Bei der Überprüfung von Bremsscheiben-Herstellern erhalten Einkäufer häufig Scans von Geschäftsregistern, Zertifikaten für Managementsysteme, Produktzulassungszertifikaten, Prüfberichten sowie Prüftabellen. Mehr Dokumente bedeuten nicht automatisch ein geringeres Risiko; entscheidend ist es, die Art der Dokumente, den Ausstellungsorganismus, den Gültigkeitsstatus, den Anwendungsbereich sowie deren Beziehung zum jeweiligen Produkt zu prüfen.
1. Beginnen Sie mit den Anforderungen des Zielmarktes und der Kunden
Verschiedene Länder, Fahrzeugkategorien, Vertriebswege und Kundenaufträge können unterschiedliche Anforderungen stellen. Erstellen Sie zunächst eine Liste der geltenden Anforderungen: Welche sind gesetzliche Vorgaben oder Produktzulassungen, welche sind vom Kunden vorgegebene Prüfungen, welche sind Anforderungen an das Management des Lieferanten und welche dienen nur internen Überprüfungen durch den Einkäufer. Verbreiten Sie keine als in einer Region üblich geltenden Dokumente als weltweit einheitliche Anforderungen.
2. Zertifikate für Managementsysteme belegen den Geltungsbereich des Systems
Laut ISO ist ISO 9001 ein Standard für Qualitätsmanagementsysteme. ISO selbst erteilt keine Zertifikate an Unternehmen; die Zertifizierung wird von externen Zertifizierungsorganisationen durchgeführt. Auch die öffentlichen Überprüfungsunterlagen von ISO und IAF machen klar, dass eine ISO 9001-Zertifizierung nicht bedeutet, dass das Produkt selbst zertifiziert ist oder dass jedes Produkt zu 100 Prozent qualitativ einwandfrei ist.
Bei der Prüfung von Zertifikaten sollten der gesetzliche Name der Organisation, die Produktionsadresse, der Geltungsbereich der Zertifizierung, die vollständige Version des Standards, die Zertifikatsnummer, das Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie Informationen zur Zertifizierungsorganisation und zu deren Anerkennung überprüft werden. Sollten die auf dem Zertifikat angegebenen Adresse oder der Geltungsbereich nur Handel, Vertrieb umfassen oder nicht mit dem tatsächlichen Produktionsort übereinstimmen, sollte eine Erklärung gefordert werden, anstatt allein auf dem Umschlag des Zertifikats die Fertigungskapazitäten einzuschätzen.
3. Bei der Produktzulassung müssen Produkt und Anwendungsbereich überprüft werden
Zulassungsunterlagen oder regulatorische Dokumente müssen dem Produkttyp, der Zulassungsnummer, dem Inhaber, dem Herstellungsort, der Kennzeichnung sowie den zugelassenen Fahrzeugen oder Anwendungsbereichen entsprechen. Beispielsweise bezieht sich die UN-Verordnung Nr. 90 auf die Zulassung von Ersatz-Bremsbelag-Komplettsätzen usw., doch ob sie für bestimmte Märkte, Fahrzeuge und Produkte gilt, muss anhand der geltenden Vorschriften des Zielmarktes sowie der Zulassungsunterlagen überprüft werden. Allein weil ein Lieferant ein R90-Dokument vorlegt, darf nicht davon ausgegangen werden, dass alle seine SKUs und Formulierungen abgedeckt sind.
4. Prüfen Sie zunächst die Identität des Probenexemplars im Prüfbericht
Bevor Schlussfolgerungen aus dem Bericht gezogen werden, sollten Name des Labors, Berichtsnummer, Datum, Antragsteller, Beschreibung der Probe, Typ oder Materialnummer, Materialversion, Prüfverfahren, Ergebnisse sowie Begründungen überprüft werden. Falls die im Bericht beschriebene Probe, das Formulierungsprofil oder die Abmessungen nicht mit dem aktuellen SKU übereinstimmen, muss der Lieferant die Abdeckungslogik erläutern. Zudem muss geklärt werden, ob es sich um ein vollständiges Dokument oder nur um Auszüge handelt, sowie ob die Fähigkeiten des Labors für das durchgeführte Projekt ausreichen.
