Khi kiểm tra nhà cung cấp phanh, bên mua thường nhận được các tập tin scan về giấy phép kinh doanh, chứng chỉ hệ thống quản lý, chứng chỉ phê duyệt sản phẩm, báo cáo thử nghiệm và biểu mẫu kiểm tra. Số lượng tài liệu nhiều không đồng nghĩa với việc rủi ro thấp; điều quan trọng là xác nhận loại tài liệu, đơn vị cấp, trạng thái hiệu lực, phạm vi áp dụng cũng như mối liên hệ của chúng với sản phẩm lần này.
1. Đầu tiên suy ngược từ thị trường mục tiêu và yêu cầu của khách hàng
Các quốc gia, loại xe, kênh bán hàng và hợp đồng với khách hàng có thể đưa ra những yêu cầu khác nhau. Hãy lập danh sách các yêu cầu áp dụng: những gì thuộc quy định pháp luật hoặc yêu cầu phê duyệt sản phẩm, những gì là các xét nghiệm do khách hàng yêu cầu, những gì là yêu cầu quản lý từ nhà cung cấp, và những gì chỉ là tài liệu kiểm tra nội bộ của bên mua. Đừng coi những tài liệu phổ biến ở một khu vực nào đó là yêu cầu thống nhất toàn cầu.
2. Chứng chỉ hệ thống quản lý chứng minh phạm vi của hệ thống
Theo ISO, ISO 9001 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng; ISO không trực tiếp cấp chứng chỉ cho doanh nghiệp, mà việc chứng nhận do các tổ chức chứng nhận bên ngoài thực hiện. Các tài liệu kiểm tra công khai của ISO và IAF cũng nêu rõ rằng việc được chứng nhận theo ISO 9001 không có nghĩa là sản phẩm đã được chứng nhận hay đảm bảo mỗi sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn 100%.
Khi kiểm tra chứng chỉ, cần xem xét tên pháp lý của tổ chức, địa chỉ sản xuất, phạm vi chứng nhận, phiên bản đầy đủ của tiêu chuẩn, số chứng chỉ, ngày cấp và hết hạn, thông tin về tổ chức chứng nhận và mức độ công nhận. Nếu địa chỉ hoặc phạm vi trên chứng chỉ chỉ bao gồm hoạt động thương mại, bán hàng hoặc không trùng khớp với địa điểm sản xuất thực tế, cần yêu cầu giải thích thay vì chỉ dựa vào mặt trước chứng chỉ để đánh giá năng lực sản xuất.
3. Đối với việc phê duyệt sản phẩm, cần kiểm tra sản phẩm và phạm vi áp dụng của nó
Các tài liệu phê duyệt sản phẩm hoặc quy định pháp lý cần phải liên quan đến loại sản phẩm, số hiệu phê duyệt, chủ sở hữu, địa điểm sản xuất, mã nhận diện và xe cộ hoặc phạm vi áp dụng tương ứng. Ví dụ, Quy định UN No.90 liên quan đến việc phê duyệt các bộ phanh thay thế, nhưng việc nó có áp dụng cho thị trường, xe cộ và sản phẩm cụ thể hay không cần được kiểm tra dựa trên các quy định và tài liệu phê duyệt hiện hành của thị trường mục tiêu. Không thể suy đoán rằng tất cả các SKU và công thức của nhà cung cấp đều được bao phủ chỉ vì họ cung cấp một tài liệu R90.
4. Kiểm tra báo cáo thử nghiệm trước tiên là xác định danh tính mẫu thử
Trước khi rút ra kết luận trong báo cáo, cần kiểm tra lại tên phòng thí nghiệm, số hiệu báo cáo, ngày tháng, bên nộp đơn, mô tả mẫu thử, loại phanh hoặc mã vật liệu, phiên bản vật liệu, phương pháp thử nghiệm, kết quả và cơ sở đánh giá. Nếu mẫu thử, công thức hoặc kích thước trong báo cáo không thể liên kết với SKU hiện tại, cần yêu cầu nhà cung cấp giải thích logic bao phủ. Đồng thời cũng cần xác nhận xem báo cáo là tài liệu đầy đủ hay chỉ là trang được trích xuất, cũng như khả năng của phòng thí nghiệm có phù hợp với dự án đã thực hiện hay không.
