Semasa menilai pembekal pad brek, pihak pembeli sering menerima salinan imbasan lesen perniagaan, sijil sistem pengurusan, sijil kelulusan produk, laporan ujian dan jadual pemeriksaan. Lebih banyak dokumen tidak semestinya bermakna risiko lebih rendah; yang penting ialah mengesahkan jenis dokumen, pihak yang mengeluarkannya, status sah, skop aplikasi serta hubungannya dengan produk kali ini.
1. Mulakan dengan menentukan pasaran sasaran dan keperluan pelanggan
Setiap negara, kategori kenderaan, saluran jualan dan kontrak pelanggan mungkin mempunyai keperluan yang berbeza. Buat dahulu senarai keperluan yang sesuai: yang mana merupakan peraturan atau kelulusan produk, yang mana ujian yang ditetapkan oleh pelanggan, yang mana keperluan pengurusan pembekal, dan yang mana hanya bahan untuk semakan dalaman pihak pembeli. Jangan anggap dokumen yang biasa digunakan di satu kawasan sebagai keperluan yang sama untuk seluruh dunia.
2. Sijil sistem pengurusan membuktikan skop sistem tersebut
Menurut ISO, ISO 9001 ialah standard sistem pengurusan kualiti. ISO sendiri tidak mengeluarkan sijil kepada syarikat; pensijilan dilakukan oleh badan pensijilan luaran. Dokumen semakan awam daripada ISO dan IAF juga menjelaskan bahawa pengiktirafan pensijilan ISO 9001 tidak bermakna produk itu sendiri telah disijilkan atau menjamin setiap unit produk adalah 100% layak.
Semasa menilai sijil, perlu periksa nama rasmi organisasi, alamat pengeluaran, skop pensijilan, versi lengkap standard, nombor sijil, tarikh pengeluaran dan tamat tempoh, serta maklumat badan pensijilan dan pengiktirafannya. Jika alamat atau skop pada sijil hanya meliputi perdagangan, jualan atau tidak sepadan dengan lokasi pengeluaran sebenar, minta penjelasan, bukan sekadar menilai kemampuan pembuatan berdasarkan kulit depan sijil.
3. Kelulusan produk perlu disemak dari segi produk dan skop aplikasinya
Dokumen kelulusan produk atau peraturan mesti mencerminkan jenis produk, nombor kelulusan, pemegang, lokasi pengeluaran, penandaan serta kenderaan atau skop yang digunakan. Sebagai contoh, UN Regulation No.90 berkaitan dengan kelulusan untuk komponen pad brek ganti dan sebagainya, namun kesesuaiannya untuk pasaran, kenderaan dan produk tertentu perlu disahkan berdasarkan peraturan semasa di pasaran sasaran serta dokumen kelulusan yang ada. Tidak boleh menganggap bahawa semua SKU dan formula syarikat telah diliputi hanya kerana pembekal menunjukkan satu dokumen R90.
4. Semak identiti sampel terlebih dahulu dalam laporan ujian
Sebelum membuat kesimpulan dalam laporan, periksa terlebih dahulu nama makmal, nombor laporan, tarikh, pihak pemohon, penerangan sampel, jenis pad atau nombor bahan, versi bahan, kaedah ujian, hasil dan asas penilaian. Jika sampel, formula atau dimensi dalam laporan tidak dapat dikaitkan dengan SKU semasa, minta pembekal menjelaskan logik peliputannya. Pastikan juga sama ada laporan tersebut merupakan dokumen lengkap atau hanya halaman yang dipotong, serta kemampuan makmal sesuai untuk projek yang dilakukan.
5. Rekod kualiti perlu buktikan bagaimana pesanan dikawal
Sijil dan laporan kebanyakannya merupakan bukti pada suatu masa tertentu, manakala rekod kualiti harian lebih mampu menunjukkan cara pesanan dilaksanakan. Bergantung pada risiko projek, perkara berikut boleh diperiksa:
- Penilaian kontrak dan keperluan teknikal, kawalan versi lukisan dan spesifikasi;
- Rekod kaitan antara kumpulan bahan yang diterima, rancangan bahan dan pesanan pengeluaran;
- Rekod parameter proses, penyelenggaraan peralatan dan status peralatan pengukuran;
- Rekod pemeriksaan unit pertama, proses, akhir dan pembungkusan;
- Pemisahan produk tidak memenuhi spesifikasi, langkah pembetulan dan penyelesaian aduan pelanggan secara menyeluruh;
- Hubungan penjejakan antara kumpulan produk siap, label, nombor kotak dan rekod penghantaran.
Pihak pembeli hanya perlu meminta rekod yang berkaitan dengan risiko dan kontrak, serta menghormati batasan kerahsiaan perniagaan yang munasabah.
6. Sahkan dokumen, bukan sekadar terima PDF
Status sijil boleh disemak melalui pihak yang mengeluarkan atau saluran semakan rasmi yang sesuai, serta pastikan nama, alamat, skop dan tarikh adalah tepat. Untuk laporan kelulusan produk dan ujian, hubungi pihak pengeluar atau gunakan kaedah semakan mereka. Ketidakupayaan untuk mencari dokumen secara dalam talian tidak semestinya bermakna ia tidak sah, tetapi pembekal harus mampu menyediakan cara semakan yang munasabah; dokumen yang telah diubah suai, mempunyai maklumat yang tidak konsisten atau enggan memberi penjelasan perlu diperiksa dengan lebih teliti.
7. Pastikan bukti sepadan dengan sampel dan versi pengeluaran
Gunakan SKU pelanggan, nombor bahan pembekal, rancangan bahan dan versi yang sama dalam sampel, pesanan dan dokumen penghantaran. Apabila berlaku perubahan pada bahan, struktur, lokasi pembuatan atau skop penggunaan, nilai semula sama ada kelulusan dan laporan sedia ada masih relevan. Jangan lampirkan laporan sejarah secara kekal pada semua produk seterusnya.
Disarankan untuk membina matriks dokumen pembekal
Rekodkan bagi setiap dokumen maklumat seperti nama, tujuan, pemegang, pihak yang mengeluarkan, nombor, versi, tempoh sah, alamat yang diliputi, produk yang diliputi, tarikh semakan dan orang yang bertanggungjawab. Mengklasifikasikan status kepada telah disahkan, perlu dilengkapi, tidak sesuai dan telah tamat tempoh lebih berguna berbanding hanya menandakan ada/tiada.
Sediakan bahan untuk semakan pembekal
Pihak pembeli boleh mengumpulkan maklumat pasaran sasaran, senarai SKU, kelulusan dan ujian yang diperlukan, fasa sampel serta keperluan tahunan, kemudian melaluiBorang Keperluan Pembelianberkomunikasi dengan Baotai, atau semakKawalan Pengeluaran dan Kualitimaklumatnya. Sijil, laporan, liputan produk dan rekod kualiti tertentu harus berdasarkan projek, dokumen sah serta hasil semakan bersama kedua-dua pihak.
