Podczas weryfikacji dostawcy szczęk hamulcowych zamawiający często otrzymuje skany licencji biznesowej, certyfikatów systemu zarządzania, certyfikatów zatwierdzenia produktu, raportów testowych oraz formularzy inspekcji. Im więcej dokumentów, tym niekoniecznie mniejsze ryzyko; kluczowe jest potwierdzenie rodzaju dokumentu, instytucji, która go wydała, jego aktualności, zakresu stosowania oraz związku z danym produktem.
1. Najpierw ustal wymagania na podstawie rynku docelowego i potrzeb klienta
Różne kraje, kategorie pojazdów, kanały sprzedaży oraz umowy z klientami mogą wymagać różnych rzeczy. Najpierw stwórz listę wymagań: które dotyczą przepisów lub zatwierdzenia produktu, które to testy określone przez klienta, które to wymagania związane z zarządzaniem dostawcą, a które służą jedynie wewnętrznej weryfikacji przez zamawiającego. Nie traktuj dokumentów powszechnie używanych w jednym regionie jako wymogów obowiązujących na całym świecie.
2. Certyfikaty systemu zarządzania potwierdzają zakres systemu
ISO stanowi, że ISO 9001 to standard systemu zarządzania jakością, a sama organizacja ISO nie wydaje certyfikatów – certyfikację przeprowadzają zewnętrzne instytucje certyfikacyjne. Publiczne informacje dotyczące audytów ISO i IAF również jasno wskazują, że certyfikacja zgodna z ISO 9001 nie oznacza, że sam produkt jest certyfikowany ani gwarantuje, że każdy egzemplarz będzie w 100% zgodny z normami.
Przy weryfikacji certyfikatu należy sprawdzić oficjalną nazwę organizacji, adres produkcji, zakres certyfikacji, pełną wersję standardu, numer certyfikatu, datę wydania i ważności, instytucję certyfikującą oraz informacje o akredytacji. Jeśli adres lub zakres na certyfikacie obejmuje jedynie działalność handlową lub sprzedaż i nie odpowiada faktycznemu miejscu produkcji, należy zażądać wyjaśnień, zamiast oceniać zdolności produkcyjne na podstawie samej okładki certyfikatu.
3. Przy zatwierdzeniu produktu należy sprawdzić produkt oraz jego zakres stosowania
Dokumenty zatwierdzające produkt lub regulacyjne muszą zawierać informacje dotyczące typu produktu, numeru zatwierdzenia, osoby posiadającej zatwierdzenie, miejsca produkcji, oznaczeń oraz pojazdów lub zakresu zastosowania. Na przykład Rozporządzenie UN nr 90 dotyczy zatwierdzeń dla zespołów tarcz hamulcowych zamiennych itp., jednak to, czy jest ono stosowane na konkretnym rynku, w określonych pojazdach i produktach, należy sprawdzić na podstawie obowiązujących przepisów i dokumentów zatwierdzających na danym rynku docelowym. Nie można zakładać, że wszystkie SKU i formuły dostawcy są objęte zatwierdzeniem tylko dlatego, że przedstawił on dokument R90.
4. Najpierw sprawdź tożsamość próbki w raporcie testowym
Przed wyciągnięciem wniosków z raportu należy najpierw sprawdzić nazwę laboratorium, numer raportu, datę, złożącego wniosek, opis próbki, typ klocka lub numer materiału, wersję materiału, metodę testowania, wyniki oraz podstawy oceny. Jeśli próbka, formuła lub wymiary podane w raporcie nie dają możliwości powiązania z aktualnym SKU, należy poprosić dostawcę o wyjaśnienie logiki tego powiązania. Należy również upewnić się, czy raport stanowi kompletny dokument, czy tylko jego fragment, oraz czy kompetencje laboratorium odpowiadają realizowanemu projektowi.
5. Zapisy jakościowe muszą potwierdzać, w jaki sposób kontrolowany jest zamówienie
Certyfikaty i raporty są głównie dowodami z określonego momentu, natomiast codzienne zapisy jakościowe lepiej pokazują, w jaki sposób realizowane jest zamówienie. W zależności od ryzyka projektu można przejrzeć:
- przegląd umowy i wymagań technicznych, kontrolę wersji rysunków i specyfikacji;
- zapisy powiązania partii surowców, planów materiałowych z kartami robót produkcyjnych;
- zapisy parametrów procesu, konserwacji sprzętu oraz stanu urządzeń pomiarowych;
- zapisy kontroli pierwszych sztuk, w trakcie procesu, na końcu produkcji oraz przy pakowaniu;
- izolację produktów niezgodnych, środki korygujące oraz zamknięty obieg skarg klientów;
- powiązania śledcze między partiami gotowych produktów, etykietami, numerami kartonów a zapisami wysyłki.
Zamawiający powinien żądać jedynie tych zapisów, które są związane z ryzykiem i umową, oraz szanować uzasadnione granice poufności biznesowej.
6. Weryfikacja dokumentów, a nie tylko przyjmowanie plików PDF
Stan certyfikatu można sprawdzić poprzez organ wydający lub odpowiednie oficjalne kanały informacyjne, aby potwierdzić nazwę, adres, zakres i datę. W przypadku zatwierdzeń produktów oraz raportów testowych należy skontaktować się z wydawcą lub użyć jego metod weryfikacji. Brak możliwości sprawdzenia dokumentu online nie oznacza automatycznie jego nieważności, ale dostawca powinien móc zapewnić rozsądny sposób weryfikacji; dokumenty zmodyfikowane, zawierające sprzeczne informacje lub odmawiające wyjaśnień powinny podlegać dodatkowej ocenie.
7. Zapewnienie zgodności dowodów z prototypami i wersjami seryjnymi
W prototypach, zamówieniach oraz dokumentach wysyłkowych należy używać tych samych SKU klienta, numerów materiałów dostawcy, planów materiałowych oraz wersji. Gdy zmieniają się materiały, konstrukcja, miejsce produkcji lub zakres zastosowania, należy ocenić, czy istniejące zatwierdzenia i raporty nadal są aktualne. Nie należy trwale dołączać historycznych raportów do wszystkich późniejszych produktów.
Zaleca się stworzenie matrycy dokumentów dostawcy
Dla każdego dokumentu należy zarejestrować nazwę, przeznaczenie, osobę posiadającą, organ wydający, numer, wersję, okres ważności, adresy objęte, produkty objęte, datę weryfikacji oraz osobę odpowiedzialną. Podział stanów na weryfikowany, wymagający uzupełnienia, nieważny i wygasły jest bardziej przydatny niż proste oznaczenie „tak/nie”.
Przygotowanie dokumentacji do weryfikacji dostawcy
Strona zamawiająca może opracować informacje o rynku docelowym, liście SKU, wymaganych zatwierdzeniach i testach, fazie próbek oraz rocznych potrzebach, a następnie przesłać je przezFormularz zamówieńSkontaktuj się z Baotai lub sprawdźProdukcja i kontrola jakościinformacje. Konkretne certyfikaty, raporty, zakres produktów oraz dokumentacja jakościowa powinny być ustalane na podstawie poszczególnych projektów, obowiązujących dokumentów oraz wyników weryfikacji obu stron.