5. Hồ sơ chất lượng cần chứng minh cách quản lý đơn hàng
Chứng chỉ và báo cáo chủ yếu là bằng chứng tại một thời điểm nhất định, trong khi hồ sơ chất lượng hàng ngày mới thể hiện rõ cách thức thực hiện đơn hàng. Tùy theo mức độ rủi ro của dự án, có thể kiểm tra các nội dung sau:
- Việc xem xét hợp đồng và yêu cầu kỹ thuật, kiểm soát phiên bản bản vẽ và thông số kỹ thuật;
- Hồ sơ liên kết giữa các lô vật liệu nhập khẩu, phương án vật liệu và phiếu sản xuất;
- Hồ sơ ghi chép về các tham số quy trình, bảo trì thiết bị và tình trạng thiết bị đo lường;
- Hồ sơ kiểm tra mẫu đầu tiên, trong quá trình sản xuất, cuối cùng và khi đóng gói;
- Quy trình cách ly sản phẩm không đạt chuẩn, biện pháp khắc phục và xử lý khiếu nại khách hàng một cách đầy đủ;
- Mối quan hệ truy xuất nguồn gốc giữa các lô sản phẩm thành phẩm, nhãn mác, số thùng và hồ sơ vận chuyển.
Bên mua chỉ nên yêu cầu các hồ sơ liên quan đến rủi ro và hợp đồng, đồng thời tôn trọng các giới hạn bảo mật kinh doanh hợp lý.
6. Kiểm tra tài liệu thay vì chỉ chấp nhận PDF
Có thể kiểm tra trạng thái chứng chỉ thông qua cơ quan cấp phát hoặc các kênh tra cứu chính thức phù hợp, đồng thời xác nhận tên, địa chỉ, phạm vi và ngày tháng. Đối với báo cáo phê duyệt sản phẩm và báo cáo kiểm thử, có thể liên hệ với bên cấp phát hoặc sử dụng phương thức xác minh của họ. Việc không thể tra cứu tài liệu trực tuyến không nhất thiết có nghĩa là tài liệu đó không hợp lệ, nhưng nhà cung cấp cần có thể cung cấp con đường xác minh hợp lý; các tài liệu đã bị chỉnh sửa, thông tin không nhất quán hoặc từ chối giải thích cần được xem xét lại ở mức độ cao hơn.
7. Đảm bảo bằng chứng phù hợp với mẫu thử và phiên bản sản xuất hàng loạt
Trong mẫu thử, đơn hàng và tài liệu giao hàng cần ghi nhận cùng một mã SKU của khách hàng, mã vật tư của nhà cung cấp, phương án vật liệu và phiên bản. Khi có sự thay đổi về vật liệu, cấu trúc, địa điểm sản xuất hoặc phạm vi áp dụng, cần đánh giá xem các giấy phép và báo cáo hiện có còn phù hợp hay không. Không nên gắn kèm các báo cáo lịch sử vĩnh viễn vào tất cả các sản phẩm sau này.
Khuyến nghị xây dựng ma trận tài liệu nhà cung cấp
Ghi chép cho mỗi loại tài liệu thông tin về tên, mục đích sử dụng, người giữ, bên cấp phát, số hiệu, phiên bản, thời hạn hiệu lực, địa chỉ áp dụng, sản phẩm áp dụng, ngày kiểm tra và người chịu trách nhiệm. Việc phân loại trạng thái thành đã được kiểm tra, cần bổ sung, không áp dụng và đã hết hạn sẽ hữu ích hơn so với cách phân loại đơn giản là có/không.
Chuẩn bị tài liệu để kiểm tra nhà cung cấp
Bên mua có thể tổng hợp thông tin về thị trường mục tiêu, danh sách SKU, các yêu cầu về phê duyệt và kiểm thử, giai đoạn sản xuất mẫu thử cùng nhu cầu hàng năm, sau đó gửi quaBiểu mẫu yêu cầu mua hàngLiên hệ với Baotai để xem thông tinSản xuất và kiểm soát chất lượngcần thiết. Các chứng chỉ, báo cáo, phạm vi sản phẩm và hồ sơ chất lượng cụ thể sẽ được quyết định dựa trên từng dự án, tài liệu hợp lệ và kết quả kiểm tra giữa hai bên.
