Fren pad tedarikçilerini denetlerken, alıcılar genellikle işletme lisansları, yönetim sistemi sertifikaları, ürün onay sertifikaları, test raporları ve kontrol tablolarının taranmış kopyalarını alırlar. Dosya sayısı fazla olması riskin düşük olduğu anlamına gelmez; asıl önemli olan dosya türlerinin, veren kuruluşların, geçerlilik durumlarının, uygulama kapsamlarının ve bunların söz konusu ürünle olan ilişkisinin doğrulanmasıdır.
1. Öncelikle hedef pazar ve müşteri taleplerinden yola çıkın
Farklı ülkeler, araç kategorileri, satış kanalları ve müşteri sözleşmeleri farklı gereklilikler talep edebilir. Öncelikle bir uygunluk gereksinimleri listesi oluşturun: Hangileri mevzuat veya ürün onaylarına ilişkin, hangileri müşteri tarafından belirlenen testler, hangileri tedarikçi yönetim gereklilikleri ve hangileri sadece alıcının iç denetim materyalleridir. Bir bölgede yaygın olan belgeleri küresel olarak standart bir gereklilikmiş gibi göstermeyin.
2. Yönetim sistemi sertifikaları, sistemin kapsamını kanıtlar
ISO’ya göre ISO 9001 bir kalite yönetim sistemi standardıdır ve ISO kendisi şirketlere sertifika vermez; sertifikalandırma işlemi dışarıdan gelen sertifikasyon kuruluşları tarafından yapılır. ISO ve IAF’ın kamuya açık denetim materyallerinde de açıkça belirtildiği üzere, ISO 9001 onaylı sertifikalar ürünün kendisinin sertifikalandığını veya her bir ürünün yüzde yüz uygun olduğunu garanti etmez.
Sertifikaları incelediğinizde organizasyonun yasal adı, üretim adresi, sertifikalandırma kapsamı, standardın tam versiyonu, sertifika numarası, verilme ve sona erme tarihleri, sertifikasyon kuruluşu ve onay bilgilerine bakılmalıdır. Sertifikadaki adres veya kapsam yalnızca ticaret, satış ile ilgiliyse veya gerçek üretim yeriyle uyuşmuyorsa, sadece sertifikanın kapak sayfasına bakarak üretim kapasitesi hakkında karar vermek yerine açıklama isteyin.
3. Ürün onaylarında ürün ve uygulama kapsamı kontrol edilmelidir
Ürün onay belgeleri veya düzenleyici belgeler, ürün türüne, onay numarasına, sahibine, üretim yeriye, tanımlayıcı bilgilere ve uygulanabilecek araçlara veya kapsama alanına karşılık gelmelidir. Örneğin UN Regulation No.90, değiştirme amaçlı fren pedi gruplarının onayını kapsar; ancak belirli pazarlarda, araçlarda ve ürünlerde geçerliliği, hedef pazarın mevcut düzenlemeleri ve onay belgelerine göre teyit edilmelidir. Tedarikçinin sadece bir R90 belgesi sunması, tüm SKU'larının ve formülasyonlarının bu düzenleme kapsamında olduğu anlamına gelmez.
4. Test raporlarında önce örnek kimliğine bakılmalıdır.
Rapor sonucuna varılmadan önce, laboratuvar adı, rapor numarası, tarih, başvuru sahibi, örnek açıklaması, ped tipi veya malzeme numarası, malzeme versiyonu, test yöntemi, sonuçlar ve karar gerekçeleri kontrol edilmelidir. Eğer rapordaki örnek, formülasyon veya boyutlar mevcut SKU ile eşleştirilemiyorsa, tedarikçiden bu durumun nasıl ele alındığına dair açıklama istenmelidir. Ayrıca raporun tam bir belge mi yoksa sadece bir kesit mi olduğu ve laboratuvarın gerçekleştirilen iş için yeterli kapasiteye sahip olup olmadığı da doğrulanmalıdır.
5. Kalite kayıtları, siparişlerin nasıl kontrol edildiğini kanıtlamalıdır.
Sertifikalar ve raporlar genellikle belirli bir zamana ait kanıtlardır; günlük kalite kayıtları ise siparişlerin nasıl yerine getirildiğini daha iyi gösterir. Projenin risk derecesine bağlı olarak şunlar denetlenebilir:
- Sözleşme ve teknik gereksinimlerin incelenmesi, çizimlerin ve spesifikasyon versiyonlarının kontrolü;
- Gelen mal partileri, malzeme planları ile üretim siparişleri arasındaki ilişki kayıtları;
- İşlem parametreleri, ekipman bakımı ve ölçüm ekipmanlarının durum kayıtları;
- İlk parti, süreç, nihai ve paketleme kontrollerine ait kayıtlar;
- Kusurlu ürünlerin ayrılması, düzeltici önlemler ve müşteri şikayetlerinin kapatılması süreci;
- Bitmiş ürün partileri, etiketler, kutu numaraları ve sevkiyat kayıtlarının izlenebilirliği.
Alıcı taraf, yalnızca risk ve sözleşmeyle ilgili kayıtları talep etmeli ve makul ticari gizlilik sınırlarına saygı göstermelidir.
6. Sadece PDF almak yerine belgeleri doğrulayın
Sertifikanın durumunu, onu düzenleyen kurum veya ilgili resmi sorgulama kanalları aracılığıyla kontrol edin ve ad, adres, kapsam ve tarih bilgilerini teyit edin. Ürün onayları ve test raporları için düzenleyiciye başvurun veya onların belirlediği doğrulama yöntemlerini kullanın. Belgelerin çevrimiçi olarak sorgulanamaması mutlaka geçersiz oldukları anlamına gelmez; ancak tedarikçinin makul bir doğrulama yolu sunabilmesi gerekir. Düzenlenmiş, bilgileri tutarsız veya açıklama yapmayı reddeden belgeler daha detaylı incelenmelidir.
7. Kanıtların prototipler ve seri üretim versiyonlarıyla uyumlu olmasını sağlayın
Prototipler, siparişler ve sevkiyat belgelerinde aynı müşteri SKU’su, tedarikçi parça numarası, malzeme planı ve versiyonu kullanılmalıdır. Malzeme, yapı, üretim yeri veya uygulama kapsamında değişiklik olduğunda, mevcut onayların ve raporların hâlâ geçerli olup olmadığını değerlendirin. Tarihi raporları tüm sonraki ürünlerin yanında kalıcı olarak eklemeyin.
Tedarikçi belge matrisi oluşturulması önerilir
Her belge için adı, amacı, sahibi, düzenleyeni, numarası, versiyonu, geçerlilik süresi, kapsadığı adresleri, kapsadığı ürünleri, doğrulama tarihini ve sorumlu kişiyi kaydedin. Durumları sadece ‘var’/‘yok’ yerine ‘doğrulanmış’, ‘tamamlanması gereken’, ‘uygunsuz’ ve ‘geçersiz’ olarak sınıflandırmak daha faydalıdır.
Tedarikçi denetimi için gerekli belgelerin hazırlanması
Alıcı taraf, hedef pazarı, SKU listesini, gereken onay ve testleri, prototip aşamasını ve yıllık ihtiyaçları düzenledikten sonra bunlarıAlım talep formu aracılığıyla gönderebilir.BaoTai ile iletişime geçin veya bilgiye bakın.Üretim ve Kalite KontrolüSpesifik sertifikalar, raporlar, ürün kapsamı ve kalite kayıtları, proje bazında, geçerli belgeler ve tarafların doğrulama sonuçlarına göre belirlenir.
