ब्रेक-पैड आपूर्तिकर्ता चुनते समय कौन-से प्रमाणपत्र, परीक्षण रिपोर्ट एवं गुणवत्ता रिकॉर्ड देखने आवश्यक हैं?

ब्रेक-पैड आपूर्तिकर्ता की जाँच करते समय, खरीदारों को अक्सर व्यापार लाइसेंस, प्रबंधन प्रणाली प्रमाणपत्र, उत्पाद अनुमोदन प्रमाणपत्र, परीक्षण रिपोर्ट एवं निरीक्षण तालिकाओं की स्कैन की गई प्रतियाँ मिलती हैं। दस्तावेज़ों की संख्या जितनी अधिक होगी, इसका मतलब यह नहीं है कि जोखिम उतना ही कम होगा; महत्वपूर्ण बात यह है कि दस्तावेज़ों के प्रकार, जारी करने वाली संस्था, वैधता की अवधि, लागू क्षेत्र एवं उनका इस विशेष उत्पाद से संबंध सुनिश्चित किया जाए।

1. पहले लक्षित बाज़ार एवं ग्राहकों की आवश्यकताओं के आधार पर योजना बनाएँ

विभिन्न देशों, वाहन श्रेणियों, विक्रय चैनलों एवं ग्राहक अनुबंधों के अनुसार अलग-अलग आवश्यकताएँ हो सकती हैं। पहले ही एक लागू आवश्यकताओं की सूची तैयार कर लें: कौन-सी आवश्यकताएँ कानूनी या उत्पाद अनुमोदन से संबंधित हैं, कौन-से ग्राहक द्वारा निर्धारित परीक्षण हैं, कौन-सी आवश्यकताएँ आपूर्तिकर्ता के प्रबंधन से संबंधित हैं, एवं कौन-सी केवल खरीदार की आंतरिक जाँच हेतु हैं। किसी एक क्षेत्र में आम रूप से पाए जाने वाले दस्तावेज़ों को वैश्विक स्तर पर अनिवार्य मानने से बचें।

2. प्रबंधन प्रणाली प्रमाणपत्र प्रणाली के दायरे को साबित करता है

ISO के अनुसार, ISO 9001 गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली का मानक है, लेकिन ISO स्वयं किसी भी व्यवसाय को प्रमाणपत्र जारी नहीं करता; प्रमाणन बाहरी प्रमाणन संस्थाओं द्वारा किया जाता है। ISO एवं IAF की सार्वजनिक निरीक्षण सामग्री में भी स्पष्ट रूप से बताया गया है कि ISO 9001 मान्यता प्राप्त प्रमाणन का मतलब यह नहीं है कि उत्पाद स्वयं प्रमाणित हो गया है या हर उत्पाद 100% गुणवत्तापूर्ण है।

प्रमाणपत्रों की जाँच करते समय संगठन का कानूनी नाम, उत्पादन स्थल, प्रमाणन का दायरा, मानक का पूर्ण संस्करण, प्रमाणपत्र संख्या, जारी एवं समाप्ति तिथि, प्रमाणन संस्था एवं मान्यता संबंधी जानकारी देखनी चाहिए। यदि प्रमाणपत्र पर दिया गया पता या दायरा केवल व्यापार, बिक्री तक ही सीमित है या वास्तविक उत्पादन स्थल से मेल नहीं खाता, तो केवल प्रमाणपत्र के कवर के आधार पर निर्माण क्षमता का निर्णय न करें, बल्कि स्पष्टीकरण मांगें।

3. उत्पाद अनुमोदन हेतु उत्पाद एवं उसके लागू क्षेत्र की जाँच करें

उत्पाद अनुमोदन या विनियमन संबंधी दस्तावेज़ों में उत्पाद के प्रकार, अनुमोदन संख्या, धारक, निर्माण स्थल, पहचान एवं लागू वाहन या श्रेणी का उल्लेख होना आवश्यक है। उदाहरण के लिए UN Regulation No.90, प्रतिस्थापन हेतु ब्रेक पैड असेंबली आदि के अनुमोदन से संबंधित है, लेकिन किसी विशेष बाज़ार, वाहन या उत्पाद पर इसकी लागूता की पुष्टि लक्षित बाज़ार के वर्तमान विनियमों एवं अनुमोदन दस्तावेज़ों के आधार पर ही की जानी चाहिए। केवल आपूर्तिकर्ता द्वारा प्रस्तुत R90 दस्तावेज़ के आधार पर यह नहीं माना जा सकता कि उसके सभी SKU एवं फॉर्मूले इसमें शामिल हैं।

4. परीक्षण रिपोर्ट में सबसे पहले नमूने की पहचान देखें

रिपोर्ट में निष्कर्ष देने से पहले, प्रयोगशाला का नाम, रिपोर्ट संख्या, तारीख, आवेदक, नमूने का विवरण, पैड का प्रकार या मटेरियल नंबर, सामग्री का संस्करण, परीक्षण विधि, परिणाम एवं निर्णय का आधार जरूर जाँचें। यदि रिपोर्ट में दिए गए नमूने, फॉर्मूले या आकार को वर्तमान SKU से जोड़ा नहीं जा सकता, तो आपूर्तिकर्ता से इसके आवरण का तर्क पूछें। साथ ही यह भी सुनिश्चित करें कि रिपोर्ट पूर्ण दस्तावेज़ है या केवल कुछ पृष्ठ हैं, एवं प्रयोगशाला की क्षमताएँ किए गए कार्य के लिए उपयुक्त हैं या नहीं।

