เมื่อเลือกผู้ผลิตแผ่นเบรก ควรตรวจสอบใบรับรอง รายงานการทดสอบ และบันทึกคุณภาพอะไรบ้าง

เมื่อทำการตรวจสอบผู้ผลิตแผ่นเบรก ฝ่ายจัดซื้อมักจะได้รับไฟล์สแกนของใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบรับรองระบบการจัดการ ใบรับรองการอนุมัติผลิตภัณฑ์ รายงานการทดสอบ และแบบฟอร์มการตรวจสอบ จำนวนเอกสารที่มากไม่ได้หมายความว่าความเสี่ยงจะน้อยลง สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบประเภทของเอกสาร หน่วยงานที่ออกใบรับรอง สถานะความถูกต้อง ขอบเขตการใช้งาน และความเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ครั้งนี้

1. เริ่มต้นจากการวิเคราะห์ตลาดเป้าหมายและข้อกำหนดของลูกค้า

แต่ละประเทศ ประเภทรถยนต์ ช่องทางการขาย และสัญญากับลูกค้าอาจมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ควรจัดทำรายการข้อกำหนดที่ใช้ได้ก่อน โดยแยกว่าอะไรคือข้อกำหนดตามกฎหมายหรือการอนุมัติผลิตภัณฑ์ อะไรคือการทดสอบที่ลูกค้ากำหนด อะไรคือข้อกำหนดด้านการจัดการของผู้ผลิต และอะไรคือเอกสารสำหรับการตรวจสอบภายในของฝ่ายจัดซื้อ อย่านำเอกสารที่พบบ่อยในบางภูมิภาคมาใช้เป็นข้อกำหนดที่ใช้ได้ทั่วโลก

2. ใบรับรองระบบการจัดการใช้ยืนยันขอบเขตของระบบ

ISO ระบุว่า ISO 9001 เป็นมาตรฐานระบบการจัดการคุณภาพ โดย ISO เองไม่ได้ออกใบรับรองให้กับองค์กร แต่การรับรองจะดำเนินการโดยหน่วยงานรับรองภายนอก นอกจากนี้ ข้อมูลการตรวจสอบสาธารณะของ ISO และ IAF ยังระบุอย่างชัดเจนว่า การรับรองตาม ISO 9001 ไม่ได้หมายความว่าผลิตภัณฑ์นั้นได้รับการรับรอง หรือรับประกันว่าผลิตภัณฑ์ทุกชิ้นจะมีคุณภาพ 100%

เมื่อตรวจสอบใบรับรอง ควรดูชื่ออย่างเป็นทางการขององค์กร ที่อยู่การผลิต ขอบเขตการรับรอง เวอร์ชันมาตรฐานที่สมบูรณ์ หมายเลขใบรับรอง วันที่ออกและหมดอายุ หน่วยงานรับรอง และข้อมูลการรับรอง หากที่อยู่หรือขอบเขตในใบรับรองครอบคลุมเฉพาะด้านการค้า การขาย หรือไม่ตรงกับสถานที่ผลิตจริง ควรขอคำอธิบาย อย่าตัดสินความสามารถในการผลิตเพียงแค่ดูจากหน้าปกใบรับรอง

3. การอนุมัติผลิตภัณฑ์ต้องตรวจสอบผลิตภัณฑ์และขอบเขตการใช้งาน

เอกสารการอนุมัติผลิตภัณฑ์หรือเอกสารทางกฎระเบียบควรระบุข้อมูลเกี่ยวกับประเภทของผลิตภัณฑ์ หมายเลขการอนุมัติ เจ้าของผลิตภัณฑ์ สถานที่ผลิต การระบุตัวตน และรถยนต์หรือขอบเขตที่สามารถใช้งานได้ ตัวอย่างเช่น UN Regulation No.90 เกี่ยวข้องกับการอนุมัติชุดแผ่นเบรกสำรอง ฯลฯ แต่การที่จะทราบว่าเอกสารดังกล่าวสามารถนำไปใช้กับตลาด รถยนต์ และผลิตภัณฑ์เฉพาะเจาะจงได้หรือไม่ จำเป็นต้องตรวจสอบตามกฎระเบียบปัจจุบันของตลาดเป้าหมายและเอกสารการอนุมัติ ไม่สามารถสันนิษฐานได้ว่า SKU และสูตรผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของผู้จัดหานั้นได้รับการครอบคลุมเพียงเพราะเขานำเสนอเอกสาร R90 เพียงฉบับเดียว

4. ก่อนดูรายงานการทดสอบ ให้ตรวจสอบข้อมูลของตัวอย่างก่อน

ก่อนสรุปผลรายงาน ให้ตรวจสอบชื่อห้องปฏิบัติการ หมายเลขรายงาน วันที่ ผู้ยื่นคำขอ คำอธิบายตัวอย่าง รูปแบบแผ่นหรือหมายเลขวัสดุ เวอร์ชันวัสดุ วิธีการทดสอบ ผลลัพธ์ และเกณฑ์การตัดสิน หากรายงานระบุตัวอย่าง สูตร หรือขนาดที่ไม่สามารถเชื่อมโยงกับ SKU ปัจจุบันได้ ควรขอให้ผู้จัดหาอธิบายเหตุผลที่ใช้แทน นอกจากนี้ยังต้องตรวจสอบด้วยว่ารายงานเป็นไฟล์ที่สมบูรณ์หรือเป็นเพียงหน้าที่ถูกตัดออกมา รวมถึงตรวจสอบว่าความสามารถของห้องปฏิบัติการเหมาะสมกับโครงการที่ดำเนินการหรือไม่

