ブレーキパッド供給業者の審査時、購入側はよく営業許可証、マネジメントシステム証明書、製品承認証明書、テスト報告書、検査表のスキャンデータを受け取ります。提出される書類が多いからといってリスクが低いわけではありません。重要なのは、書類の種類、発行元、有効期限、適用範囲、そしてそれが今回の製品とどのような関連性があるかを確認することです。
1. まずはターゲット市場や顧客の要求から逆算する
国や車両の種類、販売チャネル、顧客契約によって求められるものは異なります。まずは適用要件のリストを作成しましょう。どれが法規制や製品承認に関するものか、どれが顧客指定のテストか、どれが供給業者の管理要件か、どれが購入側の内部審査用資料かを区別します。ある地域で一般的な書類を世界共通の要件として扱ってはいけません。
2. マネジメントシステム証明書が証明するのはシステムの適用範囲です
ISOの規定によれば、ISO 9001は品質マネジメントシステムの標準であり、ISO自体が企業に証明書を発行するわけではなく、認証は外部の認証機関によって行われます。またISOおよびIAFの公開されている審査資料にも、ISO 9001の認証取得が製品自体が認証されたことや、全製品が100％合格していることを保証するものではないと明記されています。
証明書を審査する際には、組織の正式名称、生産場所、認証の適用範囲、標準の完全なバージョン、証明書番号、発行日と有効期限、認証機関および認定情報を確認する必要があります。証明書に記載された住所や範囲が貿易や販売のみを対象としていたり、実際の生産場所と一致しない場合は、単に証明書の表紙だけで製造能力を判断するのではなく、説明を求めるべきです。
3. 製品承認では製品自体とその適用範囲を確認する
製品の承認書や規制関連文書は、製品の種類、承認番号、保有者、製造場所、識別情報、適用対象となる車両や範囲を明記していなければなりません。例えば、UN Regulation No.90は交換用ブレーキパッドアセンブリなどの承認に関するものですが、特定の市場、車両、製品に適用されるかどうかは、対象市場の現行規制や承認文書に基づいて確認する必要があります。サプライヤーがR90の文書を提示したからといって、その全SKUや配合がすべて対象となっているとは断定できません。
4. 試験報告書ではまずサンプルの情報を確認する
報告の結論を出す前に、まず実験室名、報告番号、日付、申請者、サンプルの説明、パッドの形状または部品番号、材料のバージョン、試験方法、結果、判断根拠を確認します。報告書に記載されたサンプル、配合、寸法が現在のSKUと一致しない場合は、サプライヤーに対してその対応の根拠を説明させる必要があります。また、報告書が完全な文書なのか抜粋ページなのか、そして実施された項目に対して実験室の能力が適切かどうかも確認する必要があります。
5. 品質記録は注文がどのように管理されているかを証明するものである
証明書や報告書はある時点の証拠に過ぎず、日常の品質記録の方が注文がどのように実行されているかをより明確に示します。プロジェクトのリスクに応じて、以下の内容を審査することができます：
- 契約および技術要件のレビュー、図面や仕様のバージョン管理；
- 入荷した材料のロット、材料計画と生産指示書との関連記録；
- 工程パラメータ、設備のメンテナンス、測定機器の状態記録；
- 最初の製品検査、工程中の検査、最終検査、梱包検査の記録；
- 不適合品の隔離、是正措置、顧客からの苦情処理の記録；
- 完成品のロット、ラベル、箱番号、出荷記録の追跡関係。
購入側はリスクや契約に関連する記録のみを要求し、適切な企業秘密の範囲を尊重すべきです。
6. PDFのみを受け取るのではなく、文書の検証を行う
発行機関や適切な公式照会窓口を通じて証明書の状況を確認し、名称、住所、対象範囲、日付が正しいかをチェックします。製品承認や試験報告書については、発行元に問い合わせるか、その提供する検証方法を利用します。オンラインで照会できないからといって必ずしも無効とは限りませんが、サプライヤーは適切な確認手段を提示できる必要があります。編集されたり情報が一致しなかったり、説明を拒否したりする文書は、より厳格な審査が必要です。
7. 証拠をサンプル品および量産版と一致させる
サンプル品、注文書、出荷書類には、同じ顧客SKU、サプライヤー部品番号、材料仕様、バージョンを記載します。材料、構造、製造場所、適用範囲に変更があった場合は、既存の承認や報告書が依然として適用可能かを評価する必要があります。過去の報告書をすべての後続製品に恒久的に添付してはいけません。
サプライヤー文書マトリックスの作成を推奨します
各文書について、名称、用途、保有者、発行元、番号、バージョン、有効期限、対象住所、対象製品、確認日、責任者を記録します。単純な「有り/なし」よりも、状態を「確認済み」「補完待ち」「適用外」「無効」と分類する方が有用です。
サプライヤー審査用資料の準備
購入側は、ターゲット市場、SKUリスト、必要な承認や試験項目、サンプル段階、年間需要などを整理し、購入要求書を通じて宝泰と連絡を取るか、または生産および品質管理の情報を参照します。具体的な証明書、報告書、製品の対象範囲、品質記録は、プロジェクトごと、有効な文書、両者の確認結果に基づいて決定します。
