Durante la verifica dei fornitori di pastiglie freno, i clienti ricevono spesso copie scansionate di licenze commerciali, certificati di sistema di gestione, certificati di approvazione del prodotto, rapporti di test e tabelle di controllo. Più documenti non significa necessariamente un rischio inferiore; l’aspetto fondamentale è verificare il tipo di documento, l’ente che lo emette, lo stato di validità, l’ambito di applicazione e il suo legame con il prodotto in questione.
1. Partire dalle esigenze del mercato di destinazione e dei clienti
Diversi paesi, categorie di veicoli, canali di vendita e contratti con i clienti possono richiedere requisiti diversi. È utile creare prima un elenco degli obblighi applicabili: quali sono normativi o legati all’approvazione del prodotto, quali sono test specificati dal cliente, quali sono requisiti legati alla gestione del fornitore e quali sono soltanto materiali per le verifiche interne del cliente. Non bisogna considerare come requisito universale un documento comune in una determinata regione.
2. I certificati di sistema di gestione attestano l’ambito del sistema
Secondo ISO, ISO 9001 è lo standard per i sistemi di gestione della qualità; ISO stessa non rilascia certificati alle aziende, ma la certificazione viene effettuata da enti di certificazione esterni. Anche i materiali pubblici relativi alle verifiche di ISO e IAF chiariscono che l’accreditamento ISO 9001 non implica che il prodotto stesso sia certificato né garantisce che ogni singolo pezzo sia al 100% conforme.
Nel verificare i certificati, è necessario esaminare il nome ufficiale dell’organizzazione, l’indirizzo di produzione, l’ambito di certificazione, la versione completa dello standard, il numero del certificato, le date di emissione e scadenza, l’ente di certificazione e le informazioni sull’accreditamento. Se l’indirizzo o l’ambito indicati sul certificato riguardano solo attività commerciali o vendite e non corrispondono al luogo effettivo di produzione, è opportuno richiedere spiegazioni, invece di basarsi soltanto sulla copertina del certificato per valutare la capacità di produzione.
3. Per l’approvazione del prodotto, è necessario verificare il prodotto stesso e il suo ambito di applicazione
I documenti di approvazione del prodotto o relativi alla normativa devono indicare chiaramente il tipo di prodotto, il numero di approvazione, il titolare, il luogo di produzione, l’etichettatura e i veicoli o le categorie a cui si applicano. Ad esempio, il Regolamento UN n. 90 riguarda l’approvazione di componenti di pastiglie freno di ricambio, ma l’applicabilità a mercati, veicoli e prodotti specifici deve essere verificata in base alle normative vigenti e ai documenti di approvazione del mercato di destinazione. Non si può presumere che tutti gli SKU e le formule del fornitore siano coperti solo perché presenta un documento R90.
4. Prima di esaminare il rapporto di test, verificare l’identità del campione
Prima di trarre conclusioni dal rapporto, è necessario controllare il nome del laboratorio, il numero di rapporto, la data, il richiedente, la descrizione del campione, il tipo di pastiglia o il numero di partita, la versione del materiale, i metodi di test, i risultati e i criteri di valutazione. Se il campione, la formula o le dimensioni indicate nel rapporto non sono riconducibili agli SKU attuali, è opportuno chiedere al fornitore di spiegare la logica di copertura. È inoltre fondamentale verificare se il rapporto sia un documento completo o una pagina estratta, nonché se le capacità del laboratorio siano idonee al progetto eseguito.
5. I registri di qualità devono dimostrare come vengono controllati gli ordini
I certificati e i rapporti rappresentano solitamente prove di un determinato momento, mentre i registri di qualità quotidiani forniscono informazioni più dettagliate su come vengono eseguiti gli ordini. A seconda dei rischi legati al progetto, è possibile effettuare controlli su:
- la revisione dei contratti e dei requisiti tecnici, il controllo delle versioni dei disegni e delle specifiche;
- Registri delle associazioni tra lotti di materie prime, soluzioni materiali e ordini di produzione;
- Registri dei parametri di processo, della manutenzione degli impianti e dello stato degli strumenti di misura;
- Registri dei controlli iniziali, durante il processo, finali e di confezionamento;
- Isolamento dei prodotti non conformi, misure correttive e chiusura del ciclo delle lamentele dei clienti;
- Tracciabilità tra lotto dei prodotti finiti, etichette, numeri di scatola e registri di spedizione.
Il fornitore deve richiedere soltanto i documenti rilevanti per i rischi e il contratto, rispettando al contempo i limiti ragionevoli della riservatezza commerciale.
6. Verificare i documenti invece di accettare soltanto PDF
È possibile verificare lo stato del certificato tramite l’ente emittente o i canali ufficiali appropriati, controllando nome, indirizzo, ambito di applicazione e data. Per le approvazioni dei prodotti e i rapporti di test, è possibile rivolgersi all’emittente o utilizzare i suoi metodi di verifica. Il fatto che un documento non sia consultabile online non implica necessariamente che sia invalido, ma il fornitore deve essere in grado di fornire un percorso di verifica plausibile; i documenti modificati, con informazioni inconsistenti o che rifiutano di fornire spiegazioni devono essere sottoposti a un esame più approfondito.
7. Assicurarsi che le prove siano coerenti con i prototipi e le versioni in produzione
È necessario indicare negli articoli di prova, nelle ordinazioni e nei documenti di spedizione lo stesso SKU del cliente, il numero di materiale del fornitore, la soluzione materiale e la versione. Quando ci sono cambiamenti nei materiali, nella struttura, nel luogo di produzione o nell’ambito di applicazione, è fondamentale valutare se le approvazioni e i rapporti esistenti siano ancora validi. Non è consigliabile allegare permanentemente i rapporti storici a tutti i prodotti successivi.
Si raccomanda di creare una matrice dei documenti dei fornitori
Per ogni documento è necessario registrare nome, scopo, detentore, emittente, numero di serie, versione, scadenza, indirizzi coperti, prodotti coperti, data di verifica e responsabile. Classificare lo stato in verificato, da integrare, non applicabile e scaduto è più utile di una semplice indicazione di presenza/assenza.
Preparare i documenti per la revisione del fornitore
Il cliente può raccogliere informazioni sul mercato di destinazione, l’elenco degli SKU, le approvazioni e i test richiesti, la fase di campionamento e le esigenze annuali, per poi inviarle tramiteModulo di richiesta d’acquistoContattare Baotai o consultareProduzione e controllo della qualitàle informazioni. I certificati specifici, i rapporti, la copertura dei prodotti e i registri di qualità devono essere basati sul progetto, sui documenti validi e sui risultati della verifica congiunta tra le parti.