5. บันทึกคุณภาพควรเป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการควบคุมคำสั่งซื้ออย่างไร

ใบรับรองและรายงานส่วนใหญ่เป็นเพียงหลักฐานในช่วงเวลาหนึ่งเท่านั้น ในขณะที่บันทึกคุณภาพประจำวันจะสามารถแสดงให้เห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นว่ามีการดำเนินการตามคำสั่งซื้ออย่างไร โดยอาจมีการตรวจสอบตามระดับความเสี่ยงของโครงการดังนี้:

• การตรวจสอบสัญญาและข้อกำหนดทางเทคนิค รวมถึงการควบคุมเวอร์ชันของแบบร่างและสเปค
• บันทึกการเชื่อมโยงระหว่างล็อตวัตถุดิบ แผนวัสดุ และใบสั่งผลิต;
• บันทึกพารามิเตอร์กระบวนการ การบำรุงรักษาอุปกรณ์ และสถานะของอุปกรณ์วัด;
• บันทึกการตรวจสอบชิ้นงานตัวอย่างแรก ระหว่างกระบวนการ ชิ้นงานสุดท้าย และการบรรจุภัณฑ์;
• การแยกผลิตภัณฑ์ที่ไม่ผ่านมาตรฐาน มาตรการแก้ไขปัญหา และการจัดการข้อร้องเรียนจากลูกค้าอย่างครบวงจร;
• ความสัมพันธ์ในการตรวจสอบย้อนกลับสำหรับชุดผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป ฉลาก เลขกล่อง และบันทึกการจัดส่ง.

ฝ่ายจัดซื้อควรขอเฉพาะบันทึกที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงและสัญญาเท่านั้น และต้องเคารพขอบเขตความลับทางธุรกิจที่สมเหตุสมผล.

6. ตรวจสอบเอกสารแทนการรับเฉพาะไฟล์ PDF เท่านั้น

สามารถตรวจสอบสถานะของใบรับรองผ่านหน่วยงานที่ออกใบรับรองหรือช่องทางการสอบถามอย่างเป็นทางการที่เกี่ยวข้อง เพื่อยืนยันชื่อ ที่อยู่ ขอบเขต และวันที่ สำหรับรายงานการอนุมัติผลิตภัณฑ์และรายงานการทดสอบ สามารถติดต่อหน่วยงานที่ออกใบรับรองหรือใช้วิธีการตรวจสอบของหน่วยงานนั้นได้ การที่ไม่สามารถค้นหาเอกสารออนไลน์ได้ไม่ได้หมายความว่าจะไม่มีผลบังคับใช้เสมอไป แต่ผู้จัดหาควรสามารถแสดงแนวทางการตรวจสอบที่สมเหตุสมผลได้ เอกสารที่มีการแก้ไข มีข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน หรือปฏิเสธที่จะอธิบาย ควรนำไปพิจารณาเพิ่มเติม

7. ทำให้หลักฐานสอดคล้องกับตัวอย่างสินค้าและเวอร์ชันการผลิตจริง

ควรระบุ SKU ของลูกค้า หมายเลขวัตถุดิบของผู้จัดหา แผนวัสดุ และเวอร์ชันต่างๆ ให้ตรงกันในตัวอย่างสินค้า ใบสั่งซื้อ และเอกสารการส่งมอบ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงวัสดุ โครงสร้าง สถานที่ผลิต หรือขอบเขตการใช้งาน ควรประเมินว่าการอนุมัติและรายงานที่มีอยู่ยังคงมีผลบังคับใช้อยู่หรือไม่ อย่าแนบรายงานเก่าๆ ไว้กับผลิตภัณฑ์ที่ผลิตต่อเนื่องไปตลอดกาล

แนะนำให้จัดทำตารางเอกสารของผู้จัดหา

ควรบันทึกข้อมูลของเอกสารแต่ละรายการ ได้แก่ ชื่อ เป้าหมายการใช้งาน ผู้ถือครอง หน่วยงานที่ออกใบรับรอง หมายเลข รุ่น วันหมดอายุ ที่อยู่ที่ครอบคลุม ผลิตภัณฑ์ที่ครอบคลุม วันที่ตรวจสอบ และผู้รับผิดชอบ การแบ่งสถานะเป็น ตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว รอเติมเต็ม ไม่สามารถใช้ได้ และหมดอายุ จะมีประโยชน์มากกว่าการแบ่งเป็นมี/ไม่มีเพียงอย่างเดียว

เตรียมข้อมูลสำหรับการตรวจสอบผู้จัดหา

ฝ่ายจัดซื้อสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับตลาดเป้าหมาย รายการ SKU การอนุมัติและการทดสอบที่ต้องการ ขั้นตอนตัวอย่างสินค้า และความต้องการประจำปี จากนั้นสามารถส่งผ่านแบบฟอร์มความต้องการการจัดซื้อเพื่อปรึกษากับ Baotai หรือดูข้อมูลจากการผลิตและควบคุมคุณภาพข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ใบรับรอง รายงาน ผลิตภัณฑ์ที่ครอบคลุม และบันทึกคุณภาพควรอิงจากโครงการ ไฟล์ที่มีผลบังคับใช้ และผลการตรวจสอบร่วมกันของทั้งสองฝ่าย