Saat meninjau pemasok pelat rem, pihak pembeli sering menerima salinan skan izin usaha, sertifikat sistem manajemen, sertifikat persetujuan produk, laporan pengujian, dan formulir inspeksi. Semakin banyak dokumen tidak berarti risiko semakin rendah; yang penting adalah memastikan jenis dokumen, lembaga penerbit, status berlaku, cakupan penerapan, serta hubungannya dengan produk kali ini.
1. Mulailah dari pasar target dan persyaratan pelanggan
Berbagai negara, kategori kendaraan, saluran penjualan, dan kontrak pelanggan dapat memiliki persyaratan yang berbeda. Buatlah daftar persyaratan yang berlaku terlebih dahulu: mana yang merupakan regulasi atau persetujuan produk, mana yang merupakan pengujian yang ditentukan pelanggan, mana yang merupakan persyaratan manajemen pemasok, dan mana yang hanya digunakan untuk audit internal pihak pembeli. Jangan menjadikan dokumen yang umum di suatu wilayah sebagai persyaratan yang berlaku secara global.
2. Sertifikat sistem manajemen membuktikan cakupan sistem
Menurut ISO, ISO 9001 merupakan standar sistem manajemen kualitas. ISO sendiri tidak menerbitkan sertifikat untuk perusahaan; proses sertifikasi dilakukan oleh lembaga sertifikasi eksternal. Dokumen audit publik dari ISO dan IAF juga menjelaskan bahwa sertifikasi yang diakui ISO 9001 tidak berarti produk itu sendiri telah disertifikasi atau menjamin setiap produk 100% memenuhi standar.
Saat meninjau sertifikat, periksalah nama resmi organisasi, alamat produksi, cakupan sertifikasi, versi lengkap standarnya, nomor sertifikat, tanggal penerbitan dan kedaluwarsanya, lembaga sertifikasi, serta informasi akreditasinya. Jika alamat atau cakupan pada sertifikat hanya mencakup perdagangan, penjualan, atau tidak sesuai dengan lokasi produksi yang sebenarnya, mintalah penjelasan, bukan hanya mengandalkan sampul sertifikat untuk menilai kemampuan produksi.
3. Untuk persetujuan produk, periksa produk dan cakupan penerapannya
Dokumen persetujuan produk atau regulasi harus mencakup informasi mengenai jenis produk, nomor persetujuan, pemegang izin, lokasi produksi, identifikasi, serta kendaraan atau rentang penerapan yang sesuai. Misalnya, UN Regulation No.90 berkaitan dengan persetujuan untuk komponen pelapis rem pengganti, namun apakah aturan tersebut berlaku di pasar, kendaraan, dan produk tertentu harus diverifikasi berdasarkan regulasi dan dokumen persetujuan yang berlaku di pasar target. Tidak boleh berasumsi bahwa semua SKU dan formulasi suatu pemasok telah tercakup hanya karena mereka menunjukkan dokumen R90.
4. Periksa identitas sampel terlebih dahulu dalam laporan tes
Sebelum menyimpulkan laporan, periksa terlebih dahulu nama laboratorium, nomor laporan, tanggal, pihak pengajukan, deskripsi sampel, tipe pelat atau nomor bahan, versi bahan, metode pengujian, hasil, dan dasar penilaian. Jika sampel, formulasi, atau dimensi dalam laporan tidak dapat dikaitkan dengan SKU saat ini, mintalah penjelasan dari pemasok mengenai logika pencakupannya. Pastikan pula apakah laporan merupakan dokumen lengkap atau hanya halaman yang dipotong, serta apakah kemampuan laboratorium sesuai untuk proyek yang dilakukan.
5. Catatan kualitas harus membuktikan bagaimana pesanan dikendalikan
Sertifikat dan laporan umumnya merupakan bukti pada suatu titik waktu tertentu, sedangkan catatan kualitas harian lebih mampu menjelaskan bagaimana pesanan dieksekusi. Berdasarkan tingkat risiko proyek, dapat dilakukan audit terhadap:
- Peninjauan kontrak dan persyaratan teknis, kontrol versi gambar dan spesifikasi;
- Catatan keterkaitan antara batch bahan baku, skema bahan, dan pesanan produksi;
- Catatan parameter proses, pemeliharaan peralatan, serta status peralatan pengukuran;
- Catatan inspeksi produk pertama, selama proses, akhir produksi, dan saat pengemasan;
- Pemisahan produk yang tidak memenuhi standar, tindakan korektif, dan penyelesaian keluhan pelanggan secara menyeluruh;
- Hubungan pelacakan antara batch produk jadi, label, nomor kotak, dan catatan pengiriman.
Pihak pembeli hanya boleh meminta catatan yang berkaitan dengan risiko dan kontrak, serta menghormati batasan kerahasiaan bisnis yang wajar.
6. Verifikasi dokumen, bukan hanya menerima PDF
Status sertifikat dapat dicek melalui lembaga penerbit atau saluran konsultasi resmi yang berlaku, serta perlu dipastikan nama, alamat, cakupan, dan tanggalnya. Untuk laporan persetujuan produk dan pengujian, hubungi pihak penerbit atau gunakan metode verifikasi mereka. Tidak bisa dilihat secara online tidak selalu berarti dokumen tersebut tidak sah, tetapi pemasok harus dapat menyediakan jalur verifikasi yang masuk akal; dokumen yang telah diedit, informasinya tidak konsisten, atau menolak memberikan penjelasan harus diajukan untuk peninjauan lebih lanjut.
7. Pastikan bukti sesuai dengan sampel dan versi produksi massal
Gunakan SKU pelanggan yang sama, nomor bahan pemasok, skema bahan, serta versi yang identik dalam sampel, pesanan, dan dokumen pengiriman. Jika terjadi perubahan pada bahan, struktur, lokasi produksi, atau cakupan penerapan, nilai ulang apakah persetujuan dan laporan yang ada masih berlaku. Jangan lampirkan laporan historis secara permanen pada semua produk selanjutnya.
Disarankan untuk membuat matriks dokumen pemasok
Catat untuk setiap dokumen nama, tujuan penggunaan, pemegang, pihak penerbit, nomor, versi, masa berlaku, alamat yang dicakup, produk yang dicakup, tanggal verifikasi, dan orang yang bertanggung jawab. Membagi status menjadi sudah diverifikasi, perlu dilengkapi, tidak berlaku, dan sudah kedaluwarsa lebih berguna daripada sekadar status ada/tidak.
Menyiapkan dokumen untuk audit pemasok
Pihak pembeli dapat mengumpulkan informasi tentang pasar target, daftar SKU, persyaratan persetujuan dan pengujian, tahap sampel, serta kebutuhan tahunan, lalu melaluiFormulir Kebutuhan Pembelianberkomunikasi dengan Baotai, atau membacaProduksi dan Pengendalian Kualitasinformasinya. Sertifikat, laporan, cakupan produk, dan catatan kualitas yang spesifik harus didasarkan pada proyek, dokumen yang berlaku, serta hasil verifikasi kedua belah pihak.