5. गुणवत्ता रिकॉर्ड से ऑर्डर के नियंत्रण का प्रमाण मिलता है

प्रमाणपत्र एवं रिपोर्टें आमतौर पर किसी निश्चित समय बिंदु के प्रमाण होते हैं, जबकि दैनिक गुणवत्ता रिकॉर्ड ही यह दर्शाते हैं कि ऑर्डर कैसे निष्पादित किया गया। परियोजना के जोखिम के आधार पर निम्नलिखित की समीक्षा की जा सकती है:

• अनुबंध एवं तकनीकी आवश्यकताओं की समीक्षा, चित्रों एवं स्पेसिफिकेशन संस्करणों का नियंत्रण;
• आयातित सामग्री के बैच, सामग्री योजनाओं एवं उत्पादन ऑर्डरों के बीच संबंधों के रिकॉर्ड;
• प्रक्रिया पैरामीटर, उपकरणों का रखरखाव एवं मापन उपकरणों की स्थिति संबंधी रिकॉर्ड;
• पहले नमूने, प्रक्रिया के दौरान, अंतिम नमूने एवं पैकेजिंग जाँच संबंधी रिकॉर्ड;
• अस्वीकृत उत्पादों का अलगाव, सुधारात्मक उपाय एवं ग्राहक शिकायतों का समाधान;
• तैयार उत्पादों के बैच, लेबल, बॉक्स नंबर एवं शिपमेंट रिकॉर्डों का ट्रेसिंग संबंध।

खरीदार को केवल जोखिम एवं अनुबंध से संबंधित रिकॉर्ड ही माँगने चाहिए, एवं उचित व्यावसायिक गोपनीयता सीमाओं का सम्मान करना चाहिए।

6. केवल PDF ही स्वीकार करने के बजाय दस्तावेज़ों का सत्यापन करें

प्रमाणपत्रों की स्थिति की जाँच जारीकर्ता संस्था या संबंधित आधिकारिक पूछताछ चैनलों के माध्यम से की जा सकती है, ताकि नाम, पता, दायरा एवं तारीख़ की पुष्टि हो सके। उत्पादों के अनुमोदन एवं परीक्षण रिपोर्टों के लिए जारीकर्ता से संपर्क किया जा सकता है या उनकी सत्यापन विधियों का उपयोग किया जा सकता है। ऑनलाइन जाँच न होना आवश्यक रूप से अमान्यता का संकेत नहीं है, लेकिन आपूर्तिकर्ता को उचित सत्यापन मार्ग उपलब्ध कराना चाहिए; संपादित किए गए, असंगत जानकारी वाले या स्पष्टीकरण देने से इनकार करने वाले दस्तावेज़ों की उच्च स्तरीय जाँच की जानी चाहिए।

7. सबूतों को नमूनों एवं बड़े पैमाने पर निर्मित संस्करणों के अनुरूप रखें

नमूनों, ऑर्डरों एवं शिपमेंट दस्तावेज़ों में एक ही ग्राहक SKU, आपूर्तिकर्ता का मटेरियल नंबर, सामग्री योजना एवं संस्करण का उल्लेख किया जाना चाहिए। जब सामग्री, संरचना, निर्माण स्थल या लागू दायरे में परिवर्तन होता है, तो मौजूदा अनुमोदन एवं रिपोर्टों की उपयुक्तता का मूल्यांकन किया जाना चाहिए। पिछली रिपोर्टों को हमेशा सभी बाद के उत्पादों के साथ जोड़ना उचित नहीं है।

आपूर्तिकर्ता दस्तावेज़ों का मैट्रिक्स बनाने की सलाह दी जाती है

प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए नाम, उद्देश्य, धारक, जारीकर्ता, क्रमांक, संस्करण, वैधता अवधि, लागू पता, लागू उत्पाद, सत्यापन तारीख़ एवं जिम्मेदार व्यक्ति का रिकॉर्ड रखें। स्थिति को ‘सत्यापित’, ‘पूरक आवश्यक’, ‘लागू नहीं’ एवं ‘अमान्य’ में वर्गीकृत करना, केवल ‘हाँ/नहीं’ की तुलना में अधिक उपयोगी है।

आपूर्तिकर्ता समीक्षा हेतु दस्तावेज़ तैयार करें

खरीदार, लक्षित बाज़ार, SKU सूची, आवश्यक मंजूरी एवं परीक्षण, नमूना चरण तथा वार्षिक मांग को व्यवस्थित करके, इसेखरीद आवश्यकता फॉर्म के माध्यम से भेज सकता हैबाओताई के साथ संपर्क करें, या जानकारी देखेंउत्पादन एवं गुणवत्ता नियंत्रण। विशिष्ट प्रमाणपत्र, रिपोर्ट, उत्पाद कवरेज एवं गुणवत्ता रिकॉर्ड के लिए परियोजना, मान्य दस्तावेज़ एवं दोनों पक्षों द्वारा सत्यापित परिणामों को ही मान्य माना जाएगा।