При аудите поставщика тормозных накладок закупающая сторона часто получает сканы лицензии на ведение бизнеса, сертификатов систем управления, сертификатов одобрения продукции, отчетов о тестировании и таблиц проверок. Большее количество документов не означает меньший риск; ключевым является подтверждение типа документа, организации, выдавшей его, срока действия, области применения и его связи с конкретным продуктом.
1. Начните с анализа целевого рынка и требований клиентов
Разные страны, категории транспортных средств, каналы продаж и контракты с клиентами могут предъявлять разные требования. Сначала составьте список применимых требований: какие из них связаны с нормативами или одобрением продукции, какие — с тестами, указанными клиентом, какие — с требованиями к управлению со стороны поставщика, а какие — это только материалы для внутренней аудиторской проверки закупающей стороны. Не следует рассматривать документы, распространенные в определенном регионе, как единые требования для всего мира.
2. Сертификаты систем управления подтверждают объем применения системы
ISO указывает, что ISO 9001 — это стандарт системы управления качеством, причем сам ISO не выдает компаниям сертификаты, а сертификация осуществляется внешними организациями по сертификации. В публичных материалах по аудитам ISO и IAF также четко говорится, что сертификация в соответствии с ISO 9001 не означает, что сам продукт сертифицирован или что каждый экземпляр продукта будет на 100% соответствовать стандартам.
При проверке сертификатов необходимо уточнять законное название организации, адрес производства, объем применения сертификата, полную версию стандарта, номер сертификата, даты выдачи и истечения срока действия, информацию о сертификационной организации и ее аккредитации. Если в сертификате указанный адрес или объем применения касаются только торговли, продаж или не совпадают с фактическим местом производства, следует запросить пояснения, а не опираться только на обложку сертификата для оценки производственных возможностей.
3. При одобрении продукции необходимо проверять сам продукт и область его применения
Документы, подтверждающие одобрение продукта или соответствие нормативам, должны содержать информацию о типе продукта, номере одобрения, владельце, месте производства, маркировке, а также о транспортных средствах или диапазоне применения. Например, Правило ООН № 90 касается одобрения заменяемых комплектов тормозных накладок и т. п., однако применимость его к конкретным рынкам, транспортным средствам и продуктам необходимо проверять на основе действующих нормативов целевого рынка и соответствующих документов. Нельзя предполагать, что все SKU и формулы поставщика охвачены лишь на основании наличия у него документа R90.
4. Сначала определите идентичность образца в отчете о тестировании
Перед выводами в отчете необходимо проверить название лаборатории, номер отчета, дату, заявителя, описание образца, тип накладки или номер материала, версию материала, методы тестирования, результаты и основания для их оценки. Если образец, формула или размеры, указанные в отчете, не соответствуют текущему SKU, следует попросить поставщика объяснить логику соответствия. Также необходимо убедиться, что отчет является полным документом или лишь вырезкой, а также что квалификация лаборатории соответствует проводимым испытаниям.
5. Документация по качеству должна подтверждать контроль за заказом
Сертификаты и отчеты часто представляют собой доказательства состояния на определенный момент времени, тогда как ежедневная документация по качеству лучше отражает процесс выполнения заказа. В зависимости от рисков проекта можно проверить следующее:
- Анализ контрактов и технических требований, контроль версий чертежей и спецификаций;
- Записи о связи партий сырья, вариантов материалов и производственных заказов;
- Записи параметров процесса, технического обслуживания оборудования и состояния измерительных устройств;
- Записи проверок первой партии продукции, в ходе производства, в конце процесса и при упаковке;
- Изоляция бракованных дисков тормозных накладок, меры по устранению несоответствий и закрытие цикла обработки жалоб клиентов;
- Возможность отслеживания связи между партиями готовой продукции, этикетками, номерами упаковок и документацией по отгрузке.
Заказчик должен запрашивать только ту документацию, которая связана с рисками и условиями контракта, соблюдая при этом разумные границы коммерческой конфиденциальности.
6. Проверка документов, а не просто прием PDF
Статус сертификата можно уточнить через организацию, выдавшую его, или соответствующие официальные каналы запросов, а также проверить наличие корректных данных: названия, адреса, объема действия и даты. Что касается отчетов об одобрении продукции и тестировании, их можно получить у выдавшей их стороны или с использованием ее методов верификации. Отсутствие возможности онлайн-проверки документов не обязательно означает их недействительность, но поставщик должен предоставить разумный способ их проверки; документы, подвергнутые редактированию, содержащие противоречивую информацию или отказывающиеся в этом разъясниться, требуют углубленной проверки.
7. Соответствие доказательств образцам и серийным версиям
В образцах, заказах и документах на отгрузку должны указываться одинаковые SKU клиента, номера материалов поставщика, схемы материалов и версии. При изменениях в материалах, конструкции, месте производства или сфере применения необходимо оценить, сохраняют ли силу существующие одобрения и отчеты. Не следует навсегда прикладывать старые отчеты ко всем последующим продуктам.
Рекомендуется создать матрицу документов поставщика
Для каждого документа необходимо записывать название, назначение, владельца, организацию-выдавшую, номер, версию, срок действия, охватываемые адреса, охватываемые продукты, дату проверки и ответственного лица. Разделение статусов на «проверено», «требует дополнения», «не применимо» и «прекратило действие» более полезно, чем простое обозначение «есть/нет».
Подготовка документации для аудита поставщика
Заказчик может собрать информацию о целевом рынке, списке SKU, необходимых сертификаций и тестах, этапе разработки образцов и годовых объемах заказов, после чего отправить её черезФорму заявки на закупкуСвяжитесь с Baotai или ознакомьтесьПроизводство и контроль качествас соответствующей информацией. Конкретные сертификаты, отчеты, перечень продукции и записи качества определяются в соответствии с проектом, действующими документами и результатами совместной проверки сторонами.
