Lors de l’audit des fournisseurs de plaquettes de frein, les acheteurs reçoivent fréquemment des scans du certificat d’exploitation, des certificats de système de gestion, des certificats d’approbation du produit, des rapports de tests et des formulaires d’inspection. Plus il y a de documents, cela ne signifie pas nécessairement un risque moindre ; l’essentiel est de vérifier le type de document, l’organisme émetteur, son état de validité, sa portée ainsi que son lien avec le produit en question.
1. Partir d’abord des exigences du marché cible et des clients
Différents pays, catégories de véhicules, canaux de vente et contrats clients peuvent imposer des exigences variées. Il convient d’élaborer au préalable une liste des exigences applicables : quelles sont liées aux réglementations ou à l’approbation du produit, quelles sont des tests spécifiés par le client, quelles relèvent des exigences de gestion du fournisseur, et quelles ne servent qu’à des audits internes de l’acheteur. Il ne faut pas généraliser des documents courants dans une région donnée comme exigences universelles.
2. Le certificat de système de gestion atteste de la portée du système
Selon ISO, ISO 9001 est la norme pour les systèmes de gestion de la qualité. ISO ne délivre pas de certificats aux entreprises ; l’authentification est effectuée par des organismes de certification externes. Les documents d’audit publics d’ISO et de l’IAF précisent également que l’agrément ISO 9001 ne signifie pas que le produit lui-même est certifié ni qu’il garantit que 100 % des produits sont conformes.
Lors de l’examen des certificats, il faut vérifier le nom légal de l’organisation, l’adresse de production, la portée de la certification, la version complète de la norme, le numéro du certificat, les dates d’émission et d’expiration, ainsi que l’organisme de certification et ses informations d’agrément. Si l’adresse ou la portée indiquées sur le certificat ne couvrent que le commerce, les ventes ou ne correspondent pas à l’endroit réel de production, il convient de demander des explications, plutôt que de se fier uniquement à la couverture du certificat pour évaluer les capacités de fabrication.
3. Pour l’approbation du produit, il faut vérifier le produit lui-même et sa portée d’application
Les documents d’approbation des produits ou les documents réglementaires doivent correspondre au type de produit, au numéro d’approbation, au détenteur, au lieu de fabrication, à l’étiquetage ainsi qu’aux véhicules ou aux catégories applicables. Par exemple, le Règlement ONU n° 90 concerne l’approbation des ensembles de plaquettes de frein de remplacement, mais son application à un marché, à des véhicules ou à des produits spécifiques doit être vérifiée selon la réglementation en vigueur dans le marché cible et les documents d’approbation correspondants. Le fait qu’un fournisseur présente un document R90 ne signifie pas pour autant que tous ses SKU et formules sont couverts.
4. Vérifier d’abord l’identité de l’échantillon dans le rapport de test
Avant de tirer des conclusions du rapport, il convient de vérifier le nom du laboratoire, le numéro du rapport, la date, le demandeur, la description de l’échantillon, le type de plaque ou le numéro de matériau, la version du matériau, les méthodes de test, les résultats et les critères d’évaluation. Si l’échantillon, la formule ou les dimensions mentionnés dans le rapport ne peuvent pas être associés à un SKU actuel, le fournisseur doit expliquer la logique de couverture. Il faut également s’assurer que le rapport est un document complet ou une page extraite, et que les capacités du laboratoire sont adaptées au projet réalisé.
5. Les archives de qualité doivent prouver comment les commandes sont contrôlées
Les certificats et rapports constituent principalement des preuves à un moment donné, tandis que les archives de qualité quotidiennes permettent de mieux comprendre la manière dont les commandes sont exécutées. En fonction des risques liés au projet, il est possible de vérifier :
- L’examen des contrats et des exigences techniques, ainsi que le contrôle des versions des plans et des spécifications ;
- Les registres reliant les lots de matières premières, les schémas de matériaux aux bons de production ;
- Les registres des paramètres de processus, de la maintenance des équipements et de l’état des équipements de mesure ;
- Les registres des contrôles des premiers articles, en cours de production, finaux et d’emballage ;
- L’isolement des produits défectueux, les mesures correctives et la gestion des réclamations clients ;
- La traçabilité des lots de produits finis, des étiquettes, des numéros de boîte et des registres d’expédition.
L’acheteur ne doit demander que les archives liées aux risques et au contrat, tout en respectant les limites raisonnables de confidentialité commerciale.
6. Vérifier les documents plutôt que de se contenter d’accepter des PDF
Il est possible de vérifier l’état des certificats auprès de l’organisme émetteur ou par le biais des canaux officiels appropriés, afin de confirmer le nom, l’adresse, la portée et la date. Pour les rapports d’approbation du produit et les rapports de test, il faut contacter l’émetteur ou utiliser ses méthodes de vérification. Le fait qu’un document ne soit pas consultable en ligne ne signifie pas nécessairement qu’il est invalide, mais le fournisseur doit être en mesure de proposer un moyen de vérification fiable ; les documents modifiés, présentant des informations incohérentes ou refusant de fournir des explications doivent faire l’objet d’une révision approfondie.
7. Assurer la cohérence entre les preuves et les échantillons ainsi que les versions de série
Il convient d’utiliser les mêmes SKU clients, numéros de matériau du fournisseur, schémas de matériaux et versions dans les échantillons, les commandes et les documents d’expédition. Lorsque des changements surviennent concernant les matériaux, la structure, le lieu de fabrication ou la portée d’application, il faut évaluer si les approbations et rapports existants restent valables. Il ne faut pas joindre indéfiniment des rapports historiques à tous les produits ultérieurs.
Il est recommandé de créer une matrice des documents fournisseurs
Pour chaque document, il faut enregistrer le nom, l’usage, le détenteur, l’émetteur, le numéro, la version, la date d’expiration, les adresses couvertes, les produits concernés, la date de vérification et la personne responsable. Classifier l’état en « vérifié », « à compléter », « non applicable » ou « expiré » est plus utile qu’une simple indication « oui/non ».
Préparer les documents pour l’audit des fournisseurs
L’acheteur peut rassembler le marché cible, la liste des SKU, les approbations et tests requis, ainsi que les étapes de prévisualisation et les besoins annuels, puis les soumettre viale formulaire de demande d’achatContacter Baotai ou consulterProduction et contrôle qualitéles informations correspondantes. Les certificats, rapports, gammes de produits et archives de qualité spécifiques doivent se fonder sur le projet, les documents valides ainsi que les résultats de vérification mutuelle.
