Al auditar a los proveedores de pastillas de freno, los compradores suelen recibir copias escaneadas del registro comercial, certificados del sistema de gestión, certificados de aprobación del producto, informes de pruebas y formularios de inspección. Cuantos más documentos haya, no significa necesariamente que el riesgo sea menor; lo importante es verificar el tipo de documento, la entidad emisora, su estado de vigencia, el alcance aplicable y su relación con el producto en cuestión.
1. Empezar por el mercado objetivo y los requisitos del cliente
Diferentes países, categorías de vehículos, canales de venta y contratos con clientes pueden exigir requisitos distintos. Primero, prepare una lista de requisitos aplicables: ¿cuáles son normativas o relacionados con la aprobación del producto, cuáles pruebas especificadas por el cliente, cuáles requisitos de gestión del proveedor y cuáles son solo materiales para auditorías internas del comprador? No considere como requisito universal aquellos documentos comunes en una región específica.
2. Los certificados del sistema de gestión demuestran el alcance del sistema
Según ISO, ISO 9001 es la norma para sistemas de gestión de calidad; ISO en sí mismo no otorga certificados a las empresas, ya que la certificación la realizan organismos externos de acreditación. La información pública sobre auditorías de ISO e IAF también deja claro que la acreditación según ISO 9001 no implica que el producto en sí esté certificado ni garantiza que el 100 % de los productos cumplan con los requisitos.
Al revisar los certificados, se debe verificar el nombre legal de la organización, la dirección de producción, el alcance de la certificación, la versión completa de la norma, el número del certificado, las fechas de emisión y vencimiento, así como la información del organismo de acreditación y su reconocimiento. Si la dirección o el alcance indicado en el certificado solo abarca actividades comerciales o de venta y difiere de la ubicación real de producción, se debe solicitar una explicación en lugar de juzgar la capacidad de fabricación únicamente por la portada del certificado.
3. Para la aprobación del producto, es necesario verificar el producto y su alcance aplicable
Los documentos de aprobación del producto o las normativas deben corresponder al tipo de producto, número de aprobación, titular, lugar de fabricación, identificación y vehículos o rangos aplicables. Por ejemplo, el Reglamento de la ONU N.º 90 se refiere a la aprobación de conjuntos de pastillas de freno de reemplazo, etc., pero si es aplicable a mercados, vehículos y productos específicos, debe verificarse según las normativas actuales del mercado objetivo y los documentos de aprobación. No se puede suponer que todos los SKU y fórmulas de un proveedor estén cubiertos solo porque presente un documento R90.
4. Primero revise la identidad de la muestra en el informe de pruebas
Antes de llegar a conclusiones en el informe, verifique primero el nombre del laboratorio, número del informe, fecha, solicitante, descripción de la muestra, tipo de pastilla o número de material, versión del material, método de prueba, resultados y criterios de evaluación. Si la muestra, fórmula o dimensiones indicadas en el informe no pueden asociarse con el SKU actual, solicite al proveedor que explique la lógica de cobertura. También debe confirmarse si el informe es un documento completo o una página extraída, así como si la capacidad del laboratorio es adecuada para el proyecto realizado.
5. Los registros de calidad deben demostrar cómo se controla el pedido
Los certificados e informes suelen ser pruebas de un momento determinado, mientras que los registros de calidad diarios explican mejor cómo se ejecuta el pedido. Según el riesgo del proyecto, se pueden auditar:
- Revisión de contratos y requisitos técnicos, control de versiones de planos y especificaciones;
- Registros de asociación entre lotes de materiales entrantes, planes de materiales y órdenes de producción;
- Registros de parámetros de proceso, mantenimiento de equipos y estado de equipos de medición;
- Registros de inspección de primera unidad, en proceso, final y empaquetado;
- Aislamiento de productos defectuosos, medidas correctivas y cierre de quejas de clientes;
- Relación de trazabilidad entre lotes de productos terminados, etiquetas, números de caja y registros de envío.
El comprador solo debe solicitar los registros relacionados con los riesgos y el contrato, respetando los límites razonables de confidencialidad comercial.
6. Verificar los documentos en lugar de aceptar únicamente PDF
Es posible comprobar el estado del certificado a través de la entidad emisora o de los canales oficiales correspondientes, y confirmar el nombre, dirección, alcance y fecha. Para los informes de aprobación y pruebas del producto, se puede contactar a la entidad emisora o utilizar sus métodos de verificación. El hecho de que un documento no sea consultable en línea no implica necesariamente que sea inválido, pero el proveedor debe poder ofrecer un camino razonable de verificación; los documentos editados, con información inconsistente o que se nieguen a explicarse deben ser sometidos a una revisión más exhaustiva.
7. Asegurar que las pruebas coincidan con las muestras y las versiones en producción
Se deben utilizar los mismos SKU del cliente, números de material del proveedor, esquemas de materiales y versiones en las muestras, pedidos y documentos de envío. Cuando haya cambios en los materiales, estructura, lugar de fabricación o alcance aplicable, se debe evaluar si las aprobaciones e informes existentes siguen siendo válidos. No se deben adjuntar permanentemente informes históricos a todos los productos posteriores.
Se recomienda crear una matriz de documentos del proveedor
Para cada documento, se deben registrar el nombre, uso, titular, entidad emisora, número de serie, versión, fecha de vencimiento, direcciones cubiertas, productos cubiertos, fecha de verificación y responsable. Clasificar el estado como verificado, pendiente de actualización, no aplicable o caducado es más útil que un simple sí/no.
Preparar la documentación para la auditoría del proveedor
El comprador puede organizar el mercado objetivo, lista de SKU, aprobaciones y pruebas requeridas, fase de muestras y necesidades anuales, y luego a través deLa hoja de requisitos de compracomunicarse con Baotai, o consultarProducción y control de calidadinformación. Los certificados, informes, cobertura de productos y registros de calidad específicos deben basarse en el proyecto, los documentos vigentes y los resultados de verificación mutua.
