Ao auditar um fornecedor de pastilhas de freio, os compradores costumam receber cópias escaneadas de licenças comerciais, certificados de sistemas de gestão, certificados de aprovação do produto, relatórios de teste e planilhas de inspeção. Ter mais documentos não significa necessariamente menor risco; o importante é verificar o tipo de documento, a entidade emissora, seu status de validade, o escopo de aplicação e sua relação com o produto em questão.
1. Comece com as exigências do mercado-alvo e dos clientes
Países diferentes, categorias de veículos, canais de venda e contratos com clientes podem exigir requisitos distintos. Crie primeiro uma lista com os requisitos aplicáveis: quais são regulamentações ou aprovações de produtos, quais são testes especificados pelo cliente, quais são exigências de gestão do fornecedor e quais são apenas materiais para auditoria interna do comprador. Não torne documentos comuns em uma determinada região como requisito universal.
2. O certificado de sistema de gestão comprova o escopo do sistema
A ISO esclarece que o ISO 9001 é a norma para sistemas de gestão da qualidade, sendo que a própria ISO não emite certificados para empresas — a certificação é realizada por organismos externos de certificação. Os materiais públicos de auditoria da ISO e da IAF também deixam claro que a certificação reconhecida pelo ISO 9001 não significa que o produto em si foi certificado ou que cada unidade está 100% conforme as especificações.
Ao analisar o certificado, verifique o nome legal da organização, o endereço de produção, o escopo da certificação, a versão completa da norma, o número do certificado, as datas de emissão e vencimento, o organismo de certificação e as informações de reconhecimento. Se o endereço ou o escopo no certificado abranger apenas atividades comerciais ou vendas e não corresponder ao local real de produção, peça explicações em vez de julgar a capacidade de fabricação apenas pela capa do certificado.
3. Para a aprovação do produto, verifique o produto e seu escopo de aplicação
Os documentos de aprovação do produto ou regulamentação devem indicar o tipo de produto, número de aprovação, titular, local de fabricação, identificação e veículos ou faixas aplicáveis. Por exemplo, o Regulamento da ONU nº 90 trata da aprovação de conjuntos de pastilhas de freio substitutas, mas sua aplicabilidade a mercados, veículos e produtos específicos deve ser verificada com base nas regulamentações atuais do mercado-alvo e nos documentos de aprovação. Não se pode presumir que todos os SKUs e fórmulas de um fornecedor estejam cobertos apenas porque ele apresentou um documento R90.
4. Primeiro, verifique a identidade da amostra no relatório de teste
Antes de chegar às conclusões do relatório, confira o nome do laboratório, número do relatório, data, solicitante, descrição da amostra, tipo de pastilha ou número do material, versão do material, métodos de teste, resultados e critérios de avaliação. Se a amostra, fórmula ou dimensão mencionados no relatório não puderem ser relacionados ao SKU atual, peça ao fornecedor que explique a lógica de cobertura. Também é necessário confirmar se o relatório é um documento completo ou apenas uma página extraída, além de verificar se a capacidade do laboratório é adequada para o projeto realizado.
5. Os registros de qualidade devem comprovar como os pedidos são controlados
Certificados e relatórios costumam ser evidências de um determinado momento, enquanto os registros diários de qualidade mostram melhor como os pedidos são executados. De acordo com o risco do projeto, podem ser revisados:
- Revisão de contratos e requisitos técnicos, controle de versões de desenhos e especificações;
- Registros de associação entre lotes de matérias-primas, planos de materiais e ordens de produção;
- Registros de parâmetros de processo, manutenção de equipamentos e status de equipamentos de medição;
- Registros de inspeções de primeira unidade, em processo, final e embalagem;
- Isolamento de produtos não conformes, medidas corretivas e fechamento de reclamações dos clientes;
- Relacionamento de rastreabilidade entre lotes de produtos acabados, etiquetas, números de caixa e registros de envio.
O comprador deve solicitar apenas os registros relacionados aos riscos e ao contrato, respeitando limites razoáveis de confidencialidade comercial.
6. Verificar os documentos em vez de aceitar apenas PDFs
É possível conferir o status do certificado por meio da instituição emissora ou dos canais oficiais adequados, verificando nome, endereço, escopo e data. Para relatórios de aprovação de produto e testes, entre em contato com a emissora ou utilize seus métodos de verificação. A impossibilidade de consultar os documentos online não significa necessariamente que sejam inválidos, mas o fornecedor deve oferecer um caminho razoável para verificação; documentos editados, com informações inconsistentes ou que se recusam a explicar devem ser submetidos a uma revisão mais aprofundada.
7. Assegurar que as evidências estejam alinhadas com as amostras e as versões em produção
Use o mesmo SKU do cliente, número de material do fornecedor, plano de materiais e versão nas amostras, pedidos e documentos de envio. Quando houver mudanças em materiais, estrutura, local de fabricação ou escopo de aplicação, é necessário avaliar se as aprovações e relatórios existentes ainda são válidos. Não anexe relatórios antigos permanentemente a todos os produtos subsequentes.
Recomenda-se criar uma matriz de documentos do fornecedor
Registre para cada documento o nome, finalidade, responsável, emissora, número, versão, prazo de validade, endereços abrangidos, produtos abrangidos, data de verificação e responsável pela verificação. Classificar o status como verificado, pendente de atualização, não aplicável ou expirado é mais útil do que um simples sim/não.
Preparar os documentos para a auditoria do fornecedor
A parte compradora pode organizar o mercado-alvo, a lista de SKU, as aprovações e testes exigidos, a fase de amostras e as necessidades anuais, e enviá-los por meio deo formulário de requisitos de compraEntre em contato com a Bao Tai ou consulte.Produção e Controle de QualidadeInformações. Certificados específicos, relatórios, cobertura do produto e registros de qualidade devem seguir o projeto, os documentos válidos e os resultados da verificação conjunta pelas partes envolvidas.
