審核剎車片供應商時，採購方經常收到營業執照、管理體系證書、產品批准證書、測試報告和檢驗表的掃描件。文件越多並不等於風險越低；關鍵在於確認文件類型、簽發主體、有效狀態、適用範圍以及它與本次產品的關係。
1. 先從目標市場和客戶要求倒推
不同國家、車輛類別、銷售渠道和客戶合同可能要求不同。先形成一份適用要求清單：哪些是法規或產品批准，哪些是客戶指定的測試，哪些是供應商管理要求，哪些只是採購方內部審核資料。不要把某一區域常見的文件推廣成全球統一要求。
2. 管理體系證書證明的是體系範圍
ISO說明，ISO 9001是品質管理體系標準，ISO本身不會為企業頒發證書，認證由外部認證機構實施。ISO與IAF的公開審核資料也明確指出，ISO 9001認可認證並不表示產品本身已獲得認證，也不保證每件產品都百分之百合格。
審核證書時應查看組織的法定名稱、生產地址、認證範圍、標準的完整版本、證書編號、簽發和到期日期、認證機構及認可信息。如果證書上的地址或範圍僅涵蓋貿易、銷售或與實際生產地點不一致，應要求解釋，而非僅憑證書封面判斷其製造能力。
3. 產品批准要核對產品和適用範圍
產品批准或法規文件應能對應產品類型、批准號、持有人、製造地點、標識以及適用車輛或範圍。例如UN Regulation No.90涉及替換用制動襯片總成等的批准，但是否適用於具體市場、車輛和產品，應根據目標市場的現行法規及批准文件進行核實。不能因為供應商提供了一份R90文件，就推定其所有SKU和配方均被涵蓋。
4. 測試報告先確認樣品身份
在得出報告結論之前，應先核對實驗室名稱、報告編號、日期、申請方、樣品描述、片型或料號、材料版本、測試方法、結果以及判定依據。若報告中的樣品、配方或尺寸無法與當前SKU對應，應要求供應商說明其對應邏輯。同時還需確認報告是完整文件還是截取頁面，以及該實驗室的實力是否適用於所進行的項目。
5. 質量記錄應能證明訂單的管控方式
證書和報告多為某一時點的證據，日常質量記錄才能更清楚地說明訂單的執行情況。根據項目的風險程度，可審核以下內容：
- 合同與技術要求的審批記錄、圖紙和規格版本的管控記錄；
- 來料批次、材料方案與生產工單之間的關聯記錄；
- 過程參數、設備維護及測量設備狀態的記錄；
- 首件、過程、最終產品及包裝檢驗的記錄；
- 不合格品的隔離、糾正措施以及客戶投訴的處理記錄；
- 成品批次、標籤、箱號及裝運記錄的追蹤關係。
採購方應僅索取與風險及合同相關的記錄，並尊重合理的商業保密原則。
6. 檢驗文件而非僅接收PDF
可透過發證機構或適用的官方查詢渠道核對證書狀態，並確認名稱、地址、範圍及日期。對於產品批准和測試報告，可聯絡發證方或使用其指定的驗證方式。文件無法線上查詢並不必然表示其無效，但供應商應能提供合理的核驗途徑；經過編輯、資訊不一致或拒絕說明的文件應提升至更高層級審查。
7. 使證據與樣品及量產版本保持一致
在樣品、訂單及出貨文件中應引用相同的客戶SKU、供應商料號、材料方案及版本。當材料、結構、製造地點或適用範圍發生變化時，應評估原有的批准和報告是否仍適用。切勿將歷史報告永久附在所有後續產品上。
建議建立供應商文件矩陣
應為每項文件記錄名稱、用途、持有者、發證方、編號、版本、有效期、涵蓋地址、涵蓋產品、核驗日期及負責人。將狀態區分為已核驗、待補充、不適用及已失效，比簡單的有/無分類更具參考價值。
準備供應商審核資料
採購方可將目標市場、SKU清單、所需的批准與測試要求、樣品階段及年度需求整理後，透過採購需求表與寶泰進行溝通，或參考生產與品質控制相關資訊。具體的證書、報告、產品涵蓋範圍及品質記錄，應以專案、有效文件及雙方核驗結果為準。
