När man granskar en leverantör av bromskivor får köparen ofta skannade versioner av affärslicens, certifieringar för managementsystem, godkännandecertifieringar för produkter, testrapporter och kontrollformulär. Mer dokument betyder inte nödvändigtvis lägre risk; det viktiga är att bekräfta dokumenttyperna, de som utfärdar dem, deras giltighet, tillämpningsområden samt hur de hänger samman med den aktuella produkten.
1. Starta med målmarknaden och kundkraven
Olika länder, fordonskategorier, försäljningskanaler och kundkontrakt kan kräva olika saker. Skapa först en lista över relevanta krav: vilka är regleringskrav eller produkttillgodkännanden, vilka är kundspecifika tester, vilka är krav från leverantörens management och vilka endast är interna granskningsmaterial för köparen. Sprid inte dokument som är vanliga i ett visst område som globala standardkrav.
2. Certifieringar för managementsystem bevisar systemets omfattning
ISO anger att ISO 9001 är standarden för kvalitetsmanagementystem, men ISO själv utfärdar inga certifieringar – certifieringen görs av externa certifieringsorganisator. De offentliga granskningsmaterialen från ISO och IAF tydliggör också att certifiering enligt ISO 9001 inte innebär att produkten själv är certifierad eller att varje produkt är 100 procent godkänd.
När man granskar certifieringar bör man titta på organisationens officiella namn, tillverkningsadress, certifieringsomfattning, den fullständiga versionen av standarden, certifikatsnumret, utgifts- och utgångsdatum, certifieringsorganisationen samt ackrediteringsinformation. Om adressen eller omfattningen på certifikatet endast omfattar handel, försäljning eller inte stämmer överens med den faktiska tillverkningsplatsen, bör man begära en förklaring istället för att bara bedöma tillverkningskapaciteten utifrån certifikatets omslag.
3. Vid produkttillgodkännande måste produkten och dess tillämpningsomfattning kontrolleras
Produktgodkännandefiler eller regelverksdokumentation ska kunna kopplas till produkttypen, godkännandenumret, innehavaren, tillverkningsplatsen, identifieringen samt de fordon eller användningsområden som gäller. Till exempel omfattar UN Regulation No. 90 godkännanden för ersättningsbräskelement, men om det gäller specifika marknader, fordon och produkter måste detta verifieras enligt det aktuella regelverket och godkännandefilierna i målmarknaden. Det kan inte antas att alla SKU:er och formuleringar täcks bara för att leverantören visar ett R90-dokument.
4. Kolla provets identitet i testrapporten
Innan man drar slutsatser från rapporten bör man först kontrollera laboratoriets namn, rapportnummer, datum, ansökningsparten, beskrivningen av provet, plattformstypen eller materialnummer, materialversionen, testmetoderna, resultaten och grunderna för bedömningen. Om provet, formuleringen eller storleken i rapporten inte kan kopplas till den aktuella SKU:n bör leverantören beviljas information om hur täckningen sker. Man bör också verifiera om rapporten är ett komplett dokument eller en utdragning, samt om laboratoriet har rätt kompetens för projektet.
5. Kvalitetsregistreringar ska bevisa hur beställningarna kontrolleras
Certifieringar och rapporter är oftast bevis från en viss tidpunkt, medan dagliga kvalitetsregistreringar ger bättre insikt i hur beställningarna genomförts. Beroende på projektets risker kan följande granskas:
- Granskning av kontrakt och tekniska krav, versionshantering av ritningar och specifikationer;
- Registreringar av kopplingen mellan inköpsbatcher, materialplaner och tillverkningsordrar;
- Registreringar av processparametrar, utrustningsunderhåll och status för mätutrustning;
- Registreringar av första stycken, process-, slut- och paketeringskontroller;
- Isolering av bristfälliga produkter, åtgärder och slutgiltig hantering av kundklagomål;
- Spårbarhetsrelationer för färdiga produktsbatcher, etiketter, lådnumer och fraktregistreringar.
Köpare bör endast kräva registreringar som relaterar till risker och kontrakt, och respektera rimliga gränser för affärshemligheter.
6. Kontrollera dokumenten istället för att endast acceptera PDF-filer
Certifikatens status kan kontrolleras genom utgiftsorganet eller lämpliga officiella källor, samt för att verifiera namn, adress, omfattning och datum. För produktgodkännanden och testrapporter kan man kontakta utgiftsorganet eller använda dess verifieringsmetoder. Att dokument inte är tillgängliga online betyder inte nödvändigtvis att de är ogiltiga, men leverantören bör kunna erbjuda ett rimligt sätt att verifiera dem; dokument som har modifierats, innehåller inkonsekvent information eller vägrar att ge förklaringer bör granskas mer ingående.
7. Se till att bevisen stämmer överens med prototyperna och seriuproduktionen
Använd samma kundSKU, leverantörskod, materiallösning och version i prototyper, beställningar och fraktdokument. När material, struktur, tillverkningsplats eller tillämpningsomfattning förändras bör man utvärdera om befintliga godkännanden och rapporter fortfarande gäller. Lägg inte historiska rapporter permanent till alla efterföljande produkter.
Rekommenderas att en matrix för leverantördokument skapas
Registrera för varje dokument namn, användning, ägare, utgiftsorgan, nummer, version, giltighetsperiod, gällande adresser, gällande produkter, verifieringsdatum och ansvarig. Att dela in statusen i verifierad, behöver uppdateras, inte gällande och utgående är mer användbart än en enkel ja/nej.
Förbered dokumentation för leverantörsgranskning
Köpare kan sammanställa målmarknad, SKU-listor, önskade godkännanden och tester, prototypfaser samt årliga behov och sedan viaKöpbehovsformulärkommunikera med Baotai, eller titta påProduktion och kvalitetskontrollinformation. Specifika certifieringar, rapporter, produktomfattning och kvalitetsjournaler bör baseras på projekt, giltiga dokument och bådas granskningsresultat.