5. Qualitätsdokumentation muss nachweisen, wie Bestellungen kontrolliert werden
Zertifikate und Berichte dienen meist als Nachweis zu einem bestimmten Zeitpunkt, während tägliche Qualitätsdokumentation besser darstellt, wie Bestellungen umgesetzt werden. Je nach Projektrisiko können folgende Aspekte geprüft werden:
- Prüfung von Verträgen und technischen Anforderungen sowie Versionskontrolle von Zeichnungen und Spezifikationen;
- Nachweisdokumente zur Verknüpfung von eingehenden Materialchargen, Materialplänen und Produktionsaufträgen;
- Aufzeichnungen zu Prozessparametern, Gerätemaintenance sowie Zustand der Messgeräte;
- Protokolle zu Erstprüfungen, Zwischenprüfungen, Endprüfungen und Verpackungskontrollen;
- Isolierung von Mängelprodukten, Korrekturmaßnahmen sowie Abschlussbearbeitung von Kundenbeschwerden;
- Rückverfolgbarkeit von Fertigproduktchargen, Etiketten, Kartonnummern und Versanddokumenten.
Der Käufer sollte nur solche Dokumente anfordern, die mit den Risiken und dem Vertrag zusammenhängen, und angemessene Grenzen des Geschäftsgeheimnisses respektieren.
6. Prüfung der Dokumente – nicht nur PDFs akzeptieren
Der Status des Zertifikats kann über die ausstellende Stelle oder geeignete offizielle Abfragekanäle überprüft werden, um Name, Adresse, Geltungsbereich und Datum zu bestätigen. Für Produktfreigabepapiere und Testberichte kann man sich an die Aussteller wenden oder deren Überprüfungsverfahren nutzen. Eine Online-Abfrage der Dokumente bedeutet nicht unbedingt, dass sie ungültig sind, doch der Lieferant sollte einen angemessenen Überprüfungsweg bieten; bearbeitete Dokumente mit inkonsistenten Informationen oder bei Verweigerung einer Erklärung sollten einer strengeren Prüfung unterzogen werden.
7. Die Belege müssen mit den Prototypen und Serienversionen übereinstimmen
In Prototypen, Bestellunterlagen und Versanddokumenten müssen dieselben Kunden-SKUs, Lieferanten-Teilnummern, Materiallösungen sowie Versionen verwendet werden. Bei Änderungen im Material, in der Konstruktion, am Herstellungsort oder im Geltungsbereich muss geprüft werden, ob die vorhandenen Freigaben und Berichte weiterhin gültig sind. Historische Berichte sollten nicht dauerhaft allen nachfolgenden Produkten beigefügt werden.
Es wird empfohlen, eine Matrix der Lieferantendokumente einzuführen
Für jedes Dokument sollten Name, Zweck, Inhaber, Aussteller, Nummer, Version, Gültigkeitsdatum, abgedeckte Adressen, abgedeckte Produkte, Prüfungsdatum sowie verantwortliche Person aufgezeichnet werden. Es ist nützlicher, den Status in Kategorien wie geprüft, nachzuholen, nicht anwendbar oder ungültig einzuordnen, anstatt einfach mit ja/nein zu arbeiten.
Vorbereitung der Unterlagen für die Lieferantenprüfung
Der Käufer kann den Zielmarkt, die SKU-Liste, erforderliche Genehmigungen und Tests, die Prototypenphase sowie die jährlichen Bedarfe zusammenfassen und diese überdie Anfrageformularemit Baotai abstimmen oder sich die Informationen aus dem BereichProduktion und Qualitätskontrolleansehen. Konkrete Zertifikate, Berichte, Produktabdeckungen und Qualitätsdokumente richten sich nach dem jeweiligen Projekt, den gültigen Unterlagen sowie den gemeinsam festgestellten Ergebnissen beider Parteien.
