Đơn hàng mua phanh khí chỉ ghi mã vật liệu, số lượng và giá đơn giá thường chưa đủ để xử lý các vấn đề liên quan đến phiên bản vật liệu, tài liệu phụ trợ, bao bì, kiểm thử, chậm trễ và tranh chấp về chất lượng. Giá trị của hợp đồng mua sắm không phải là viết càng nhiều điều khoản càng tốt, mà là đảm bảo rằng báo giá, mẫu thử, sản xuất hàng loạt, vận chuyển và kiểm tra nhận hàng đều dựa trên cùng một bộ yêu cầu có thể thực hiện được.
1. Xác định rõ các bên ký kết và thứ tự ưu tiên của các tài liệu
Hợp đồng cần ghi rõ tên pháp lý, địa chỉ, thông tin đăng ký, tài khoản nhận tiền và phương thức thông báo của cả hai bên mua bán, đồng thời giải thích trách nhiệm giữa nhà sản xuất, nhà xuất khẩu hoặc các bên tham gia giao dịch liên quan. Cần liệt kê thứ tự ưu tiên khi có xung đột giữa hợp đồng, tài liệu kỹ thuật, đơn hàng mua sắm, mẫu đã được phê duyệt, bản thiết kế bao bì và các thay đổi bằng văn bản sau này, nhằm tránh tình trạng chỉ dựa vào hồ sơ chat bán hàng làm cơ sở duy nhất.
2. Định nghĩa sản phẩm bằng các tài liệu phụ trợ theo phiên bản
Mỗi SKU ít nhất cần liên kết với mã khách hàng, mã vật liệu của nhà cung cấp, mã tham chiếu OE hoặc FMSI, phiên bản kiểu phanh hoặc bản vẽ, mã định danh phương án vật liệu, cấu hình tài liệu phụ trợ, phiên bản nhãn mác và bao bì. Các mã tham chiếu không thể tự mình chứng minh được sự nhất quán về kích thước, tính tương thích hoặc chất liệu. Các mục chưa được xác nhận cần được liệt kê là điều kiện tiên quyết, không thể mặc định sử dụng phiên bản từ đơn hàng trước.
3. Ghi rõ ranh giới phê duyệt mẫu thử và sản xuất hàng loạt
Cần làm rõ mục đích gửi mẫu, số lượng, tài liệu đi kèm, các mục kiểm tra, người chịu trách nhiệm phê duyệt và những việc bắt buộc phải hoàn tất trước khi bắt đầu sản xuất hàng loạt. Việc phê duyệt về mặt ngoại hình, kích thước và tài liệu về hiệu suất cần được ghi chép riêng biệt. Nếu dự án yêu cầu PPAP hoặc các kiểm thử cụ thể, cần liệt kê riêng phạm vi, thời gian và chi phí nộp hồ sơ; việc ký nhận mẫu thử thông thường không nên tự động được coi là tất cả các yêu cầu đã được phê duyệt.
4. Tách biệt số lượng, giá cả và các chi phí một lần
Hợp đồng cần nêu rõ đơn vị bán hàng, số lượng phanh kim loại trong mỗi bộ, số lượng trong mỗi thùng, mức chênh lệch số lượng được chấp nhận, MOQ của từng SKU, loại tiền tệ, thuế phí và thời hạn hiệu lực của báo giá. Các chi phí một lần như khuôn mẫu, dụng cụ sản xuất, khuôn in, công tác kiểm thử, mẫu thử và vật liệu đóng gói còn thừa cần được liệt kê riêng, đồng thời quy định rõ về quyền sở hữu, việc bảo trì, việc chỉnh sửa mẫu và cách xử lý sau khi chấm dứt hợp tác.
5. Thời hạn giao hàng cần có điểm khởi đầu rõ ràng
Không nên chỉ ghi “giao hàng trong 30 ngày”. Cần xác định rõ ngày bắt đầu thời hạn giao hàng là khi tiền đặt cọc được thanh toán, thiết kế kỹ thuật được phê duyệt, bản thiết kế đóng gói được chấp thuận hoặc các điều kiện khác được thỏa mãn; đồng thời nêu rõ các mốc dự kiến hoàn thành, đặt chỗ vận chuyển, xuất hàng và thông báo. Khi người mua trì hoãn xác nhận hoặc người bán thay đổi phương án, cũng cần ghi rõ cách điều chỉnh ngày giao hàng.
