tandatangan pada sampel biasa tidak seharusnya secara automatik bermakna semua keperluan telah diluluskan.
4. Pisahkan kuantiti, harga dan kos sekali sahaja
Kontrak perlu menyatakan unit penjualan, bilangan set pad brek setiap satu, kuantiti dalam setiap kotak, toleransi perbezaan kuantiti yang dibenarkan, MOQ untuk setiap SKU, mata wang, cukai dan yuran, serta tempoh sah tawaran harga. Kos sekali sahaja seperti acuan, alat kerja, plat cetak, ujian, sampel dan bahan pembungkusan sisa perlu disenaraikan secara berasingan, dan perlu dipersetujui mengenai hak milik, penyelenggaraan, pengubahsuaian reka bentuk serta cara pengendalian selepas penamatan kerjasama.
5. Tempoh penghantaran perlu mempunyai titik permulaan yang jelas
Jangan hanya tulis ‘penghantaran dalam 30 hari’. Tempoh penghantaran perlu ditentukan bermula dari hari deposit diterima, fasa pembekuan teknikal, kelulusan reka bentuk pembungkusan atau pemenuhan syarat lain; pada masa yang sama, nyatakan tarikh anggaran siap kerja, tempahan kapal, penghantaran dan notifikasi. Juga perlu dinyatakan bagaimana tarikh boleh diselaraskan sekiranya pembeli lewat mengesahkan atau penjual menukar rancangan.
6. Gunakan istilah perdagangan dengan betul
ICC menjelaskan bahawa Incoterms® 2020 digunakan untuk menentukan tanggungjawab berkaitan pengangkutan, penyerahan, risiko dan kos, tetapi bukan pengganti kontrak jual beli. Kontrak perlu mencatat istilah penuh, lokasi atau pelabuhan yang ditetapkan serta versinya, contohnya ‘FOB pelabuhan yang ditetapkan Incoterms® 2020’, dan juga perlu dipersetujui mengenai pembayaran, hak milik, kualiti, pelanggaran kontrak dan penyelesaian pertikaian. Jangan salah anggap istilah perdagangan sebagai syarat pembayaran.
7. Syarat penerimaan barang mesti boleh dilaksanakan secara praktikal
Perlu dipersetujui fasa pemeriksaan, item yang diperiksa, kaedah, pelan pensampelan, asas penilaian, rekod dan pihak yang bertanggungjawab. Untuk isu kuantiti barang yang diterima, pembungkusan atau perbezaan yang dapat dilihat berbanding masalah prestasi yang memerlukan semakan teknikal, tempoh notifikasi dan prosedur pengendalian yang berbeza boleh digunakan. Jangan gantikan spesifikasi terkawal dengan kenyataan kabur ‘kualiti memenuhi syarat’, dan elakkan penetapan janji bebas kecacatan umum yang tidak boleh dilaksanakan.
8. Sebarang perubahan mesti dikawal secara bertulis
Apabila berlaku perubahan pada bahan, struktur, aksesori, lokasi pembuatan, label, pembungkusan atau sumber bekalan, penjual perlu menjelaskan sebab dan skop impak sebelum pelaksanaan; kemudian kedua-dua pihak akan menentukan sama ada perlu semakan dokumen, penghantaran sampel semula atau pengesahan. Pengganti yang tidak diluluskan tidak boleh dijelaskan hanya dengan alasan ‘tidak menjejaskan penggunaan’.
9. Perlu dipersetujui prosedur untuk pertikaian kualiti dan tuntutan ganti rugi
Kontrak boleh menetapkan langkah-langkah seperti pengasingan selepas penemuan perbezaan, penyimpanan bukti, pemberitahuan, semakan bersama, ujian pihak ketiga, analisis punca, langkah sementara dan penyelesaian akhir. Skop tuntutan, had tanggungjawab, kos pengangkutan dan kerja semula serta pengaturan insurans perlu diteliti oleh penasihat profesional berdasarkan undang-undang yang berkuat kuasa dan risiko projek, dan tidak boleh menggunakan satu template untuk menyelesaikan semua negara dan transaksi.
10. Undang-undang yang Berkuat Kuasa dan Penyelesaian Pertikaian
UNCITRAL menjelaskan bahawa CISG mungkin terpakai untuk sebahagian kontrak jualan barang antarabangsa, dan melibatkan pembentukan kontrak, penghantaran, pembayaran, risiko serta remedi kerana pelanggaran; namun beberapa perkara berkaitan kesahan kontrak dan hak milik tidak termasuk dalam skopnya. Kontrak perlu disahkan oleh penasihat undang-undang yang berkelayakan sama ada CISG terpakai atau tidak, serta perlu menyatakan undang-undang yang berkuat kuasa, pengaturan mahkamah atau timbang tara, lokasi dan bahasa.
Ubah keperluan teknikal menjadi lampiran kontrak
Setelah mengatur SKU, versi, bahan, lampiran, pembungkusan, ujian dan syarat masa penghantaran, ia boleh dilakukan melaluiBorang Keperluan Pembelianberkomunikasi dengan Baotai, atau memahamiPerkhidmatan OEM dan jenama persendirian. Syarat kontrak khusus, produk, penerimaan dan tanggungjawab hendaklah berdasarkan pengesahan projek, persetujuan bertulis kedua-dua pihak serta pendapat pakar.