6. Sử dụng đúng thuật ngữ thương mại
ICC giải thích rằng Incoterms® 2020 được dùng để phân chia trách nhiệm về vận chuyển, giao hàng, rủi ro và chi phí, nhưng không thay thế cho hợp đồng bán hàng. Hợp đồng cần ghi rõ toàn bộ thuật ngữ, địa điểm hoặc cảng được chỉ định cùng phiên bản, ví dụ “FOB cảng được chỉ định Incoterms® 2020”, đồng thời quy định thêm về thanh toán, quyền sở hữu, chất lượng, vi phạm hợp đồng và giải quyết tranh chấp. Không nên nhầm lẫn thuật ngữ thương mại với điều kiện thanh toán.
7. Các điều khoản kiểm tra phải có thể thực hiện được
Cần quy định rõ các giai đoạn kiểm tra, các mục kiểm tra, phương pháp kiểm tra, kế hoạch lấy mẫu, cơ sở đánh giá, hồ sơ ghi chép và bên chịu trách nhiệm. Đối với số lượng hàng nhập khẩu, vấn đề về đóng gói hoặc sự khác biệt có thể nhìn thấy cùng các vấn đề về hiệu suất cần kiểm tra kỹ thuật, có thể áp dụng các thời hạn thông báo và quy trình xử lý khác nhau. Không được dùng cụm từ mơ hồ “đạt tiêu chuẩn chất lượng” thay thế cho các tiêu chuẩn được kiểm soát chặt chẽ, cũng không nên đưa ra cam kết không lỗi tổng thể mà không thể thực hiện được.
8. Mọi thay đổi đều phải được kiểm soát bằng văn bản
Khi có sự thay đổi về vật liệu, cấu trúc, phụ kiện, địa điểm sản xuất, nhãn mác, đóng gói hoặc nguồn cung cấp, người bán cần giải thích lý do và phạm vi ảnh hưởng trước khi triển khai; hai bên sau đó sẽ quyết định xem có cần xem xét hồ sơ, gửi mẫu lại hoặc kiểm chứng hay không. Những vật phẩm thay thế chưa được phê duyệt không thể chỉ được biện minh bằng lý do “không ảnh hưởng đến việc sử dụng”.
9. Quy định rõ quy trình giải quyết tranh chấp về chất lượng và yêu cầu bồi thường
Hợp đồng có thể quy định các biện pháp như cách ly sau khi phát hiện sự khác biệt, lưu giữ bằng chứng, thông báo, kiểm tra chung, kiểm định bởi bên thứ ba, phân tích nguyên nhân gốc rễ, các biện pháp tạm thời và cách xử lý cuối cùng. Phạm vi yêu cầu bồi thường, giới hạn trách nhiệm, chi phí vận chuyển và sửa chữa, cũng như các thỏa thuận bảo hiểm cần được các chuyên gia tư vấn xem xét dựa trên luật pháp áp dụng và rủi ro của dự án; không thể áp dụng một mẫu đơn duy nhất để giải quyết mọi trường hợp ở các quốc gia và giao dịch khác nhau.
10. Xác định rõ luật pháp áp dụng và cơ chế giải quyết tranh chấp
UNCITRAL chỉ ra rằng CISG có thể được áp dụng cho một số hợp đồng bán hàng quốc tế, liên quan đến việc hình thành hợp đồng, giao hàng, thanh toán, rủi ro và các biện pháp khắc phục vi phạm; tuy nhiên một số vấn đề về hiệu lực hợp đồng và quyền sở hữu nằm ngoài phạm vi áp dụng của nó. Hợp đồng cần được các cố vấn pháp lý có trình độ xác nhận xem CISG có được áp dụng hay không hoặc có bị loại trừ hay không, đồng thời ghi rõ luật pháp áp dụng, cơ quan tòa án hoặc trọng tài, địa điểm và ngôn ngữ.
Chuyển các yêu cầu kỹ thuật thành phụ lục của hợp đồng
Sau khi sắp xếp các thông tin về SKU, phiên bản, vật liệu, phụ kiện, bao bì, quy trình kiểm thử và điều kiện giao hàng, có thể sử dụngBảng yêu cầu mua hàngLiên hệ với Baotai để tìm hiểu thêmDịch vụ OEM và thương hiệu riêng。Các điều khoản hợp đồng cụ thể, sản phẩm, quy trình kiểm tra và trách nhiệm sẽ được xác định dựa trên việc xác minh dự án, thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên và ý kiến chuyên môn.
